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摘自:档案学研究 2013 年第 1

从档案学前辈关于档案全宗理论的不同时期的思想概括出档案全宗有三个等同物:一是档案全宗等同于法人单位档案;二档案全宗等同于档案有机整体;三档案全宗等同于客体全宗。只有综合地理解这三个等同物方能准确地把握全宗的实质。在实践中若不能综合全面地理解档案全宗理论就会感到莫衷一是,不知如何做起,甚或犯下错误。档案全宗理论在今天的档案实体管理和网络档案信息资源的组织等方面仍然具有方法论的意义,指导着档案信息资源的整合工作。关键词 档案全宗 全宗理论 档案整合工作

Abstract: From thoughts of predecessors about archival science on fonds theory in different periods, threeequivalents in fonds have been generalized: fonds equivalent to legal entity files, fonds equivalent to an organic whole of files, fonds equivalent to object fonds. Only with a comprehensive understanding of the three equivalents can the essence of fonds be accurately grasped. In practice, without roundly understanding of the Fonds theory it would be unable to know which is right, how to start, or even commit errors. Intoday's archives management and network archives and other information resources organization, fonds theory still has methodological significance in guiding the archival information resources integration work.

 Keywords:Archival fonds; Fonds theoryArchival information integration

做好档案整合工作的一个必要前提是准确地理解全宗理论。在错误的全宗观念下会产生错误的行为,如机械地理解全宗概念,认为全宗的几个不同等同物是自相矛盾的,因而无法指导实践;或者单一地只把全宗看成是法人单位档案,因而无法应对现实中单位变化后的复杂情况;再如无所谓全宗概念,档案随意整合,造成死档案的出现等等。以下分别对全宗的三个不同等同物进行分析和阐述,以期更好地认识全宗理论及其指导意义。

1 对档案全宗三个不同等同物的分析

档案全宗的三个不同等同物分别是:一法人单位档案;二档案有机整体;三客体全宗。以下分别分析,力求从中更为全面地认识档案全宗。

1.1    全宗等同于法人单位档案

陈兆祦、和宝荣在《档案学概论》中指出:从我国近现代一些单位,特别是中华人民和国成立以基础理论研究来各种单位的实际情况来看,具备下列条件者应当成为立档单位,它所形成的档案应当构成全宗:其一,可以独立行使职权,并能主要以自己的名义单独对外行文;其二,设有会计单位或经济核算单位,可以编造预算或财务计划;其三,设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。[1

1.1.1 这是一个社会学视角下的档案全宗界定  社会学是从社会整体出发,通过社会关系和社会行为来研究社会的结构、功能、发生、发展规律的综合性学科。[2]法人单位实际就是由两个以上的社会人组成的能在社会中活动的社会认定的社会组织的最小细胞。社会中真实存在的被社会认可的组织机构就是档案最自然的来源。这类档案全宗在现实中存在最多,最广泛,往往也是人们谈到档案全宗时的最直接所指。

1.1.2 全宗因等同于法人单位档案故其外延明确  在现实中构成法人单位必须满足三个条件,即组织机构必须具有人事、财务、独立活动这三个权力,且三个权力缺一不可。当这样的组织机构在活动时形成各种活动印迹,留下活动后的副产品,并将这些由各种载体构成的真实留存物集中整理保管起来就成为法人单位档案。

1.1.3 现实中无法避免除法人单位档案全宗之外的全宗补充形式的存在  现实中以法人单位档案存在的档案有机体最为普遍,但是解决不了现实的全部问题。随着社会的变化发展,法人单位产生或关、停、并、转等等现象时有发生,法人单位变动是客观必然,变化的原因复杂多样,变化后的状况也各式各样,造成了全宗的不稳定性,给现实的档案整合工作带来困惑和难度。陈兆祦、和宝荣在《档案学概论》中进一步指出:在档案整理过程中,有时会遇到一些单位的文件难以按全宗区分,或者不便于按全宗保管等特殊情况,可以根据全宗原则采取某些变通的方法,作为全宗的补充形式:(1)联合全宗,它是两个或几个关系密切的立档单位形成的、难以区分而统一整理的档案整体;(2)全宗汇集,它是按照一定的特征组成的档案数量很少的若干全宗的集合体;(3 档案汇集,它是由一些不明所属全宗的零散残缺文件,按照一定的特点集中起来的混合体。[3]可见把全宗等同于法人单位档案并不排斥也无法排斥全宗其他补充形式的存在,只不过立档单位档案是全宗的最广泛的存在形式因而如此等同。

