为加强我校档案部门的业务建设，不断提高科学管理水平，更加有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案实施办法》，教育部《高等学校档案管理办法》和国家档案局《机关档案工作业务建设规范》及DA/T18-1999《档案著录规则》GB/T9705-2008《文书档案案卷格式》《文书档案案卷质量标准》等法律、法规及规章制度，制定本规范。

一、档案工作的基本原则

1、学校档案是指学校各部门在教学、科研、党政管理、对外交往及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体的历史记录。

2、档案工作是学校重要的基础工作之一，应坚持“四纳入”原则，即纳入学校整体发展规划；档案事业发展所需经费纳入学校预算；档案文件收集、整理和归档等业务要求纳入学校管理工作流程、制度、部门工作计划和岗位职责，档案形成、管理、服务工作质量考核指标纳入学校绩效考核体系。加强对档案工作的领导与管理，学校要在人员编制、经费预算、档案库房、管理设施等方面予以保障。

3、学校档案馆对档案实行统一领导，集中管理，确保完整、准确、系统和安全。

4、学校严格实行部门立卷归档制度，各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定专（兼）职档案人员具体承办。各部门在布置、检查、验收、总结业务工作时，档案工作要同步进行。

5、学校档案工作要从经验管理逐步走向科学化、规范化、现代化管理，积极采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学校教育改革与发展的需要。

二、档案工作的基本职责

1、学习、贯彻执行上级有关档案工作的法律法规和方针政策，依法治档、管档。

2、规划学校档案工作，拟订档案工作规章制度及各类档案业务建设规范，并贯彻落实。

3、组织开展档案工作人员的业务培训，指导各归档单位的档案工作。开展档案学术研究和交流活动。

4、负责全校各类档案（党群、行政、学生、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、干部人事、声像、实物等）的收集（征集）、整理、归档工作。

5、做好档案信息化建设和电子文件的收集、归档工作，负责学校教育行政办公系统网上文件归档工作。

6、负责整理、保管、查阅各类档案及有关资料，编制适用的检索工具，编研、出版档案史料，开发利用档案信息资源，为学校的建设和发展服务。

7、为全校师生员工和校友等查阅档案、复印材料提供服务。

8、建立档案信息统计制度，对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况进行统计，并按规定做好档案信息上报工作。

9、定期检查库存档案，做好安全保密和档案保护工作，对破损的档案及时修裱和复制。

10、定期组织和参加档案鉴定工作，对已超过保管期限的档案提出处理意见，经有关部门鉴定，领导审查批准后进行销毁。

11、发挥档案的文化教育功能，利用档案开展形式多样的宣传教育活动。

12、做好领导交办的其它工作。

三、档案工作人员基本要求

1、坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家的各项方针政策，忠于职守，热爱档案事业。

2、具有较高的文化水平和档案专业知识，熟悉档案工作业务，熟练掌握现代化的管理方法和手段。

3、严格执行党和国家的安全保密制度，确保档案和档案机密的安全。

4、自觉遵守学校的各项规章制度，严格执行档案工作规范与档案管理规章制度。

5、树立良好的服务意识，积极主动地为师生员工提供查阅利用档案服务，做到查找准确迅速，服务热情周到。

6、严格做好档案的鉴定与销毁工作，做好档案的保存、保护工作。

四、归档范围的确定

1、确定的原则：

(1)归档的档案材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

(2)归档的档案材料必须反映学校各部门活动的全过程，保证完整、准确、系统。

(3)归档的档案材料必须遵循其自然形成的规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

2、归档的主要内容和重点

(1)归档的主要内容包括党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、声像、实物等十二个方面的内容。

(2)归档的重点以本校形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别是全局性综合性文件材料，其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。重视电子文件及声像类、实物类等特色档案的收集和征集工作。

