第一章 总则

 

第一条 为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案作用，为学校及社会各界服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）等法律法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条 本办法所称档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案是学校不可再生的宝贵财富，是记录学校历史发展的重要记忆凭证，学校单位（部门）和个人都应遵照《中华人民共和国档案法》，承担保管和移交档案的责任和义务。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校将之纳入学校整体发展规划，纳入学校及各单位（部门）工作计划，纳入学校各项工作流程、制度及岗位职责，列入领导议事日程，实行档案工作与学校各项工作的“四同步”，即在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

 

第二章 组织机构及职责

 

第五条 学校档案工作由校长负责，由一名分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第六条 学校成立以校长为主任，分管校领导为副主任，学校主要档案形成部门负责人为成员的档案工作委员会。具体负责组织协调、研究、解决档案工作中遇到的重大问题。

第七条 根据学校实际，学校设立档案馆，挂靠党委学校办公室。档案馆是保存和利用学校档案的专门机构。工作职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作；

（二）拟订并贯彻落实学校关于档案工作的规章制度，对各单位（部门）档案工作进行监督、指导和检查，履行依法治档职责；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展档案工作人员的业务培训工作；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展档案学术研究和交流活动。

第八条 学校档案馆设馆长、副馆长各一名。

馆长、副馆长应当具备以下条件：

（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；

（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；

（三）年富力强，身体健康。

第九条 学校档案馆配备专职档案工作人员。档案工作人员列入学校事业编制，编制人数根据所藏档案数量和工作任务确定。

第十条 根据需要，利用频繁且具有一定独立性的档案，可设置档案分室，由本单位（部门）领导并接受档案馆业务指导。档案分室负责本单位（部门）档案的收集、整理、保管、利用工作，定期向档案馆移交档案。

第十一条 各单位（部门）要确定一名负责人分管档案工作，并配备至少一名兼职档案人员负责本单位（部门）档案的收集、整理、立卷和移交工作。

第十二条 档案工作人员要遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和现代化管理技能。档案人员队伍应当保持相对稳定。

第十三条 档案馆专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十四条 学校对长期接触有毒有害物质的专职档案工作人员，要按照法律法规的有关规定，采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

 

第三章 档案管理

 

第十五条 学校要建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十六条 各单位（部门）对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、纪委、工会、团委、妇委会、民主党派等组织在工作活动中形成的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的年度工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料等；

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；各行政职能部门的年度工作计划、总结；上级机关关于学校行政管理的文件材料等；

（三）教学类：主要包括教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料；

（四）科研类：主要包括科研管理和科学研究实践活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料；

（五）基本建设类：主要包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料；

（六）仪器设备类：主要包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）全套随机技术以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料；

（七）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境个人士名誉职务、学位、称号等的材料；

（八）产品生产类：主要包括学校自行研制、试制产品以及在生产、经营、销售活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料；

（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、校报及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等；

（十）财会类：主要包括财会管理和财会活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料；

（十一）声像类：主要包括学校各项活动中形成的以及与学校有关的具有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料；

（十二）实物类：主要包括学校获得各种奖励的荣誉证书、锦旗、奖杯、奖状、奖牌；收藏的领导题词与字画；机构调整合并中形成的废止使用的公章等。

各类档案具体归档范围按照《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》执行。

第十七条 学校档案管理实行材料形成单位（部门）、课题组立卷的归档制度。各单位（部门）、各课题组的兼职档案工作人员应当按照学校档案整理归档的有关要求，组织本单位（部门）或本课题组的教学、科研、管理等人员及时整理档案。

（一）按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷；

（二）编制相应的页号或者件号；

（三）完成信息著录，制作规范的卷内目录、备考表；

（四）交本单位（部门）档案工作负责人检查合格审核签字，移交档案馆。

第十八条 归档的文件材料原则上要求是原件，具有凭证作用的文件材料须加盖印章。应质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准要求，具体要求按学校文件材料立卷归档方法执行。

电子文件的归档要求按照《山东科技大学电子文件归档管理暂行办法》（校党办字〔2010〕4号）执行。

第十九条 档案材料归档时间：

各单位（部门）档案在次年6月底前归档；科研类档案在项目完成后2个月内归档；基建类档案在项目完成后3个月内归档；办公自动化产生的电子文件实时归档。

第二十条 学校档案馆负责对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十一条 按照《山东科技大学各类档案归档范围和保管期限表》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案进行鉴定并登记造册，报校长批准，按规定予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十二条 对馆藏档案要采取先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，要及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案要及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十三条 学校与其他单位分工协作完成的项目，我校作为主办单位的须将一套完整的文件材料立卷归档，我校作为协作单位的须将与自己承担任务有关的档案复制件送交档案馆保存。

第二十四条 学校中的个人在从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的文件材料，要按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非公务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十五条 档案馆应对所存档案和资料的保管情况进行定期检查，注意防火、防盗、防虫、防霉变，消除安全隐患。遇有特殊情况，应当立即向分管校领导报告，及时处理。

档案库房的技术管理工作，要建立健全有关规章制度，由专人负责。

第二十六条 档案馆应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

 

第四章 档案的利用与公布

 

第二十七条 学校档案馆设立专门的开放档案阅览室，编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为利用档案创造便利条件。

第二十八条 档案馆按照国家有关规定公布档案，未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十九条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第三十条 查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案馆馆长批准。涉及未公开的专业技术问题，须经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，须经学校保密工作部门批准。

第三十一条 利用重要、珍贵的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经相关职能部门负责人、分管校领导和档案馆馆长审批。

第三十二条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。档案用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的，按照有关规定收费。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，可无偿和优先提供。

第三十三条 档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。

第三十四条 档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，须经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十五条 数字档案馆是学校数字校园建设的重要组成部分，学校要加大力度推进数字档案馆建设，以实现数字化档案馆与数字化校园建设同步进行。

 

第五章 条件保障

 

第三十六条 学校将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十七条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。档案库房和业务用房，必须符合国家《档案馆建设标准》的要求，并配置恒温、恒湿设备，做到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等标准要求。

存放涉密档案，声像、电子等特殊载体的档案应当设有专门库房，配备相应的设备，确保档案保存的安全。

第三十八条 学校设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

 

第六章 奖励与处罚

 

第三十九条 学校对在档案工作中做出贡献的单位或者个人，给予表彰和奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十条 有下列行为之一的，学校将按照国家监察部等关于《档案管理违法违纪行为处分规定》，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，给予相应处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)其他违反档案法律法规的行为。

 

第七章 附 则

 

第四十一条 本办法自公布之日起执行。

                                                                                                                                         2010年5月17日