1.2 全宗等同于档案有机整体

吴宝康在《档案学概论》中有这样一段话:“‘全宗’的字面意义,就是全部卷宗,它的科学含义是:一定数量的档案材料的有机整体。一个机关、组织和个人(以下简称机关)的档案的组合体,就是一个机关的全宗。机关全宗也简称全宗。现在档案界通常所说的‘全宗’,实际上亦即机关全宗的省略词,它是‘国家档案全宗’的基本单位。‘国家全部档案’就是国家档案资源系统的有机整体。以机关全宗和相应的档案组合体为基础,以‘国家档案全宗’为最高层次的宏观全宗理论,是社会主义档案学理论的重要组成部分。”[4

1.2.1 这是一个系统科学视角下的档案全宗含义  在系统科学看来,系统是现实世界的普遍存在方式,任何一个事物都是一个系统,整个宇宙就是一个总系统。系统观点也即复杂性方法论原则,可以概括为整体性原则和动态性原则。[5]无论系统本身的大小如何,既构成系统就其自身来说就是一个完整的有机整体,可以不断地运动、变化和发展。社会是个大系统,其下可以分为许多子系统,各子系统下还可再分为更小的子系统。

1.2.2 全宗等同于档案有机整体故其外延难于把握  吴宝康先生的上述表述中出现了“有机整体”“系统”这些词。他把全宗看成“一定数量的档案材料的有机整体”,正是系统科学在档案学领域留下的印记。这时的全宗是或大、或小的社会活动有机体汇聚起来的档案整体的代名词。有机体可大可小,但所指不明确的结果是在学科理论研究和现实实践中使用全宗一词时不能让人们直接明确其所指。比较全宗等同于法人单位档案和全宗等同于档案有机整体,其实并不矛盾,有着相同的精神实质。

1.3 全宗等同于客体全宗  客体全宗是虚拟类别,其档案材料的来源在现实中找不到法人单位这样的实际存在的对应实体。如何嘉荪、冯惠玲指出:人类社会的活动又依对象物,即客体的不同而区分成一个个既相联系又相独立的活动项目。建设一项工程,制造一种产品,生产安装使用一套设备,研究一个科研课题,创作演出一个剧目,……都构成了一个个这样的以客体为中心组织的活动项目。这些活动项目,因客体本身的性质、特点、状况的不同而各具特色。围绕它们展的活动往往有各自的规律和程序,构成相对独立的工作、生产或活动体系,有比较独特的目标和运行方式。当这种活动程序完成,活动过程的目标达到时,以客体为中心组织的活动全过程也就随之结束。在这种既相联系又相独立的社会活动过程中,产生并反映这些活动的档案文件,也自然地围绕着这一项项的活动客体而形成了一个个呈成套性的、互相之间有着密切联系的有机整体。这种以客体为中心形成的档案整体,实际上也可称为全宗。它必然真实地反映活动客体的状态及其运动过程,因而可简称为客体全宗。[6

1.3.1 这是一个逻辑学视角下的档案全宗含义,逻辑学是研究由思维的最抽象的要素所形成的纯粹理念的科学。  7]人们在逻辑思维下产生各种概念。由于现如今人们的生产、创造、活动等方式发生了很大的变化,以法人单位作为生产、创造、活动主体的格局不断地被国家与国家、集团与集团、法人单位与法人单位、法人单位内部组织机构之间的联合开发、生产、运作所打破。人们总是围绕某种新产品、新设想、新项目等进行联合,不管自己属于什么国家或组织机构。比如奥运会的举办、新能源的开发、SARS 病毒研究等等。客体全宗正是各此种以新事物新名词为聚合体的档案全宗的统称。

