各校区管委，各部门、各单位：
现将2013年文件材料立卷归档工作有关事项通知如下。
一、2013年文件材料立卷归档工作仍由学校机构调整前的原单位负责。
二、新成立的学院、部门和单位注意新形成材料的积累和保管，以利明年将其齐全完整的移交档案馆归档。
三、各单位要将全年应归档文件材料收集齐全，尤其注意收集学校重要活动中产生的有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，分类整理归档。归档文件材料的范围、整理要求按照《山东科大各类档案归档范围及保管期限表》、《山东科技大学文书立卷的方法与步骤》及《山东科技大学使用档案网络管理系统立卷归档的方法与步骤》进行。详细内容请在档案馆信息网站—“业务指导”栏目中（http://dangan.sdust.edu.cn/）查阅。
1.上级来文。上级部门对学校请示、报告的批复、批示，要与相应的请示、报告放在一起（批复、批示在前，请示、报告在后）立卷，为永久保管；上级部门对学校普发性文件以发文机关为单位立为一卷或数卷，作为资料保存。卷内文件的排列要把相同或相近文号的文件相对集中，按文号由小号到大号排列在一起，不同文号的文件原则上可按发文时间先后排列,一般存为长期。
2.各单位制发的公文。此类公文须向档案馆移交两套立卷存档。第一套（带有文件签批单）按问题、期限的不同，进行分类立卷；第二套分党、政两类，分别按文号由小号到大号排列立卷，保管期限为永久。移交存档的两套文件材料要齐全完整，并符合公文格式要求，尤其是有附件或批复的文件须将附件或批复收集齐全。
3.声像资料。照片、光盘等声像资料，要与相应的纸质文件材料一起归档，互注参见号，以便查找。归档的声像资料，若无相应的纸质材料，要附文字说明。
四、规范整理。各单位将收集齐全的文件材料，进行分类组卷、编写页码、拟写案卷题名，之后，登录档案网络管理系统，进行档案案卷著录，著录时注意添加全宗号“5”。著录完成后提交系统，经档案馆档案系统管理员审定合格后，打印与卷内材料用纸规格（A4或B5）相同的卷内文件目录。密级文件不得上传系统，直接将案卷移交档案馆归档。
五、移交归档。案卷整理完成后，要填写“卷内备考表”。“本卷情况说明”填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况，案卷立好以后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间；“立卷人”指责任立卷者；“检查人”指本单位主要领导；“立卷时间”指完成立卷的日期。若卷内无情况说明，也须将立卷人、检查人的姓名和时间写上，以示负责。之后，利用档案网络管理系统打印《档案移交（接收）登记表》一式两份，一并向档案馆移交存档。
六、时间安排。各学院要在3月20日前完成案卷移交工作；科研、产品、出版、外事类档案要在4月底前完成移交；其他职能部门及泰安校区、济南校区要在4月15日前完成立卷归档工作。档案馆随时接收名人、实物、声像类等档案材料移交归档。
联系人：朱韶华 田媛 联系电话：860-57052
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