各校区管委，各学院：

    为做好2020届毕业生声像档案材料的归档工作，结合疫情防控工作实际，现将有关事宜通知如下。

一、 归档范围

（一）毕业生照片

    1、本科毕业生各班级、研究生各专业合影照片及各学院（系部）毕业生党员合影照片。

    2、每张照片附人员名单1份（A4纸页面，具体格式见附件）。

（二）光盘

   光盘内容：毕业生合影照片及人员名单、以班级为单位获得学位的毕业生名单。

二、归档要求

（一）毕业生照片

    1、照片规格：6*10寸（25.4cm×15.2cm），不压膜；照片正上方应有学院（系部）、届、专业、班级、摄制时间等信息，例：山东科大能源与矿业工程学院2020届采矿工程2016-1班毕业合影。

    2、纸质人员名单要与照片人员名单一致，在每张照片所附的人员名单中，教师名字下划线标注（详见附件）。

    3、对因故未参加毕业合影照的学生，收集其两寸正面免冠彩色照片一张，照片背面注明专业、班级、姓名，并将电子照片一并刻入光盘归档，照片以学生班级与姓名命名，本班级重名者在姓名后面加注籍贯，格式为.jpg。

  （二）光盘

    1、归档的光盘质地良好，刻入光盘时不要将照片压缩保存。光盘一式三套分别装方形光盘盒保存。

    2、在光盘盒上贴上标签，标明：××学院2020届毕业生照片光盘。

    3、 刻入光盘时以班级为单位制成若干个文件夹，每个文件夹中要包含毕业生合影照片（包括未参加毕业合影学生二寸照片）、所附人员名单、获得学位的毕业生名单。

三、输入档案管理系统及办理交接

    毕业生合影（含未参加合影的学生个人照片）、所附名单及光盘（三套）整理完成后，登录档案网络管理系统，进行档案信息输入、提交并上传合影照的电子图像文件，打印《案卷移交目录》一式两份，到档案馆办理移交归档手续。

四、时间安排

    请认真做好上述归档材料的收集、整理工作，于2020年7月10日前向档案馆移交归档。

    联系人：王 领  任莉新

    联系电话：57052  57091

附件：山东科大XX学院2020届XX专业XX-X班毕业生合影人员名单.doc

                                                                              档案馆

                                                                           2020年6月22日