为提高我校实物类档案（以下简称实物档案）的工作质量和管理水平，更好地发挥实物档案在学校建设事业发展中的作用，根据《高等学校档案管理办法》，结合我校实际，制定本规范。

本规范主要规定了我校实物档案工作的基本原则、归档范围的确定、部门立卷和归档流程、实物档案的管理、档案的利用及各级岗位责任制。

一、基本原则

1、实物档案是指学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等各项活动中形成的、具有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。

2、实物档案实行集中统一管理的原则，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

3、实物档案工作严格执行部门立卷归档制度，要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定专（兼）职档案人员具体承办。

4、实物档案工作要作为学校各部门、各单位的重要职责之一，要与各项管理工作同步进行。

5、实现实物档案工作由经验管理向现代化管理的跨越，努力开发档案信息资源，为学校各项工作服务。

二、实物档案归档范围的确定及保管期限

1、集中管理的实物档案归档范围

(1)学校从事教学、科研、管理和对外交往等各项活动中（包括文艺、体育各种比赛）获得的奖章、奖杯、锦旗、奖牌、奖状、奖励证书（省/市、部级以上）等。

(2)学校各部门、各单位在各个发展阶段使用的公章、印模。

(3)中央、省、市各级领导及社会名流为学校所写的题词和赠送的字画。

(4)在国际交往中，国际友人赠送的纪念品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。

(5)中外校友会及著名校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等）。

(6)反映学校不同时期风貌的匾额、碑石（文）拓片以及带有老校名印记的物品等。

(7)学校根据特殊需要，通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品。

(8)反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等。

(9)各类媒体报道我校重要事件、活动、人物的有关实物（报纸等）。

(10)其他具有保存价值的物品。

2、分散管理的实物档案归档范围

(1)学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动（包括文艺、体育各种比赛）中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书（省、部级以下）等。

(2)真实地记录各部门、各单位历史面貌，有保存价值的特定物品。

3、不归档的实物材料

(1)重份物品；

(2)腐蚀、破损情况严重难以修复的；

(3)无保存价值的一般性物品。

4、保管期限

实物档案一律为永久保存。

三、实物档案的归档流程

1、形成积累

(1)学校各部门、各单位均为立卷单位，分工立卷归档。

(2)各立卷单位的专（兼）职档案员，应根据上述所列的归档范围，随时做好档案材料的积累和整理工作。

2、整理组卷

(1)整理原则：实物档案一件为一卷，按实物类别、形成时间分类整理编号，并做到目录与物品相符，物品与照片相符，照片与底片相符；

名人字画、奖状类不装订，采用平放或卷放，每张编一个号；

证书材料、印章、锦旗、奖杯以及特制的纪念品等，每件编一个号；

奖品实物档案归档时应附清单和说明，内容包括获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；

字画和纪念品归档时应附清单和说明，内容包括物品名称、接收时间、地点事由、赠送人、接收人（重要的应注明赠送人情况）。

实物类档案归档时所附的清单及说明，具体格式如下：

附实物档案移交清单：

一、一般实物档案的文字说明应包括：实物名称、实物材料规格、产生时间、制作单位、送交单位、送交时间。

例：校办送交xx学院印章壹枚

实物名称：印章

实物材料：木质

产生时间：x年x月x日

制作单位：xx学院

送交单位：校长办公室

送交时间：x年x月x日

二、证书、奖品文字说明应包括：证书名称、奖品级别、授奖单位、授奖时间、送交单位、送交时间。

例：资源与环境学院送交国家级证书一件

奖品名称：证书

奖品级别：国家科技进步二等奖

获奖单位：山东科技大学

授奖时间：x年x月x日

送交单位：资源与环境学院

送交时间：x年x月x日

进馆实物要编制总登记号。

(2)各专（兼）职档案员要利用档案网络管理系统进行网上归档并上传实物档案的照片。

(3)对分散管理的实物档案也要认真进行编号，有序存放，便于查找和利用。

3、归档验收

(1)移交档案时，交接双方必须当面检查验收，检查档案材料是否完整、齐全，凡不符合规定要求者，应在规定的时间内改正补交。

(2)移交时，应填写移交目录一式两份，交接双方签字，双方各执一份备查。

(3)如果归档单位由于特殊原因不能按时归档，应先将实物进行登记编号后，办理借用手续可在本部门或单位暂存。应该移交档案馆保存的实物档案，在部门暂存时间不得超过半年。

