档案馆下设综合档案室、信息技术室和干部人事档案室三个内设科室。现有馆长1名，副馆长1名；有专职档案工作人员7名，其中研究馆员1名，副研究馆员1名，馆员2名，助理馆员2人；有博士1名，硕士4人，本科2名；硕士生导师1名。全校有立卷单位51个，兼职档案员94名。

档案馆实现了档案库房、阅档室和办公室“三室”分开，用房面积632平方米，其中库房面积392平方米，全部安装密集架。档案馆配置了服务器、计算机、打印机、复印机、数码相机、扫描仪、光盘刻录机、网络存储器等现代化管理设备；库房装备了实物展示柜、防磁柜、空调机、去湿机、空气消毒机、应急电源、温湿度检测记录仪、监控仪、消毒柜和红外监控报警系统、24小时实时监控系统等设施设备；实现人防、物防、技防、联防“四位一体”的安全防范机制，确保档案实体和信息安全。

档案馆保存有：《山东矿业学院全宗》、《淮南矿业学院全宗》、《泰安煤炭学校全宗》、《山东煤炭教育学院全宗》、《山东科技大学全宗》、《山东省财政学校全宗》、《山东科技大学泰山科技学院全宗》等七个档案全宗，管理党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会、干部人事、声像、实物、名人等14类档案。截止到2018年底，馆藏档案141057卷，排架长度约2777米，实物档案3382件，照片8552张、光盘930张，保存网上电子文件25654份。

档案馆重视档案资源建设，不断加大声像档案、电子档案、实物档案、人物的收集征集力度，年立卷量达一万余卷；加强档案信息化建设，利用“南大之星”档案网络管理信息系统，进行档案信息网上远程归档工作，同步完成归档材料的案卷级和文件级目录数据库建设；加快推进馆藏档案数字化，数字化一期、二期、三期工程完成历届招生录取、毕业生分配，各校区本科学籍档案的数字化扫描和系统数据挂接，年内，继续推进第四期数字化工作；围绕学校中心工作，积极开展档案资料编研工作，主动提供利用服务。近年来，提供查借阅档案利用年均2252人次、8121余卷次。同时接收本科生、研究生实习、见习、文化实践、攻读学位等，有效发挥管理育人、服务育人、文化育人、实践育人及教书育人的作用，服务于学校立德树人的根本任务。

档案馆坚持依法治档，规范建档，科学管档，贯彻“四纳入”、“四同步”的管理原则，不断提升档案管理制度化、规范化、科学化与信息化水平，成效显著。1990年原山东省教委授予“全省普通高校档案工作先进单位”称号；1991年、1992年、1995年省档案局分别批准为档案工作三级、二级、一级先进单位；1996年原煤炭部授予“全国煤炭部工业档案工作先进集体”称号；2001年省委组织部考核认证为“干部人事档案目标管理达到一级单位”标准；2003年中组部颁发“干部人事档案目标管理一级单位”证书与奖牌，2003年省档案局考评档案管理为“优秀”标准；2004年省档案局重新考核认证档案管理为“省一级”标准；2006年省委组织部授予“全省干部档案工作先进集体”称号；2010年省教育厅、省档案局联合组织对全省高校贯彻落实《高等学校档案管理办法》情况的检查评估，我校获得“优秀”等级；2010年经山东省档案局考评，档案馆晋升为“山东省特级档案馆”，同时，我校荣获山东省“档案管理先进单位”称号；2015年荣获中国煤炭工业协会2012—2013年度“档案管理先进单位”称号；2015年被中国科协调宣部评为“全国科技工作者状况调查A级优秀站点”；2016年被中国科协调宣部评为“全国科技工作者状况调查AA级优秀站点”；2018年11月，山东省档案局测评成为“山东省档案工作科学化管理示范单位”；2019年1月，荣获中国煤炭工业协会2016—2017年度“档案管理先进单位”称号。