各校区管委，各学院：
为做好2017届毕业生声像档案材料的归档工作，现将有关事宜通知如下。
一、归档范围
（一）毕业生照片及光盘
1、本科毕业生各班级、研究生各专业合影照片及各学院（系部）毕业生党员合影照片，纸质版照片1张、电子版刻制光盘3套。
2、每张照片附人员名单1份（A4纸页面，具体格式见附件）。
（二）毕业生学位授予仪式照片光盘
1、本科毕业生、硕士毕业生（含在职攻读）及博士毕业生学位授予仪式照片的光盘。
2、以班级为单位获得学位的毕业生名单1份（A4纸页面）。
二、归档要求
归档的光盘质地良好，3套分别装方形光盘盒保存。标签要贴在光盘盒上，不得在光盘上直接贴标签，以免影响光盘信息效果与保管期限。
（一）毕业生照片及光盘
1、归档照片与光盘质地良好，刻入光盘时不要将照片压缩保存。
2、照片规格：7寸（17.8.cm×12.7cm）,不压膜；照片正上方应该有学院（系部）、届、专业、班级、摄制时间等信息，例：山东科大矿业学院2017届安全工程2013-2班毕业合影。
3、各学院要把毕业生分班级、专业的合影照片、毕业生党员合影照片及每张照片所对应的人员名单刻入一张光盘。
4、纸质人员名单要与照片光盘的人员名单顺序一致，在每张照片所附的人员名单中，要把教师名字下划线标注。
5、对因故未参加毕业合影照的学生，要收集其两寸正面免冠彩色照片一张，并将电子照片一并刻入光盘归档，照片以学生班级与姓名命名，格式为jpg。
（二）毕业生学位授予仪式照片光盘
1、在光盘盒上贴上标签，标明：××学院2017届毕业生学位授予仪式照片。
2、把毕业生学位授予仪式照片以班级为单位制成若干个文件夹，以班级专业名称作为文件夹名，每个文件夹中要包含该班级获得学位的毕业生名单和学位授予仪式照片，每张照片以该毕业生的班级和姓名命名，格式为jpg，本班级重名者在姓名后面加注籍贯。
3、纸质人员名单要与照片光盘的人员名单相一致。
三、输入档案管理系统及办理交接
照片、所附名单及光盘（三套）整理完成后，登录档案网络管理系统，进行档案信息输入、提交并上传照片的电子图像文件，打印《档案移交目录》一式两份，到档案馆办理移交归档手续。
四、时间安排
请认真做好上述归档材料的收集、整理工作，于2017年7月14日前向档案馆移交归档。
归档工作联系人：任莉新 贾文丽 联系电话：860-57091
2017年5月26日
