关于做好2014年文件材料立卷归档工作的通知
各校区管委，各部门、各单位：
学校档案是学校发展过程中形成的具有重要保存和参考价值的真实记录，是包括各部门、各单位在内的学校发展的历史见证，是学校文化传承创新的重要载体。为做好我校2014年文件材料立卷归档工作，根据《高等学校档案管理办法》（第27号令）要求，现将有关事项通知如下。
一、归档范围
1.上级来文。上级部门对学校请示、报告的批复、批示，要与相应的请示、报告放在一起（批复、批示在前，请示、报告在后）立卷，为永久保管；上级部门对学校普发性文件以发文机关为单位立为一卷或数卷，作为资料保存。
2.各单位形成的公文与资料。公文须向档案馆移交两套立卷存档。第一套（带有文件签批单）按问题、期限的不同，进行分类立卷；第二套按不同文号组卷，卷内文件由小号到大号排列，保管期限为永久。移交存档的两套文件材料要齐全完整，并符合公文格式要求，尤其是有附件或批复的文件须将附件或批复收集齐全。未行文的重要资料只须移交一套归档。
3.声像资料。各部门、各单位在工作中形成的具有保存价值的照片、光盘等声像资料，要与相应的纸质文件材料一起归档，互注参见号，以便查找。归档的声像资料，若无相应的纸质材料，要附文字说明。
4.实物资料。单位或个人获得省部级以上的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗，对外交流活动中获赠的具有纪念意义的实物礼品等，相应的纸质文件材料要一起归档，互注参见号，或附文字说明。
5.重要活动资料。学校及各部门、各单位承办的重要活动中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，分类整理归档要求参见附件2《关于印发〈山东科技大学重大活动档案管理办法〉的通知》。
二、技术要求
1.实体卷整理。立卷整理时，要按照《《山东科大各类档案归档范围及保管期限表》、《山东科技大学文书立卷的方法与步骤》，将收集齐全的文件材料，分类组卷、编写页码、拟写案卷题名，进行预立卷。详细内容请在档案馆信息网站—“业务指导”栏目中（http://dangan.sdust.edu.cn/）查阅。
2.网上著录。预立卷的档案资料全部实行网上立卷归档，录入档案网络管理系统时，务必注意信息的完整、准确及著录格式的规范。著录完成后提交系统，经档案馆档案系统管理员审定合格后，打印与卷内材料用纸规格相同的卷内文件目录。具体要求参见附件1《山东科技大学使用档案网络管理系统立卷归档的方法与步骤》。
3.审核检查。案卷整理完成后，要填写“卷内备考表”。“本卷情况说明”填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况，案卷立好以后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间；“立卷人”指责任立卷者；“检查人”指本单位主要领导；“立卷时间”指完成立卷的日期。若卷内无情况说明，也须将立卷人、检查人的姓名和时间写上，以示负责。
三、归档程序
1.兼职档案员利用档案网络管理系统打印《档案移交（接收）登记表》一式两份，连同实体卷，到档案馆归档。
2.交接双方须根据《档案移交（接收）登记表》清点核对，签字移交。
四、时间安排
各学院要在4月15日前完成案卷移交工作；科研、产品、出版、外事类档案要在4月底前完成移交；其他职能部门及泰安校区、济南校区要在5月15日前完成立卷归档工作。档案馆随时接收名人、实物、声像类及重大活动等档案材料移交归档。
五、注意事项
密级文件或有保密要求的档案资料不得上传档案管理系统，直接将实体案卷移交档案馆归档即可。
附件：
1.
2.
3.2014年各部门、各单位归档情况统计表
联系人：朱韶华 李莹 联系电话：860-57052 860-57091
档案馆
2015年3月31日