(3)校内个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，可通过征集、代管、捐赠等形式进行管理。

(4)具体归档内容执行《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》。

3、不需归档的文件材料

(1)上级机关普发供参阅、不需办理的文件。

(2)上级机关任免、奖惩非本校师生员工的文件。

(3)上级机关发来供工作参考的抄件。

(4)本校以党政名义上报下发的重份文件。

(5)无参考利用价值的事务性、临时性文件。

(6)未经签发的公文和电报草稿。

(7)无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题、提出一般性建议和意见的群众来信。

(8)已被综合性文件所包括的文件。

(9)学校内部互相抄送的文件材料，由制成单位立卷，保存1～2份后剩余的文件。

(10)本校党政负责人兼外单位职务形成的与本校无关的文件材料。

(11)为参考的目的从各方面搜集的文件材料。

(12)参加非主管部门召开的会议带回的不需贯彻执行的文件。

(13)非隶属机关抄送的不需办理的文件材料。

(14)未生效的合同、协议、单据等。

五、部门立卷和归档流程

1、形成积累

(1)学校各院、部、处、馆、总支、系、所、中心、工会团委和直属部门均为立卷部门。

(2)各立卷部门根据历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制案卷类类目（类目名称见《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》）。

(3)各立卷部门要在平时随时将办理完毕的文件，按照案卷类目名称，分别归卷。

(4)网上著录是立卷工作的组成部分，各立卷部门的专（兼）职档案员也要通过“南大之星”档案管理系统进行网上电子归档。

2、立卷归档分工

(1)中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电、材料，综合性的由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

(2)以学校党委、行政名义的发文（包括各职能部门起草的），由党办、校办分别立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

(3)学校各职能部门向党委、行政的请示报告正文及相应的批复、批件的原件，由党办或校办立卷归档。

(4)各职能部门形成的文件由各部门负责立卷归档；多个职能部门联合颁发的文件，由主办单位负责立卷归档；学校重要会议形成的文件和领导讲话原则上由党委（校长）办公室负责整理、立卷归档；学校召开的业务会议所形成的文件，由主办部门负责整理、立卷归档；临时机构形成的文件由临时机构负责立卷归档。

3、案卷质量要求

(1)案卷要遵循文件材料自然形成的规律，保持彼此间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用；

(2)卷内文件材料必须准确反映我校教学、科研、管理活动和对外交往的真实内容，手续完备，制作和书写材料要利于长期保存。

(3)管理内容的文件按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

(4)文件材料的保管期限分为永久、长期、短期三种。凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校教学、科研和管理等各项活动有长远利用价值的，列为永久保管，它主要包括：本校在工作中形成的决议、决定、命令、工作计划、工作总结及各种重要会议文件；重要的请示、报告和机构演变、人事任免等文件；上级针对本校印发的重要文件，如指示、命令、批复及本校的请示、报告、总结等文件。凡是反映学校一般工作活动，在较长时期内对学校工作有利用价值的，列为定期保管。定期保管期限为16-50年。

卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷纸张无论单、双面，凡是有书写的页面，均应依次在非装订线一侧下角编写页号。

卷内目录所设栏目填写完整，不随意更改和简化文件的原有题名，若原有题目无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加“[]”。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚及时补上。

卷内文件材料情况说明，应填在“卷内备考表”之内，若无说明，应认真填写立卷单位、立卷人、立卷时间、检查人等，检查人应是立卷单位负责人。

案卷题名应简明确切，一般包括责任者、内容、名称等，部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称，一般不超过50字。

去除文件上的金属物，对破损的文件材料及与本卷文件材料不右分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表，要按手风琴的样子折叠。

采用三孔一线法，若装订线处有字迹，须进行贴边处理。

4、归档验收

(1)归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关标准进行验收。凡不符合要求者，档案馆拒绝接收，并限期改正。

(2)移交手续：移交时填写移交目录一式两份，双方各执一份备查。

(3)归档时间：党政、外事、出版、声像、实物等能够按年度归档的部门，在次年5月底以前归档；教学院、部等能够按教学年度归档的部门，应在当年的9月底前归档；科研、基建项目以及专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档；财会档案应在会计年度终了后，暂由财务处保管2年，期满后的次年1月底前归档；

