各校区管委，各学院：
为做好2012届毕业生照片、毕业生学位授予仪式照片的归档工作，现将有关事宜通知如下。
一、归档范围
（一）毕业生照片及光盘
1、2012届毕业生各班级合影照片、毕业生党员合影照片各1张。
2、每张照片附人员名单1份（A4纸页面，具体格式见附件）。
3、与照片及人员名单相对应的光盘。
（二）毕业生学位授予仪式照片光盘
1、2012届本科毕业生、硕士毕业生（含工程硕士及同等学力硕士等）和博士毕业生学位授予仪式照片的光盘。
2、以班级为单位获得学位的毕业生名单1份（A4纸页面）。
二、归档要求
归档的光盘必须装盒保存，要复制一张，双份归档。标签要贴在光盘盒上，不得在光盘上直接贴标签，以免影响光盘信息效果与保管期限。
（一）毕业生照片及光盘
1、归档照片与光盘完好无损。
2、在每张照片所附的人员名单中，要把教师划线标注。
3、各学院要把毕业生分专业班级的合影照片、毕业生党员合影照片及每张照片所对应的人员名单制作成一张光盘。
4、纸质人员名单要与照片光盘的人员名单顺序一致。
5、对因故未参加照毕业合影的学生，要收集其两寸正面免冠彩色照片一张，并将电子照片一并刻入光盘归档，照片以学生班级与姓名命名。
（二）毕业生学位授予仪式照片光盘
1、在光盘盒上贴上标签，标明：××学院2012届毕业生学位授予仪式照片。
2、把毕业生学位授予仪式照片以班级为单位制成若干个文件夹，以班级专业名称作为文件夹名，每个文件夹中要包含该班级获得学位的毕业生名单和学位授予仪式照片，每张照片文件的文件名须是该毕业生的班级和姓名。
3、纸质人员名单要与照片光盘的人员名单顺序一致。
三、输入档案管理系统及办理交接
照片、所附名单及光盘（双份）整理完成后，登录档案网络管理系统（南大之星档案管理系统），进行档案输入、提交并上传照片的电子图像文件，打印《档案移交（接收）登记表》一式两份，到档案馆办理移交归档手续。
四、时间安排
请认真做好上述归档材料的收集、整理工作，于2012年7月6日前向档案馆移交归档。
归档工作联系人：贾文丽 联系电话：860-57052
