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摘自 四川档案 2012年第3

要: 该文分析了网络环境下电子资源的特点、 优势和前景以及对传统档案的影响、资源整合的趋势, 探讨了新形势下高校档案事业的发展前景。

关键词: 信息共享; 数字资源整合; 档案管理模式

 

新技术的高速发展, 加速影响了传统档案管理格局的改变。 电子资源爆炸性发展态势使得传统档案管理遭遇空前挑战, 面对数字化校园建设带来的新的档案管理领域, 高校各部门迫切要求档案 信息共享,以获取多元化的信息服务。

一、 国内外及高校数字档案发展现状

在数字档案资源建设方面,美国、 俄罗斯、 瑞士等国开展得比较好。 从政策、 标准、 技术、 业务等多层面推进本国电子文件管理工作, 无论侧重点在政策、 技术还是标准, 都会兼顾其他层面, 并将多层面的需求相互集成。 美国国家档案馆采取制定战略、 建立综合性数字实验室、 寻求技术与商业合作等方式进行数字化 工作,提供对联邦政府部门电子文件的管理、 保存和在线利用。 莫斯科俄罗斯联邦档案馆将馆藏档案的80%进行了缩微, 100万件文件进行了扫描, 形成颇具规模的数字档案资源。 瑞士阿尔高州档案馆设有一支数字化专业团队。

近年来, 我国也开始重视数字档案信息资源 建设工作,并将其纳入国家发展战略。 高校数字档案馆建设也正在逐步开展, 如浙江大学、 南京大学、同济大学等都陆续将数字档案馆建设项目纳入 985工程” 一期或二期建设计划。 上海交通大学率先建成全国高校第一个数字档案馆, 为数字档案资源管理及服务体系建设提供了范例。

二、 数字档案的特点与前景分析

所谓数字档案就是实现传统档案数字化、 电子文件档案化、 档案工作信息化, 使档案的管理内容从实体纸质向数字转变, 使档案的管理方式从传统手工操作向现代化计算机管理转变, 而建立数字档案馆的基础就是要建设以各种数字档案为核心的档案信息 资源库。目前高校数字档案资源的来源有:

1. 馆藏纸质档案数字化,即利用信息技术对馆藏纸质档案中的文字、 图像等进行扫描、加工、 传输、 转换等数字化工作。 数字档案信息可以通过校园网络实现共享, 档案信息利用得以突破时间和空间的限制。

2. 管理与业务信息系统中直接形成的电子文件, 即在OA办公系统或其他业务系统运行的文件通过接口接收到档案馆服务器上的电子文件。 电子文件的普遍性使档案已完全纳入学校信息服务系统, 与其他信息互相交叉渗透, 增强了档案的服务功能, 使 “死” 档变 “活”,档案工作由静态转变为动态。

3. 音频 视频等多媒体档案, 使得的网络环境中的档案汇编可做到文字、 声音、 影像、图片、 动画等多种形式并用达到良好的艺术效果, 提高档案汇编的质量, 增强了档案汇编的可读性和可视性。

三、 数字档案 “资源整合”

推动高校档案管理模式改革数字校园对高校档案管理的理念、 方式、 手段都产生了重大影响, 电子文件的出现对档案工作是 “点” 的改变, 而“数字校园” 的到来对档案工作则是 “面” 的更新。 只有充分利用数字技术平台, 改变生产的制作流程, 改善内部人员素质, 创造附加价值, 才能实现档案资源经济和社会效益双丰收。

1. 从体制 效率上不断优化档案资源整合的模式。 采用档案工作集中统一管理, 通过机构集中, 人员集中, 档案实体集中, 对档案实体整合, 档案信息整合, 综合档案与专业档案实体集中存储与利用等不同模式, 搭建管理平台, 实现资源共享。

2. 推行数据中心管理模式 。将各类信息集成起来, 用户通过单一的访问点, 访问跨门类、跨系统的信息, 就可获取多元化的信息服务。 建立中心数据库, 为全校的信息共享和分析决策服务, 它不是业务处理的流水账, 而是经过加工、 处理的全局性、 综合性、 永久性共享信息。 因此, 高校在数字校园建设过程中, 应将数字档案馆设计成整个校园信息流的汇总点。

