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点击数:     更新时间:2019-06-12

各校区管委,各学院: 

      为做好2019届毕业生声像档案材料的归档工作,现将有关事宜通知如下。

      一、 归档范围

    (一)毕业生照片

  1、本科毕业生各班级、研究生各专业合影照片及各学院(系部)毕业生党员合影照片。

  2、每张照片附人员名单1份(A4纸页面,具体格式见附件)。

(二)光盘

    1、毕业生照片、学位授予仪式照片光盘。毕业生照片、毕业生学位授予仪式照片刻入一张光盘。

  2、光盘附上以班级为单位获得学位的毕业生名单1份(A4纸页面)。

  二、归档要求

(一)毕业生照片

    1、照片规格:6*10寸(25.4cm×15.2cm,不压膜;照片正上方应有学院(系部)、届、专业、班级、摄制时间等信息,例:山东科大矿业学院2019届安全工程2015-2班毕业合影。

    2、纸质人员名单要与照片人员名单一致,在每张照片所附的人员名单中,教师名字下划线标注(详见附件)。

    3、对因故未参加毕业合影照的学生,收集其两寸正面免冠彩色照片一张,照片背面注明专业、班级、姓名,并将电子照片一并刻入光盘归档,照片以学生班级与姓名命名,格式为jpg

  (二)光盘

  1、归档的光盘质地良好,刻入光盘时不要将照片压缩保存。光盘一式三套分别装方形光盘盒保存。

  2、在光盘盒上贴上标签,标明:××学院2019届毕业生照片、学位授予仪式照片光盘。

  3、刻入光盘时以班级为单位制成若干个文件夹,每个文件夹中要包含毕业生照片(包括未参加毕业合影学生二寸照片)、授予学位仪式照片及相应名单,每张照片以该毕业生的班级和姓名命名,格式为jpg,本班级重名者在姓名后面加注籍贯。

  三、输入档案管理系统及办理交接

      照片、所附名单及光盘(三套)整理完成后,登录档案网络管理系统,进行档案信息输入、提交并上传照片的电子图像文件,打印《案卷移交目录》一式两份,到档案馆办理移交归档手续。

      四、时间安排

      请认真做好上述归档材料的收集、整理工作,于2019712前向档案馆移交归档。

      联系人:王  任莉新

      联系电话:57052  57091

      附件:山东科大XX学院2019届XX专业XX-X班毕业生合影人员名单.doc

 

         档案馆

          2019612

 

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