各校区管委，各部门、各单位：
《山东科技大学声像载体档案工作规范》已经学校研究同意，现予印发，请认真遵照执行。
特此通知
附件：山东科技大学声像载体档案工作规范
山东科技大学
二○○八年五月五日
山东科技大学声像载体档案工作规范
为了提高我校声像载体档案（以下简称声像档案）工作的质量和管理水平，充分发挥其作用，更好地为学校教学、科研、管理工作服务，特制定本规范。
本规范根据《中华人民共和国档案法》，中宣部、国家档案局关于印发《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》的通知（有关声像档案部分），原国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》及《非书资料著录规则》等法律、法规的精神，结合我校实际情况制定。
一、基本原则
1、声像档案是指反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以声音、画面影像等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料。
2、声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。
3、声像档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。
4、声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、学团、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。
5、要实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变，逐步采用计算机管理手段，开发声像档案信息资源，为提高我校的教学、科研和管理工作水平服务。
6、声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。
二、归档范围的确定
1、确定的原则
⑴归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
⑵归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。
⑶归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。
2、归档的主要内容和重点
⑴归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体三个方面，具体范围见《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》。
⑵归档的重点是学校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。
3、不归档的文件材料
⑴不能反映学校工作、活动的声像材料。
⑵声音或画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料。
⑶重份声像材料。
三、部门立卷和归档流程
1、形成积累
⑴宣传部、现代教育中心和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。
⑵声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真做好制作记录，制作工作结束后，按归档要求向本单位档案工作人员移送全套案本。
⑶本单位档案工作人员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向学校综合档案室移交。
2、整理组卷
⑴立卷原则
根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件的声像载体材料，要附以文字说明；对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法；对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。
⑵立卷分类
①按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。
②纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。
③声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。
④同一类型的声像载体材料又可按幅画尺寸再细分。
⑶立卷分工
①制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档。
②两个及以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。
③外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由主要涉及部门负责征集。
⑷归档材料的整理
①检查归档材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对不合要求的材料，要及时进行处理。
②根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。
③照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者等），其它载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。
④声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号，声像制作的文字材料整理按《山东科技大学档案业务建设规范》第六条中“案卷的质量要求”执行。
⑤声像制品的装具，一般应使用原装具，经制作后的单件声像制品和照片应使用符合规范的专门的盒、册、封套装载。
3、归档验收
⑴声像材料形成部门应在规定时间内向学校综合档案室办理移交手续，填写移交目录一式两份，各执一份备查。
⑵归档的声像载体的文件材料，必须符合《山东科技大学档案业务建设规范》的案卷质量要求。
⑶声像载体材料归档时间为次年5月底以前。毕业生及毕业生党员照片要在当年的7月10日以前归档。
四、档案的管理
1、分类编号
⑴按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引，给出检索分类号。
⑵按《山东科技大学档案实体分类方案》进行实体分类，编制用于档号的实体分类号。
声像档案二级类目代号：SX12 照片
SX13 录音带
SX14 录像带
SX15 幻灯片
SX16 磁盘
SX17 影视胶片
SX18 缩微胶片
SX19 光盘
⑶声像档案档号=年度号+声像档案分类号+保管单位号。
格式如下：
保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号（代码）流水。年度号用声像档案形成的自然年度。
2、编目
⑴对接收归档的声像档案要按《山东科技大学档案实体分类方案》编写档号，编制案卷目录。
⑵制作声像档案目录，按不同载体档号先后顺序，以保管单位为对象填写，并注明相应的参见号。
⑶为方便查阅档案，应编制有关分类目录和专题目录。
3、排架、保管
⑴按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。
⑵照片库房保持温度15-25℃，湿度55-65%。其它声像档案库房，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜18-24℃，相对湿度宜35-45%，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯特以上的磁场。库房要有“九防”（防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫及防污染）措施。
⑶要定期对照片、底片进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。
⑷录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救。
⑸声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。
⑹母带（片）与复制带（片）保管方法一致。母带（片）必须专柜保管，并特别标明。
4、鉴定与销毁
按《山东科技大学档案业务建设规范》第九条执行。在销毁的方式上，应注意按照不同载体声像材料的性能，采用不同的销毁方式，如洗掉、去磁等。
5、统计
按《山东科技大学档案业务建设规范》第九条执行。
五、档案的开发利用
1、检索工具的编制
⑴按载体制成材料和载体规格编制载体检索目录。
⑵按《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》编制主题检索目录。
⑶按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制分类检索目录。
⑷编制检索到题名、内容的著录卡片，全面标引声像制作、载体及内容。
2、借阅
⑴建立借阅制度，明确借阅声像档案的审批权限、期限、对象、数量、手续等。
⑵如需借出抄录、复制，须经有关领导批准。
⑶档案借阅或归还时，要认真进行清点、检查，利用者要在借阅登记薄上登记。
⑷母带（片）一般不外借，特殊情况需按有关规定办理手续。
六、档案工作人员岗位责任制
1、分管档案工作的校领导职责
⑴加强对声像档案工作的指导、监督，把声像档案工作纳入学校档案工作发展规划，并列入工作议事日程。
⑵关心声像档案的建设与发展，加强声像档案库房建设，从人力、物力、财力上给予支持，逐步改善工作条件，使声像档案工作能与学校各项工作协调发展。
⑶关心档案人员的工作情况以及其待遇等。
2、声像档案形成部门负责人职责
⑴贯彻执行上级有关声像档案工作的指示、规定，制定本部门声像档案工作的规划和制度，并组织实施。
⑵对本部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、指导，确保声像档案材料的完整、准确。
⑶负责声像材料的鉴定工作，可按规定销毁已无保存价值的声像材料。
⑷严格执行保密制度，维护声像档案材料的完整和安全。
3、声像档案形成部门档案工作人员职责
⑴在部门负责人领导下，监督、指导、协助具体工作人员做好声像材料的平时积累工作，接收本部门人员提交的声像材料。
⑵将接收来的声像材料进行检查，确保完整、准确、系统、组卷符合要求。
⑶将收集并整理好的声像档案及时向学校综合档案室移交归档。
4、学校综合档案室声像档案管理人员职责
⑴熟练掌握声像档案管理的规范要求，对声像档案形成部门的相应工作进行检查、督促与指导。
⑵严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全，并积极做好“九防”工作。
⑶编制适用的检索工具，为利用者提供优质服务。
