各校区管委，各学院： 

      为做好2019届毕业生声像档案材料的归档工作，现将有关事宜通知如下。

      一、 归档范围

    （一）毕业生照片

  1、本科毕业生各班级、研究生各专业合影照片及各学院（系部）毕业生党员合影照片。

  2、每张照片附人员名单1份（A4纸页面，具体格式见附件）。

（二）光盘

    1、毕业生照片、学位授予仪式照片光盘。毕业生照片、毕业生学位授予仪式照片刻入一张光盘。

  2、光盘附上以班级为单位获得学位的毕业生名单1份（A4纸页面）。

  二、归档要求

（一）毕业生照片

    1、照片规格：6*10寸（25.4cm×15.2cm），不压膜；照片正上方应有学院（系部）、届、专业、班级、摄制时间等信息，例：山东科大矿业学院2019届安全工程2015-2班毕业合影。

    2、纸质人员名单要与照片人员名单一致，在每张照片所附的人员名单中，教师名字下划线标注（详见附件）。

    3、对因故未参加毕业合影照的学生，收集其两寸正面免冠彩色照片一张，照片背面注明专业、班级、姓名，并将电子照片一并刻入光盘归档，照片以学生班级与姓名命名，格式为jpg。

  （二）光盘

  1、归档的光盘质地良好，刻入光盘时不要将照片压缩保存。光盘一式三套分别装方形光盘盒保存。

  2、在光盘盒上贴上标签，标明：××学院2019届毕业生照片、学位授予仪式照片光盘。

  3、刻入光盘时以班级为单位制成若干个文件夹，每个文件夹中要包含毕业生照片（包括未参加毕业合影学生二寸照片）、授予学位仪式照片及相应名单，每张照片以该毕业生的班级和姓名命名，格式为jpg，本班级重名者在姓名后面加注籍贯。

  三、输入档案管理系统及办理交接

      照片、所附名单及光盘（三套）整理完成后，登录档案网络管理系统，进行档案信息输入、提交并上传照片的电子图像文件，打印《案卷移交目录》一式两份，到档案馆办理移交归档手续。

      四、时间安排

      请认真做好上述归档材料的收集、整理工作，于2019年7月12日前向档案馆移交归档。

      联系人：王 领  任莉新

      联系电话：57052  57091

      附件：山东科大XX学院2019届XX专业XX-X班毕业生合影人员名单.doc

         档案馆

          2019年6月12日