3. 建立文档一体化的档案管理新体制。 电子文件的出现,使档案工作延伸至电子文件生命周期的前端。 只有对电子文件进行前端控制, 全程 管理,才能保证数字文件的内容、 背景、 元数据等信息的完整。 这样档案工作就由事后管理变为适时管理, 甚至是超前管 理,对各立卷部门形成的电子文件和办公自动化系统生成的电子档案进行网络监控、 接收和归档, 实现文档一体化管理。

四、 现阶段高校档案数字资源建设面临的困难

1. 缺乏统一的信息化协调机构。 由于受高校管理体制和运行机制的影响, 高校不同的部门由不同的领导分管, 这种分散领导的管理机制, 使高校档案信息形成了条块分割、 各自为政、 自我发展的局面, 这些业务系统由于是不同部门不同时期建设, 其设计及架构技术不统一, 数据标准 不一致,造成了各系统间信息资源缺乏有机整合, 配置不够优化, 分散在各个独立的系统之中, 形成了大量的 “信息孤岛”, 一方面会导致信息无法共享, 严重影响高校档案信息数字化的发展; 另一方面会导致同一数据重复录入和重复存储, 浪费大量人力、 物力、 财力。 其主要矛盾不是缺乏硬件设备, 而是管理制度、 软件及信 息质量、人员等因素导致硬件的功能和优势无法充分发挥。

2. 缺乏高素质的信息化人才和先进的思想观念。 一方面高校从事档案工作的人员大多半路出家, 由非档案专业人员担任, 缺乏系统的档案理论知识; 另一方面大部分都不是计算机专业人才, 信息处理技术力量相对薄弱, 而既懂档案专业知识又掌握信息技术的复合型人才更是奇缺。 有些高校尽管配置了先进的硬件设备, 也不能充分发挥作用。 同时, 由于部分领导不能正确认识档案信息化的重要性, 也削弱了对档案信息化的支持程度。

3. 缺乏统 。档案信息数字化的前提是基础工作的规范化和标准化。 由于计算机技术更新速 度非常快,每次技术设备的更新, 都会对原标准产生相应的影响, 之前制定的档案信息数字化的技术标准、 组织工作程序标准由于未从计算机信息处理技术特点和发展考虑, 有些规定已不能完全适应数字化的需要, 制约了档案信息化工作的进程。

4. 重建设轻利用的传统观念 目前各高校普遍存在重“硬件 建设, “软件 环境建设的倾向。 将重心工作放在硬件购置、 网络建设、 档案信息输入上, 而对档案利用制度和体制等 “软” 环境建设投入较少。 数字档案馆的建设规划虽然为实现档案信息共享铺平了道路, 但并不等于就能提高档案利用率。

五、 探索资源整合下的新型档案管理模式

1. 建立高校档案信息化协调机构。 从行政和技术两个方面统一指导和规划高校档案信息化建设, 真正实现高校档案信息资源共享。 信息共享是一项网络化的协作活动, 需要统一权威的协调机构, 来争取高校各部门的支持合作。 笔者所在的学校将档案馆和网络中心两个部门整合成档案信息中心,这种创新管理模式为高校档案工作的发展提供了一个很好的平台, 充分发挥两种职能优势。

2. 建成数据共享平台及数据中心集中存储的数据。 建立数字校园配套的体系建设, 信息标准体系、 运行保障体系等实行 “一个标准”。 建立统一信息门户平台、 统一身份认证平台、 数据中心平台等 “三大平台”。 在三大平台基础上对原有及新建的各种应用系统进行集成, 并建设集成化的应用系统,综合信息服务系统和一站式服务中心平台。 笔者所在的学校目前其信息化基础设施基本完善, 创建了包括 办公自动化 、教务管理、 科技管理、 学生综合管理、 人力资源管理、 资产设备管理、 财务管理、 图书管理、 学报管理 一卡通管理 、网络教学平台、 教学评估管理等20多个应用系统, 我们把各个系统之间需要交互的数据抽取到数据中心, 当一个系统需要另一个系统中已经存在的数据时, 只需直接从数据中心抽取就可以了, 这样能提高各部门所需数据的准确性, 减少各部门间人工传递的环节, 避免数据的漏报或误报, 减少不必要的重复劳动, 从而节省学校的办公成本和管理成本, 使校园网中各类数据 “数出一门”,并且实现数据的动态管理。

