一、编制目的

为了统一我校档案实体的分类，实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我校档案业务建设的整体水平，充分发挥档案的作用，更好地为学校教学、科研、管理及其他各项工作服务。根据《高等学校档案工作规范》所确定的基本原则，结合我校档案工作实际，制定本方案。

二、编制原则

1、以国家有关档案工作法规、标准为依据，从我校档案工作实际出发，体现教学、科研档案在学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用。

2、以我校全部档案为对象，并按照形成同一活动领域的档案作为一个整体归入相同类别的原则进行编制。

三、类目设置与主要内容

（一）一级类目的设置与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。依照《高等学校档案实体分类法》，我校档案确定的一级类目计12个。其标识采用一级类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“DQ”即“Dang Qun”(党群)的简称。

一级类目名称、标识符号和主要内容如下：

1、党群 DQ 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

2、行政 XZ 主要包括学校行政职能部门（除教务、科研、基建、设备、外事、财务等职能部门外）工作中形成的文件材料。

3、教学 JX 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4、科研 KY 主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。

5、产品生产 CP 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

6、基本建设 JJ 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

7、仪器设备 SB 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。

8、出版物 CB 主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。

9、外事 WS 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

10、财会 CK 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

11、声像 SX 主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声像材料。

12、实物 SW 主要包括学校停用印章、牌匾、奖杯、锦旗和名人字画等实物性资料。

（二）二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。二级类目的标识均采用“双位制”。如“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，不能用10、20……等带“0”的数字。

（三）三级类目是对二级类目的细分，根据我校的实际情况，只有教学类的学籍管理设置到三级类目，其标识方法与符号与二级类目相同。

四、类目划分与标识

（一）党群类  DQ

DQ11  党务综合

DQ12  纪检

DQ13  组织

DQ14  宣传教育

DQ15  统战

DQ16  工会

DQ17  团委

DQ18  二级学院

（二）行政类  XZ

XZ11  综合

XZ12  人事

XZ13  监察、审计

XZ14  武装、保卫

XZ15  总务

XZ16  档案、图书、文博

XZ17  二级学院

（三）教学类  JX

JX11 综合

JX12 学科与实验室建设

JX13 招生

JX14 学籍管理

JX14·12 研究生学籍（博士、硕士）

JX14·13 全日制学生学籍（本科、专科）

JX14·14 成人教育学生学籍（本科、专科）

JX15  课堂教学与教学实践

JX16 学位工作

JX17 毕业生工作

JX18 教材

（四）科研类 KY

KY11 综合

KY12 资环

KY13 机电(信电学院科研项目材料入此)

KY14 土建

KY15 地科（测绘、地质学院科研项目材料入此）

KY16 数学(计算机科研项目材料入此)

KY17 经管

KY18 物理与化工

KY19 哲学与社科(文法、外语学院、党政管理等科研项目材料入此)

KY20 艺术

KYZS 科研获奖证书

ZLZS 科研专利证书

JSZZ 计算机软件著作权登记证书

（五）基本建设类 JJ

JJ11 综合

JJ[12]  按单项工程设置类目

（六）仪器设备类 SB

SB11  综合

SB[12]  按仪器设备种类或型号设置类目

（七）产品生产类 CP

CP11 综合

CP[12] 按产品种类设置类目

（八）出版物类 CB

CB11  综合

CB12  《山东科大报》

CB13  《山东科技大学学报》（自然科学版）

CB14  《山东科技大学学报》（社会科学版）

CB15  《科技教育研究》

（九）外事类 WS

WS11  综合

WS12  出国（境）

WS13  来校

WS14  国际合作与会议

WS15  外国留学生工作

（十）财会类 CK

CK11  综合

CK12  会计报表

CK13  会计帐簿

CK13·12 固定资产总账、明细账

CK13·13 银行现金、银行存款日记账

CK13·14 总账

CK14  会计凭证

CK15  工资清册

（十一）声像类 SX

SX11 综合

SX12  照片

SX13  录音带

SX14  录像带

SX15  幻灯片

SX16  磁盘

SX17  影视胶片

SX18  缩微胶片

SX19  光盘

（十二）实物类 SW

SW11 综合

SW12 停用印章

SW13 证书

SW14 匾牌

SW15 奖杯

SW16 锦旗

SW17  徽章

SW18  题词、名人字画

五、档号的编制方法

（一）档号及其编制原则

档号是存取档案的代号，排架的依据，反映我校档案实体分类体系和物理位置。档号编制原则应遵循“唯一性、合理性、稳定、简明”原则，即同一全宗内的档号不得重号和空号，不能随意变动，层次尽量少，能适应计算机辅助管理的要求；方便插卷与扩展，并有利于发挥排架、检索的双向功能。

（二）档号结构、模式和标识

年度号 — 分类号 — 案卷号

｜        ｜        ｜

｜        ｜        ｜——1～n（按最下位类目流水）

｜        ｜——由一、二、三级类目标识符组成

｜——年度号（四位阿拉伯数字组成）

（三）档案的实体排架

排架时维护档案的整体性和方便查找，不以保管期限为原则，在不影响案卷之间有机联系的前提下，同类、同年度案卷排架时，先排永久卷，永久卷排完后排长期卷，最后排短期卷。

根据我校实际，档案实体排架按照一级类目--年代纵向排列。即在全宗内按大类分开，每个大类再按年度依次排列。如：DQ（大类）--2000年、2001年、2002年……；XZ（大类）--2000年、2001年、2002年……；JX（大类）--2000年、2001年、2002年……等。把教学类“JX14学籍管理”单独排列，按三级类目--年代纵向排列。如JX14·12--2000年、2001年、2002年……；JX14·13--2000年、2001年、2002年……；JX14·14--2000年、2001年、2002年……等。财会类按校区分别排列，一级财会档案按二级类目--年代纵向排列，二级财会档案按档案形成单位单独纵向排列。

六、馆藏档案全宗及其标识

山东科技大学办学六十年来，经历各历史时期调整、合并,至今已拥有七个单位全宗，各全宗标识符用数字表示，其全宗名称与标识号见下表：

全宗号	全宗名称	起止时间
1	山东矿业学院 （含山东煤矿学院）	1971—1999年12月27日（1951）
2	淮南矿业学院	1958—1963年（1979）
3	泰安煤矿学校	1951—1971年（1974）
4	山东煤炭教育学院	1975年7月—1999年12月27日
5	山东科技大学	1999年12月28日至今
6	山东省财政学校	1964年3月—2001年3月
7	山东科技大学泰山科技学院	2004年3月18日至今

表中第一、二、三、四、六全宗已截止，不再形成新的档案材料，现形成的档案是第五、第七全宗——山东科技大学、山东科技大学泰山科技学院全宗档案。

注：干部人事档案按照中共中央组织部、国家档案局联合下发的《关于印发<干部档案工作条例>的通知》（组通字[1991]13号）、中共中央组织部《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》(中组发[2009]12号)文件要求办理，本方案不另作规定。