4、归档时间

各种实物类档案于次年5月底前归档。

四、实物档案的管理

1、实物档案的分类编号

(1)参照《高等学校档案实体分类法》并结合我校实物档案的内容和特点进行分类标引，指定检索分类号。

(2)一级类目的设置与标识

采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母“SW”，即“ShiWu（实物）”的缩写。

(3)二级类目的设置与标识

二级类目是对一级类目的细分，按实物档案的载体形式进行设置。二级类目的标识，采用阿拉伯数字“双位制”。

11综合

12停用印章

13证书

14匾牌

15奖杯

16锦旗

17徽章

18题词、名人字画

2、实物类档案类目的设置与标识

(1)实物档案档号=全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+实物编号

格式如下：

3、编目

(1)对接收归档的实物档案按《山东科技大学档案实体分类方案》编写档号，编制案卷目录。

(2)制作实物档案目录，按不同载体档号先后顺序，以保管单位为对象填写，并注明相应的参见号。

4、实物档案的档号粘贴

题词、字画、奖旗类带轴的，将实物档案的档案号填写在粘胶纸上，然后粘贴在实物档案上轴的右侧。

证书、奖状类必须外加透明塑料包装袋，将档案号填写在粘胶纸上，然后粘贴在实物档案外包装袋正面的右下角，以保证证书、奖状原貌不受到破坏。

印章、校徽、纪念章、奖章、纪念币类，外加透明塑料包装袋，将实物档案的档案号填写在黏胶纸上，粘贴在实物档案的塑料袋的右下角。

牌匾类，将实物档案的档案号填写在粘胶纸上，然后粘贴在实物档案正面有文字的右下角。

奖杯、纪念杯、纪念盘类，将实物档案的档案号填写在粘胶纸上，然后粘贴在实物档案正面有文字的右下角。

5、排架、保管

(1)按照实物档案的不同载体形式，按照档号顺序排架。

(2)保管按《山东科技大学档案工作业务建设规范》第七条执行。

(3)实物档案使用完毕后应及时归档。要定期进行检查，如发现发霉、破损等现象，应及时进行清理和技术处理。

6、统计

按《山东科技大学档案工作业务建设规范》第八条执行。

五、实物档案的开发和利用

1、查借阅

(1)建立借阅制度，明确借阅实物档案的审批权限、期限、对象、数量和手续等。

(2)因特殊需要使用档案原件的，须经有关领导批准。

(3)档案借阅或归还时，要认真进行清点、检查，利用者要在借阅登记簿上登记。

(4)实物一经转换为档案后，借用单位或单位自存期间丢失、损毁的，按照国家档案法追究责任。

2、利用

对学校实物档案进行固定陈列，可供师生员工参观，进行传统教育。

六、实物档案工作人员岗位责任制

1、分管档案工作的校领导的职责

(1)组织贯彻国家和本单位有关档案工作的方针、政策和法规，把档案工作列入分管工作的发展计划，在经费、库房、设施和人员配备等方面为档案工作提供条件。

(2)定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。

2、各部门、各单位分管人的职责

(1)重视本部门的实物档案工作，并将实物档案工作纳入本部门工作计划。

(2)加强与学校档案部门联系，共同做好业务指导、检查工作，保证归档案卷的质量。

(3)做好兼职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

3、学校档案部门的职责

(1)认真贯彻执行国家有关档案工作的政策、法规，制定和完善实物档案工作的各项管理制度。

(2)努力贯彻实施《山东科技大学档案工作业务建设规范》，并对兼职档案人员进行指导、监督、检查。

(3)负责实物档案的征集、整理、编目、保管、鉴定和利用等工作，并编制检索工具。

(4)负责实物档案的库藏和利用等情况的统计、分析工作。

(5)切实做好实物档案的安全、保护工作，对破损档案及时修复。

4、兼职档案员的职责

(1)熟练掌握实物档案管理规范要求，对本单位的相应工作进行检查、督促和指导。

(2)将收集整理好的实物档案按照要求及时向学校档案馆移交归档。