六、档案的管理

1、档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。全宗名称不因学校名称变动而改变。

2、一个全宗内的案卷应分门别类，按照“山东科技大学档案实体分类方案”进行分类编号。

3、档案馆系统管理员对各单位的（专）兼职档案员通过“南大之星”档案管理系统上传的案卷级目录进行核对，调号，分门别类对案卷编制全校统一的顺序流水档号。

4、档案实体按档号顺序排架，档号一般是各类档案的最下位类目顺序编码。年度为自然年度或教学年度，按各类档案规范要求确定。

5、档案分类、编号、排架一经确定，不可随意变动。

七、档案的计算机管理

1、学校档案部门已纳入到学校自动化信息管理网络，利用教育行政办公系统，实现纸质文本与电子文本双轨制管理与存档，档案馆承担网上文件处理及归档任务。

2、学校档案馆于2009年底购置“南大之星”档案管理系统、信息发布系统两套软件，建立健全全校档案数据库，逐步完成库藏案卷目录数据库的建设，不断推进档案工作信息化建设步伐。

八、档案的保管

1、案卷入库时应检查账、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体顺序排列。

2、案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号，并有档案资料存放标志图和示意图。

3、档案库房应做到防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等。

4、档案库房标准温度为14—24℃，标准相对湿度45—60%。

5、档案馆应对档案的安全进行定期检查，记录在案，发现问题及时解决，对破损、褪变档案要及时修补复制。

6、档案馆应纳入学校自动化管理系统，根据需配置计算机、复印机、扫描仪、照相机、摄像机、去湿机、空调、吸尘器等。

九、档案的鉴定和统计

1、档案馆要按规定对已超过保管期限的档案进行鉴定，由主管领导、职能部门和档案馆组成鉴定小组，对期满的档案提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管领导批准后，方可销毁。销毁档案时必须有两人监督，并在销毁清册上签字。

2、档案馆应确定专人负责档案统计，建立健全各种统计台账，掌握档案的收进、移出、利用、销毁和馆内的各种情况数据，及时向上级部门报送各种报表，并对统计数字进行综合分析，找出存在问题，提出改进措施和建议，报告学校领导。

十、档案的开放利用

1、利用开放档案、办理在校期间学籍成绩单、补办学历证书、报考博士研究生需要硕士研究生学位评审材料等，需凭本人有效证件。委托他人查阅本人档案，需有本人委托书及受委托人的身份证。

2、校内外人员利用档案，凭单位介绍信或身份证查阅。

3、利用科研课题档案，本课题研究人员凭本人工作证或身份证直接查阅；非本课题组的本校或外单位人员查阅须经该课题组负责人签署意见。查阅获奖的科研项目奖状及证书，须持单位介绍信（说明查阅目的）和本人工作证。

4、利用档案应在档案馆内阅览。确因工作需要借出时，须经馆领导批准，并办理借出手续。借出档案不得超过一周，逾期不能按时归还者，事前应向档案馆说明情况，并办理续借手续。

