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摘自 档案学通讯 2013 年第 2

摘要 本文分析了限制高校档案机构职能延伸的本位因素、主体因素、客体因素等三大因素,并据此提出了走出困境的四项具体措施,试图为高校档案机构的职能延伸寻找切实可行的出路,也希望能为高校档案工作发展提供有益的借鉴和思考。

关键词 高校档案机构职能延伸 高校档案

 

[中图分类号] G278

“随着高等教育改革的不断深入,‘素质教育’、‘创造性教育’、‘主体性教育’、‘产学研一体化’等教育思潮的出现和教学实践的开展,高校职能在客观上已经出现了新变化和扩大。”[1]高校档案机构是高等学校重要的组成部分, 也是发挥其职能的重要一环。 2008 年颁布的《高等学校档案管理办法》明确规定:“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作”,作为高校档案工作承担主体的高校档案机构相应扩展其职能就成为义不容辞的责任。

1 高校档案机构职能延伸的必要性

1.1 时代赋予的重任

高校档案机构是集中保管本校各种档案的基地,是利用档案开展爱国、爱校教育的基地,是提供档案为学校乃至社会利用服务的中心。胡锦涛总书记在十八大报告中提出要建设优秀传统文化传承体系,弘扬中华优秀传统文化,这是扎实推进社会主义文化强国建设的重要举措之一, 也是时代赋予的历史重任。 内部组织机构是高校职能发挥和延伸的直接承担者,担负基础性档案工作的高校档案机构应成为高校延伸其文化传承创新职能的主力军。

1.2 法律赋予的责任

1989 10 10 日,国家教育委员会令第 6 号令———《普通高等学校档案管理办法》发布,其第一章第七条第八款明确规定, 开展档案宣传工作和利用者教育活动是高校档案部门的基本任务之一。2008 8 20 日, 在国家教育部 27 号令———《高等学校档案管理办法》中,第一章第七条第八款将其扩展为“利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能”,并进一步指出:“有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地。 ”与 6 号令相比,27 号令关于此项职能的规定明显做了进一步的扩展,文化教育和传承的职能成为法律赋予高校档案机构的责任。

2 高校档案机构职能延伸的困境

2.1 高校档案机构的本位因素

高校档案机构的本位因素主要是指高校档案机构性质和地位方面的限制因素。对于高校档案机构的性质,可以参考学者们对高校档案馆性质的研究。目前主要有三种观点,一是认为高校档案馆“实质上是机关档案室的性质”[2]; 二是认为高校档案馆是扩大了的档案室;三是认为“高校档案馆具有机关档案室和国家档案室的双重性质。” “一方面高校档案馆是高校的内部组织机构,主要服务于本学校的师生,具有机关档案室的性质;另一方面高校档案馆是永久保管本学校档案的档案机构, 又具有国家档案馆永久保存档案的性质。”[3]笔者较为赞同第三种观点。教育部 27 号令第二章第七条明确规定:“高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构”。其实质也承认了高校档案机构既是高校的内部组织机

构又是永久保管本校档案的机构。

但是在实际工作中, 高校档案机构实际上是处于边缘化地位的, 大部分高校将档案机构归入附属单位即是明证,这也与高校以教学和科研为主要职能的事实相符。作为高校的内部组织机构,高校档案机构的管理和运行必须要在学校整体发展规划之下进行,而身处边缘化地位的高校档案机构,决定了其在资源利用方面的劣势地位。目前,绝大多数高校档案机构依然遵循的是以传统的“收、管、用”为主的工作机制,职能延伸所需的条件尚不能完全满足。

2.2 高校档案机构的主体因素

作为职能延伸的主体, 高校档案机构自身在工作中尚有许多阻碍因素。

2.2.1 权限限制

高校档案机构的服务对象有四类,“一是代表所在单位前来档案馆查阅档案的教职工和学生;二是为解决个人问题的教职工(包括离退休人员);三是学生,包括在校学生和毕业生;四是其他社会人员。”[4]目前大部分高校都实现了网络检索和查询,而针对不同的用户群体设置不同的权限成为其有效管理手段。 由于每一类用户所需查阅的档案类型不同,如第一类用户主要查阅的是行政、党群、基建等档案,第二类用户主要查阅的是财会档案,第三类用户主要查阅教学档案中的学籍档案,第四类用户需要的是历史档案等, 针对每一类用户的特点和需求设置利用权限,既能提高工作效率,又满足了保密的要求。但是其缺点也是显而易见,那就是限制了用户的利用范围,不利于提高利用率。比如第四类用户,其一般而言是校外的利用者, 由于局域网乃至利用权限的限制, 很少能够充分接触到高校档案机构馆藏档案的资源信息。