3. 提高档案管理软件的技术和应用水平。 档案管理系统是数字校园中运行的各业务系统的终端, 为保证档案信息交换、 实现资源共享、 促进学校档案信息化建设与校园办公自动化同步发展, 必须建立一个整合了文件信息检索与档案信息管理一体化功能的档案系统,这样就需对现有的档案管理系统进行二次或多次开发, 建设集 “档案、 数据、 信息、 知识为一体” 的档案信息管理和服务平台。 档案信息化建设的着眼点是整个系统, 组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平, 并通过网络加以联通, 这样才能发挥整体优势,提高系统的综合应用性能。 在建设中我们要求新建的各业务系统必须跟档案管理系统做接口, 因此, 档案馆在业务流程处理和服务数字化的 基础上,应当与数字化校园的各个应用系统实现无缝链接, 建立全面的信息体系, 再通过对这些海量的数字资源进行筛选、 处理、组织与加工, 开发出深层次的档案信息产品, 实现档案信息的增值服务。 这样就把传统档案管理中束之高阁的档案信息推送到前端, 展现给用户一个形象生动的档案信息服务平台,用户能够根据自己的需要选择档案信息, 实现档案信息的窗口化服务和个性化服务。

4. 在进行档案数字化转换的同时进行档案信息资源整合。数字信息资源整合技术能有效地解决档案形成的分散性与社会实践对档案信息系统性要求之间的矛盾, 在进行档案信息资源整合时, 要特别注重高校档案信息资源开发的广度和深度, 要增加信息的覆盖面, 扩大学校归档信息范围, 加强本校特色档案建设。 如笔者所在的学校是高职院校, 在建设特色档案时就要偏向于如何体现高职特色? 如何为职业教育服务? 因此必须紧密围绕高职教育人才培养模式, 将档案信息融入到 “产、 教、 学、 研” 过程之中来开展特色档案建设工作, 提供订单式行业档案信息,进行职业技能追踪服务等, 把归档部门、 档案信息建设与职业教育、 行业建设紧紧联系起来, 广泛收集、 整理有效信息并使之迅速转化成编 研成果。同时, 应该确保档案信息的深度, 不能华而不实, 对档案信息质量的控制要严格, 同时注意保护档案隐私内容。

5. 因地制宜 建设档案馆网站。 数字档案馆的建设是一项投资大, 且非常复杂的工程。

目前国内高校档案馆普遍存在经费不足, 才缺乏的状 况。因此我们可以先选择技术难度较小、 实施快、 见效快的档案馆网站建设, 只需在现有的档案管理系统与网站之间建立有机联系, 将现有档案管理系统中的信息自动发布到网站, 就可以以最小的代价实现资源共享。 这种联结既可以保留原档案管理系统的所有业务管理功能, 还能通过网站开展各种利用服务, 如学籍学位对外利用、声像档案对外利用、 公开现行文件对外利用、 建立网上展厅等等, 另外在档案馆网站建设中要重视网站的互动功能, 增强学校档案网站的信息交流功能, 这样既有利于用户对本校档案信息资源的利用, 又有助于提高本校在档案信息网站建设方面的知名度。

 

向泽红(广东交通职业技术学院, 广东 广州 510650

 

 

参考文献:

1 张玉元.高校档案信息资源整合与信息化[J.兰台内外,2006,(4).

2 闫杰.档案信息化建设应以信息共享为核心[J.兰台世界,2008,(4).

3 陈舟俐.高校实施档案数字化的研究现思考[J.兰台世界,2007,(9).

4 钱军.面向数字化校园的高校档案馆建设研究[J.兰台世界,2009,(7).

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