1.3.2 客体全宗与主体全宗(即法人单位档案)的不同 在现实实践中主体全宗理念是整理、保管、利用档案的首选方法,当不能采用主体全宗理念作为档案的管理方法时,才选用其他的方法如全宗补充形式和客体全宗。要区分客体全宗和主体全宗,才能准确地选择采用聚合档案的方法。客体全宗和主体全宗具有如下的区别:

1)客体全宗是一种虚拟的逻辑类别,主体全宗是一种实际存在体的类别。以逻辑类别聚合起来的档案打破了现实中真实存在的一个个法人单位的界限,走向一种虚拟类别的聚合。

2)客体全宗档案的汇聚时间比起主体全宗来往往短暂得多。

3)网络中客体全宗比起主体全宗更亲近利用者。在网络检索中人们更习惯于使用逻辑词汇。对于现实中的立档单位实体多数人显然更为陌生。由于这一客观现象的存在使得即使是以主体全宗方式存在的档案也要采用标准格式的著录标引加以转化,使档案材料可以实现更为便捷地依逻辑类别进行检索。在没有网络工具的现实中则往往只能从主体全宗入手查找自己所需的档案。人们对档案馆里都存放了什么档案信息资源,往往无从详细了解,因此档案馆档案的利用率不高。

4)主体全宗可以转化为客体全宗,客体全宗却无从谈起转化的问题。主体全宗通过著录标引可以把原本归属于法人单位实体的档案转化成为各种网络中的虚拟逻辑类别的归属。比如会议材料这个逻辑类别下可以聚合起每个法人单位及其他不属于法人单位类型的组织机构形成的会议材料,成为一个以会议材料为名的对象物客体全宗。在计算机辅助管理时代,这些虚拟类别的档案聚合可以相当自然地、非常省力地形成。因为这类虚拟类别档案聚合可以是我们按来源原则在日常借助计算机辅助管理中就聚集在一起的主体全宗档案的副产品,也可以是主体全宗的各级目录、摘要、关键词、文件原文等以标准的著录格式和内容输入计算机后的副产品而不必是我们另外耗费人力和物力来使之形成的档案。但是若不借助计算机而想把现实中的业已存在的主体全宗的界限打破,重新将纸质等载体的档案按照虚拟的逻辑类别组织起来是很不现实的。关于此点陈智为、邓绍兴在《档案学概论》中就举例说明过:法国来源原则产生前法国国家档案馆的第一任馆长卡缪和第二任馆长多努就曾将法国国家档案馆中的所有档案,不管其来源(形成者)和形成时的现实状态及界限,统一分设为 4 个(卡缪)和 24个(多努)逻辑性实体大类进行管理,[8]结果是并没有成功实现他们的设想。客体全宗在实物的存档和网络的存档的方式方法上都和主体全宗相同。但因为他是以虚拟的逻辑类别来整合该档案信息资源的,根本不存在法人单位这样的主体,因此没有转化为主体全宗的可能。

2 档案全宗理论具有方法论意义

档案全宗是以现实中最为多数的法人单位为主要组成部分,外加上比法人单位更大或者更小的有机体构成的,档案全宗理论的精神实质是要尊重档案的来源,让同一来源的档案有机地整合在一起。

2.1 档案全宗理论指导着档案实体管理工作

以现实中的法人单位为运作方式的状况仍然占据多数,因此法人单位档案仍是档案全宗的一个重要组成部分。档案室立足于本单位,以全宗理论为指导做好档案的分类收集、整理工作。档案全宗理念仍然是档案馆收集保管利用档案的第一层分基础理论研究类和管理单位。实体管理工作主要有档案的收集、鉴定、整理、归档、保管、检索、提供利用等,以每一个法人单位为单位开展各项工作。每个法人单位又可以根据单位的实际情况,主要是根据单位的大小来采取分散到本单位内部的组织机构去完成各项档案管理工作,或是集中到办公室或综合档案室来完成各项档案管理工作。单位规模大,其内部组织机构健全,事务多,功能完善,可以将档案的各项管理工作分散到各组织机构中,如果单位小,各组织机构人员少,且机构时常变动,可以集中到办公室或综合档案室完成各项档案管理工作。当单位内的某些具体项目的完成,不是由某个具体内部机构完成的,而是打破了机构界限由各机构抽调人员共同完成的,那么可以以这一项目为名将有关该项目的档案整合起来。站在档案馆的高度,每一个立档单位是一个全宗,当某个项目由打破了立档单位界限的许多人共同参与时,也可以采取逻辑类别以项目名称作为该类档案的整合体名称。如某某市抗洪救灾工作等。