2.2.2 被动服务

目前高校档案机构的主要服务方式依然是被动服务,即坐等用户上门。由于对用户本身来说,其大部分利用需求本来就是被动的, 即因为办理某些事情或手续, 相关机构需要其开具相应的档案证明或出具档案材料,用户才不得不登门拜访。利用行为结束后,除非再有急需,用户一般不会主动再次利用档案。如此一来,高校档案机构的用户群体就不可能扩大。档案不能够发挥作用实现其价值,高校档案机构的职能就得不到充分发挥,更遑论职能延伸了。

2.2.3 缺乏宣传

由于主客观因素的限制, 目前高校档案机构的工作主要是“收、管、用”等业务性工作,开展宣传工作一方面缺乏主观意识;另一方面因为大量业务性工作的牵制抽不出专门的人力、物力、财力去开展;三是确实找不到行之有效的宣传方法和途径。 而与此同时, 利用者却因为对高校档案机构和档案工作不了解,缺乏主动利用的意识。在网络环境下,高校档案网站本该是宣传的重要媒介和平台, 但是通过调查发现,建设有档案网站的高校只占极少一部分,而且网站点击率非常低。 高校档案的利用率极端低下且长期止步不前,缺乏宣传是其重要原因之一。

2.3 高校档案机构的客体因素

高校档案是高校档案机构的保管对象, 也是发挥其职能的客体。由于高校档案自身因素的局限,也会影响到高校档案机构的职能延伸。

2.3.1 内容单一

教育部 27 号令第一章第二条规定:“本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案),是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 ”并将高校档案分为“党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类”等十一大类。 由于高校本身是相对独立的,它的工作有其自身的特点和性质,因此由此而产生的高校档案的内容就较为固定和单一。根据以往的工作经验,高校档案的利用对象较为集中,主要是学校师生,校外利用者极少,且每一类利用对象所需档案的类型也较为集中。造成这种独特的利用现象,高校档案的内容因素是其主要影响因素。

2.3.2 保密限制

由于高校档案机构兼具国家档案馆永久保存档案的性质,它可以永久保管本学校档案,因此对其划定的密级和保管期限就自然成为它们终其一生的组成要素。而不同的密级和保管期限又会影响到它们的提供利用。尤为重要的是,高校档案的形成单位对其形成和移交的档案实际上拥有优先使用权和监督权, 即其他单位和个人如果需要利用本单位形成的档案需要得到本单位的审批,如此一来就为高校档案的提供利用又套上了一层枷锁。

3 高校档案机构职能延伸的出路

高校档案的职能延伸是其发展的必然趋势,但是如何破除枷锁,为其职能的延伸提供必要的保障条件,是需要具体问题具体分析的。笔者认为可以从以下几个方面着手。

3.1 积极参与校史馆建设

高校校史馆是集中展示本校发展历程和教学科研成果的窗口,通过参观学习,不仅可以使广大师生对本校的发展历史有所了解,使他们油然而生骄傲和自豪之感,从而达到激发师生员工“知校、爱校、荣校”的目的;更为重要的是,高校校史馆也是学校对外开放交流的重要平台, 积极引导广大校友和社会人士参观校史馆是高校对外宣传、提高知名度的重要措施。 因此,各高校都十分重视校史馆的建设。 目前, 许多高校都以校庆、 教学评估等重大活动为契机,启动校史馆的修建工程。 建设高校校史馆,高校档案机构起着举足轻重的作用,因为它是校史资料的主要提供者。而实践业已证明,高校档案机构在校史馆修建的过程中确实大有可为, 许多高校校史馆建成之后都划归高校档案机构管辖。

高校档案机构应该积极主动地参与校史馆的建设,除了为其提供必要的校史资料外,还应努力争取参与或主导校史馆管理的权利。一方面可以通过参与校史馆的建设和管理扩大高校档案机构的影响力,提高其在高校的地位;更为重要的是,作为校园文化展示和传承的重要窗口和平台, 校史馆完全可以托付起高校档案机构职能延伸的臂膀,这是当下高校档案机构职能延伸最切实可靠且行之有效的途径。

3.2 建立教育基地

据统计,“2010 年各高校档案学专业教师总数为 314 人”[5],分布于全国 32 所开设了档案学专业的高校中,这远远不能满足档案学专业教育和职业教育的需求。 教育部 27 号令第四章第三十五条规定:“有条件的高校, 应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。 ”而且据笔者所知,许多高校文秘等相关专业的教学也有档案学辅助教学的需求, 这就为高校档案机构中既有理论水平又有实践经验的工作人员提供了施展才华的舞台。 而实际工作中,确实有相当一部分高校档案工作人员在兼职教学且供不应求。