5、利用者在利用档案时必须爱护档案材料，不得勾画、涂改、增删、抽页、剪裁或污损，对损坏档案者，酌情处理。利用者用毕档案后，按规定履行登记手续。

6、本馆负责档案的复印、扫描。并按规定收费。为保护档案，对珍贵档案和纸质材料较差的档案，不能复印，只可手抄或扫描。

7、对得用者归还的档案，工作人员应当立即清点，检查无误后注销并放回原处。

8、本馆接受信件查证、电话查询等多种形式的档案利用和咨询服务，依照国家和山东省的有关规定合理收费。

十一、档案的编研和学术研究

1、档案馆应加强编研工作，对档案资料进行研究整理，编辑出版。

2、编研的重要参考资料包括：学校沿革；历任校领导职务、职称及任免；学校各种基础数据、汇编、年鉴、大事记等。

3、编纂的各种汇编要注意严格把关，保证质量，必要时应报有关领导审查。

4、档案馆要根据学校和社会需要，经校领导批准，通过展览和新闻媒介公布一定数量的档案资料。

5、档案馆应认真组织本单位的学术理论研究，参加本系统、本地区的档案协会（学会、研究会）活动。

十二、档案工作岗位责任制

根据《中华人民共和国档案法》和原国家教委《普通高等学校档案管理办法》（即6号令）的精神，结合我校工作实际，我校各级分管档案工作的领导和专兼职档案人员的职责如下：

1、主管档案工作的校领导的职责

(1)组织学习贯彻党和国家关于档案工作的法规和方针政策。坚持“四纳入”原则，即档案工作纳入学校整体发展规划；档案事业发展所需经费纳入学校预算；档案文件收集、整理和归档等业务要求纳入高校管理工作流程、制度、部门工作计划和岗位职责，档案形成、管理、服务工作质量考核指标纳入高校绩效考核体系。在经费、用房、设备、人员配备及档案干部的各种待遇等方面提供条件。

(2)审定本校档案工作规划和重要的规章制度及报告。

(3)主持编制本校档案事业的建设和发展规划。及时解决档案工作中的重大问题。

(4)定期检查、研究本校档案工作中存在的实际问题。

2、档案馆领导的职责

(1)组织制订、实施本校档案工作规章制度。组织实施全校档案业务的监督、检查和指导。

(2)负责提出本校档案事业建设与发展规划、方案、计划、总结和报告，定期向校领导和上级业务主管部门汇报工作，及时反映工作中的重大问题。

(3)组织本校专、兼职档案人员的业务培训，开展档案业务、学术交流以及总结评比活动。

(4)负责馆内行政和业务管理以及重要的对外联系；主持馆务会议。

(5)负责本校档案事业经费的预算和使用管理。

(6)完成学校领导和上级档案部门及档案协（学）会交办的有关任务。

3、部门分管档案工作领导的职责

(1)制定和健全本部门档案管理工作制度，执行本校档案工作规章制度。

(2)将档案工作纳入本部门整体发展规划，列入领导议事日程，加强领导。

(3)确保本部门工作与档案工作“四同步”管理（即布置、检查、验收、总结各项工作时，要同时布置、检查、验收档案工作）；实行“三纳入”（即纳入部门计划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围）。

(4)负责检查、落实本部门的档案工作，并将其作为有关人员的考核、评奖、定职、晋升的必要条件之一。

(5)加强与档案馆的联系，督促本部门有关人员做好须归档文件材料的收集、整理，保证立卷质量，并及时归档。

(6)关心本部门档案人员的工作、学习与生活。

4、档案馆工作人员的职责

(1)遵循档案工作宗旨，积极主动、热情地做好档案利用工作，服务本校，服务社会。

(2)严格按规章制度办事，做好所分管的各门类档案业务指导和进馆档案的鉴定、接收、整理、编目、统计和利用等工作。

(3)积极参加馆内组织的政治、业务学习及有关档案学术交流与研究活动，撰写学术论文。

(4)对本校档案工作中存在的问题，随时向馆、科室领导提出合理化的建议。

(5)完成馆领导交办的其他任务。

5、各部门专、兼职档案人员的职责

(1)学习贯彻执行档案工作法规，掌握档案基础知识及档案工作的基本技能。

(2)负责对本单位文件材料运转流程的检查、督促和指导。定期向本单位主管领导汇报部门（课题组）立卷情况及存在问题，加强档案馆的业务联系，做当年文件材料的保管和借阅利用。

(3)负责对本单位须归档文件材料的收集、积累，并按时按质做好整理、立卷、编目和向档案馆移交等工作。

(4)积极参加档案业务学习和交流活动。

(5)注意做好文件材料的安全和保密工作。