2.2 档案全宗理论对网络知识组织发挥着方法论的作用

档案是网络知识的一个重要来源。如何组织好档案信息成为可用的网络档案资源是需要方法论的指导的。档案网络组织的正确的方法是以管理实体档案的全宗理论方法相一致的,所不同是发挥计算机作为工具的作用,把档案信息资源数字化。首先是也要贯彻实体档案整合的全宗理论,借助计算机等现代技术把过去的纸质等载体的档案数字化,其次把现在应用计算机辅助管理时期形成的档案进行与日常管理同步的档案数字化,再则,要重视元素据的收集和构建以确保网络档案的真实可靠。正如王萍、宋雪雁、李鹏在《档案元数据国际标准(EAD)在中文环境下的实例》一文中写到:对吉林市桑蚕局全宗进行著录的原则有五条,即尊重全宗原则;多层级著录原则;客观性原则;一致性原则;实用性原则。尊重全宗原则也即是要求档案文件的来源在著录时必须加以严格体现,使馆藏中同一来源的文件通过著录得到集中反映,使档案的著录与档案的来源相联系,以此通过 EADEncoded Archival Description,编码档案著录)置标著录揭示同一来源的档案文件之间的各种联系,为档案文件的理解与利用提供来源方面的背景信息。桑蚕局全宗应首先将全宗作为一个整体进行著录,再以体现全宗内文件原有整理结构的方式为档案原件提供元数据。根据我国馆藏整理工作的一般情况,应将著录层级分为全宗级、案卷级和文件级三个层次。[9

3 结束语

总之,全宗是一个集合概念,在这些集合里有存在形式最多的法人单位档案或称立档单位档案或称机关、组织、单位档案集合;还有两个或两个以上法人单位构成的更大范围的实体或观念上的档案集合;也有小于法人单位范围的实体或观念上的档案集合;也还有与实体无关的纯粹虚拟的网络档案的集合。要抓住档案来源本身的不可分散性这一精神实质进行档案的聚合工作,无论是实体的或是观念上的或者是虚拟的档案的收集、分类、整理都是以全宗理论为宗旨,为指导,把握住这一点才能把档案的收集、分类、整理工作做好。档案全宗理论是一个重要的档案基础理论问题,直接关系到我们用什么方式方法去管理档案的问题,其重要性不言而喻。之所以存在着不同的表述,主要受到了学科发展的影响,一个事物从不同的角度观察,往往呈现出不同的面目,在档案全宗的 3个不同等同物中我们找到了社会学、系统科学、逻辑学的影子。可见档案全宗概念是与其他学科的发展密切相关的,今后新的学科还会诞生,档案全宗理论也将继续发展。真实准确地描述出学科视角下的档案全宗的清晰面目我们已经做了,我们还将继续做好这一工作,它将有助于我们更好地推动档案管理工作中有关档案整合的各项工作的发展。

林苾芾(三明学院中文系 福建三明 365004

 

1][3 陈兆祦,和宝荣.档案学概论[M.北京:中国人民大学出版社,1986101108-110.

2 http://baike.baidu.com/view/13987.htm.

4 吴宝康.档案学概论[M.北京:中国人民大学出版社,198870.

5 http://zhidao.baidu.com/question/2428746.html.

6 何嘉荪,冯惠玲.关于更新全宗概念的设想———全宗理论新探之三[J.档案学通讯,198806.

7 http://baike.baidu.com/view/2958.htm.

8 陈智为、邓绍兴.档案学概论[M.北京:中国人民大学出版社,198912.

9 王萍,宋雪雁,李鹏.档案元数据国际标准(EAD)在中文环境下的实例研究[J.图书情报工作,20105):143-

 

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