与学院派的教师不同, 高校档案机构的工作者往往具有丰富的实践经验和高度的责任感,更为重要的是, 他们具有学院派教师不具备的便利条件———可以将高校档案机构作为教学的第二课堂,使学生可以亲临实境, 切实接触到实际的档案和档案工作。 高校档案机构应充分发挥此得天独厚的有利条件,积极鼓励有能力的工作人员走出去参与相关教学任务。 在以教学和科研为主要职能的高等院校,高校档案机构建立教育基地、参与学校相关教学任务,不仅可以进一步提高其地位,而且在传授知识的同时,传播档案学的理念和模式,从而实现其职能延伸的目的。

3.3 推进高校档案网站的建设

高校档案网站是高校档案机构依托校园网建立的,集服务功能、宣传功能、交流功能三位一体的专业信息网站。服务功能是高校档案网站的首要功能,通过网站开放利用高校档案信息资源是高校档案机构变被动服务为主动服务的重要途径。

目前,高校档案网站主要以提供高校档案目录信息为主,随着高校档案数字化工作的推进,很多学校将数字化档案上传网站提供利用。但是由于校园局域网的局限和档案保密的考虑,上传的数字化档案只有在高校档案机构的专用计算机上才可以下载利用。笔者认为,响应国家档案局开放鉴定档案的号召,将可以开放的高校档案数字化后上传网站,将利用权限设置为“公开”,使校园以外的利用者可以足不出户方便利用,是高校档案机构扩展其职能的一个机遇。

3.4 开展校园培训

就利用人数来讲, 高校档案最大的利用群体是学生,能占到总利用人数的 60%以上。 但是大部分学生对高校档案机构和档案工作不甚了解, 而高校档案机构亦没有行之有效的应对措施。

高校图书馆是学生获取知识的重要阵地, 也是学生利用非常频繁的高校资源。基于此,很多高校在新生入学时都会开展相应的校园培训,让学生了解图书馆资源及工作流程,使其更好地利用图书资源。而在学生档案的形成和利用过程中, 学生居于主体地位, 学生意识水平的高低直接影响到学生档案的质量和利用效果。因此笔者认为,高校档案机构仿效高校图书馆的做法,在学年开始时,对新生做档案知识普及教育,使其了解高校档案机构和高校档案工作,指导其以后的档案形成和利用实践,对提高高校档案工作效率, 扩大高校档案工作的影响力会有很大的帮助。

更为重要的是,通过校园培训的方式,可以潜移默化地将自己的理念和模式传播给学生,提高其档案意识,从而间接地实现高校档案机构的职能延伸。

3.5 重视学校重大活动档案的建档

“学校重大活动是指由学校组织举办的, 在学校、地区乃至全国有较大影响的政治、科学、文化、体育、外事等活动。重大活动档案是在这些活动中形成的,对国家、社会和学校有保存价值的各种载体的历史记录,它们从不同侧面反映了学校的历史面貌,是学校宝贵的信息资源和历史财富,同时也是开展爱国主义教育和爱校教育的良好素材。 ”[6]但是由于各种原因, 很多高校不重视学校重大活动档案材料的积累与管理工作,此类档案材料多是经由学校新闻处等宣传部门归档移交,散存于党群、行政、外事等类型的档案中,未能单独建档,形不成专题档案资源的优势。尤为令人担忧的是,由于部门分割和工作性质的因素,这类档案材料往往不能够做到齐全完整,更有甚者,学校新闻处等相关部门有时将其作为私有财产拒不移交或拖延移交。

笔者认为,高校档案机构有必要抽调专门的工作人员从事学校重大活动档案的建档工作,一来可以优化馆室藏结构;二来可以为高校开展爱国主义

教育和爱校教育积累素材;更为重要的是,通过学校重大活动档案的建档工作,高校档案机构可以一定程度地参与到学校的管理工作中,从而为其职能延伸创造条件。

王玉玲(新疆喀什学院 喀什 844006

 

 

 

参考文献:

[1] 谢开勇.对高校职能的思考[J].西华大学学报:哲学社会科学版,20055:87-89.

[2] 冯伯群.利用档案引发的一场官司 ———《陈寅恪的最后二十年》出版以后[J].北京档案,20031:23-26.

[3] 邸家琴.试论高校档案 馆的性质、功能与发展定位[J].黑龙江教育,20105:45-46.

[4]孙大东.基于用户需求的高校档案利用工作研究———以陕西师范大学档案馆为个案[J].档案管理,20115:23-25.

[5] 徐拥军,张斌.中国大陆档案高等教育发展研究[C]//2011 年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集.2011.

[6] 王维利.学校重大活动档案收集“五个一”[J].济南职业学院学报,20096:117.

 

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