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山东科技大学档案馆成立于2010429日,为副处级机构,挂靠在校长办公室;2014年定为正处级单位。学校成立了以一名副校长为主任的学校档案管理委员会,负责对学校档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导,档案馆负责具体业务工作。

档案馆下设综合档案室、信息技术室和干部人事档案室三个内设科室。现有馆长1名,副馆长1名;有专职档案工作人员7名,其中研究馆员1名,副研究馆员1名,馆员2名,助理馆员2人;有博士1名,硕士4人,本科2名;硕士生导师1名。全校有立卷单位51个,兼职档案员94名。

档案馆实现了档案库房、阅档室和办公室“三室”分开,用房面积632平方米,其中库房面积392平方米,全部安装密集架。档案馆配置了服务器、计算机、打印机、复印机、数码相机、扫描仪、光盘刻录机、网络存储器等现代化管理设备;库房装备了实物展示柜、防磁柜、空调机、去湿机、空气消毒机、应急电源、温湿度检测记录仪、监控仪、消毒柜和红外监控报警系统、24小时实时监控系统等设施设备;实现人防、物防、技防、联防“四位一体”的安全防范机制,确保档案实体和信息安全。

档案馆保存有:《山东矿业学院全宗》、《淮南矿业学院全宗》、《泰安煤炭学校全宗》、《山东煤炭教育学院全宗》、《山东科技大学全宗》、《山东省财政学校全宗》、《山东科技大学泰山科技学院全宗》等七个档案全宗,管理党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会、干部人事、声像、实物、名人等14类档案。截止到2018年底,馆藏档案141057卷,排架长度约2777米,实物档案3382件,照片8552张、光盘930张,保存网上电子文件25654份。

档案馆重视档案资源建设,不断加大声像档案、电子档案、实物档案、人物的收集征集力度,年立卷量达一万余卷;加强档案信息化建设,利用“南大之星”档案网络管理信息系统,进行档案信息网上远程归档工作,同步完成归档材料的案卷级和文件级目录数据库建设;加快推进馆藏档案数字化,数字化一期、二期、三期工程完成历届招生录取、毕业生分配,各校区本科学籍档案的数字化扫描和系统数据挂接,年内,继续推进第四期数字化工作;围绕学校中心工作,积极开展档案资料编研工作,主动提供利用服务。近年来,提供查借阅档案利用年均2252人次、8121余卷次。同时接收本科生、研究生实习、见习、文化实践、攻读学位等,有效发挥管理育人、服务育人、文化育人、实践育人及教书育人的作用,服务于学校立德树人的根本任务。

档案馆坚持依法治档,规范建档,科学管档,贯彻“四纳入”、“四同步”的管理原则,不断提升档案管理制度化、规范化、科学化与信息化水平,成效显著。1990年原山东省教委授予“全省普通高校档案工作先进单位”称号;1991年、1992年、1995年省档案局分别批准为档案工作三级、二级、一级先进单位;1996年原煤炭部授予“全国煤炭部工业档案工作先进集体”称号;2001年省委组织部考核认证为“干部人事档案目标管理达到一级单位”标准;2003年中组部颁发“干部人事档案目标管理一级单位”证书与奖牌,2003年省档案局考评档案管理为“优秀”标准;2004年省档案局重新考核认证档案管理为“省一级”标准;2006年省委组织部授予“全省干部档案工作先进集体”称号;2010年省教育厅、省档案局联合组织对全省高校贯彻落实《高等学校档案管理办法》情况的检查评估,我校获得“优秀”等级;2010年经山东省档案局考评,档案馆晋升为“山东省特级档案馆”,同时,我校荣获山东省“档案管理先进单位”称号;2015年荣获中国煤炭工业协会20122013年度“档案管理先进单位”称号;2015年被中国科协调宣部评为“全国科技工作者状况调查A级优秀站点”;2016年被中国科协调宣部评为“全国科技工作者状况调查AA级优秀站点”;201811月,山东省档案局测评成为“山东省档案工作科学化管理示范单位”;20191月,荣获中国煤炭工业协会20162017年度“档案管理先进单位”称号。



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