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点击数:     更新时间:2024-06-19

各校区,各单位:

   为做好2024届毕业生声像材料的归档工作,现将有关事宜通知如下。

   一、归档范围

本科、研究生毕业生合影照片及名单,未参加毕业合影的学生2寸正面免冠彩色照片;本科、研究生毕业生党员合影照片及名单;本科、研究生学位授予仪式照片及获得学位人员名单。

   二、归档要求

以上各类材料均需提供电子版,除本科、研究生学位授予仪式照片外,其余照片均需提供冲印版,所有名单同时提交纸质版。具体要求如下:

(一)电子版材料归档要求

1. 每个学院应以班级为单位分类别刻入一张光盘,刻入光盘时请勿压缩照片,光盘一式三套分别装光盘盒保存。在光盘盒上贴上标签,标明:××学院2024届毕业生照片、学位授予仪式照片光盘。

2. 照片格式为jpg或jpeg。

3. 照片命名。毕业合影照片命名方式示例:“山科大安全与工程学院2024届安全工程2020-1班毕业合影”;学位授予仪式照片及未参加毕业合影学生的2寸照片命名方式示例:“安全工程2020-1班张三”,本班级重名者在姓名后面加注籍贯。

(二)冲印版照片及合影、人员名单纸质版归档要求

1. 所有照片需冲洗后归档,不能打印。

2. 合影照片规格:6*10寸(25.4cm×15.2cm),不压膜;照片正上方应有学院(系、部)、届、专业、班级、摄制时间等信息,例:山科大安全与工程学院2024届安全工程2020-1班毕业合影;照片下方应有对应人员名单。

3. 未参加毕业合影学生的2寸照片用铅笔在背面注明专业、班级、姓名。

4. 各班级毕业合影名单、党员合影名单、获得学位人员名单需同时提交纸质版各1份(具体格式见附件1、2)。

三、录入档案管理系统及办理交接

以上材料整理完成后,登录档案网络管理系统(192.168.100.92),进行档案信息录入并上传照片和名单,打印《案卷移交目录》一式两份,并于2024年7月12日前至图书信息中心302室档案馆办理移交归档手续。

联 系 人: 王 领  任莉新

联系方式: 86057052

                                               档案馆

                                          2024年6月19日

 

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