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摘自:档案学研究 2013 年第 1

  个人即时信息具有娱乐价值、研究价值和证据价值,应该纳入个人电子文件管理的范围。个人即时信息具有快速高效、简洁、互动、草根、芜杂等特点,其归档保存需要解决不同软件的信息互通、个人即时信息的科学筛选以及长期保存等问题。文章提出在提高归档意识的前提下,熟悉各种即时信息软件的运作机制,合理选择归档模式,建立个人即时信息长期归档保存系统等措施来实现个人即时信息的归档保存。

关键词 个人即时信息;归档;长期保存;云存储

Abstract: Personal instant messages have en tertainment valueresearch value and eviden tiary valueand should be incorporated into the scope of the personal electronic records management.Personal instant messages have the characteristic of swiftefficiencysimplicityinteractivitygrassroots and crudity. And archiving and preserving personal instant messages need to address the problem of compatibility between different softwarescientific selection and long-term preservation of the personal instant message. In this articleit proposes to improve the awareness of archivingbe familiar with the operating mechanism of a variety of IM softwarereasonably choose the archival modeand create personal instant messaging long-term archiving keeping system.

Key words: Personal instant messageArchivingLong-term preservationCloud storage

1 引言

个人即时信息,即个人在即时信息通讯平台与他人进行信息交流时实时传递的文字、图片、语音与视频等多种形式的信息。随着虚拟交往的发展,个人即时信息在人们的生活和工作中扮演着越来越重要的角色,其价值主要表现在以下几方面:第一,娱乐价值。随着人们非劳动及非工作时间的增多,越来越多的人将 IM 作为一种休闲方式,在此过

程中所产生的个人即时信息具有娱乐性质,这些信息不乏保存的价值,例如节假日的祝福短信对于维系健康的人际关系具有重要意义。第二,研究价值。随着 IM 的进一步发展,它已经从一种单纯的聊天工具蜕变成为全新的学习和工作平台。例如图书馆可以利用即时信息工具提供参考咨询服务[1];档案馆可以实现即时档案信息服务[2];项目组用户可就某一研究课题,利用 IM 平台进行实时交流。在这些档案资源建设活动中形成的即时信息具有研究价值,可以作为工作文件或研究档案保存起来。第三,证据价值。作为虚拟交往双方实时交流信息的原始记录,即时信息还具有证据价值。例如为了方便买家和卖家在交易过程中实时进行沟通,淘宝网站开发了“阿里旺旺”软件,该软件能记录买卖双方所有的聊天记录、文件记录和短信记录等信息,当发生交易纠纷时,这些信息可以作为解决纠纷的证据。由于即时信息的传播方式不同于传统媒体式的线性传播,也不同于网络媒体式的网络传播,它的信息量在传播过程中呈几何级数增加,这就给即时信息的跟踪保存带来了挑战。此外,即时信息的简洁性和碎片化等特点,使即时信息不易于按主题组织归档,人们淹没在信息海洋中。由于个人即时信息的归档保存没有引起人们的重视,大量有价值的信息处于自生自灭的状态中。因此,我们应该根据个人即时信息的特点,制定科学的策略,将其纳入电子文件归档保存的范围。

2 个人即时信息的特点

2.1 快速性和高效性

即时信息的形成和传播周期短,信息更新速度快、效率高。未来学家尼葛洛庞帝曾断言:只有那些能以最快的速度回应大众并最聪明地运用比特的人,才能成为大众最好的服务者。[3]在快节奏的生活模式中,IM 的快速和高效受到了大多数人尤其是年轻人的青睐。《第 29 次中国互联网络发展状况统计报告》显示,电子邮件使用率从 2010 年的 54.6%降至 47.9%,用户量减少 392 万人;而即时通信用户规模达 4.15 亿,比 2010 年底增长 6252 万人,年增长率 17.7%。即时通信使用率继续提升,增长至80.9%。[4IM 传播的快速高效性使即时信息有取代电子邮件的趋势。这种现状在电子商务环境中表现得尤为突出,顾客已经不满足于通过电子邮件提问几个小时甚至几天后才收到回复的状况,越来越多的顾客希望通过一对一的在线咨询得到即时回复,各类 IM 工具正好满足了这种需求。即时信息传递的快速和高效,打破了时间和空间的限制,将人们带入了一个更为实时动态、自由开放的世界,每个人都可以随时随地通过 IM 工具记录自己在做什么、想什么,并把这些信息或动态与朋友和家人进行实时、同步交流。即时信息的这一特点还体现在对一些突发、敏感事件的反应和报导上,人们通过 IM 工具可以迅速及时地抓住当前的重大事件。如对 2008 5 12 日汶川大地震消息的发布,Twitter 是所有媒介中最快的,比彭博社快了近 22 秒。

2.2 简洁性和文本碎片化

乔治·齐美尔认为,“现代性的一个本质特征就是‘碎片化’”。社会的“零散化”是人们成为彼此孤立、离散、毫不相干的原子式个体,“在电子媒介的阶段,持续的不稳定性使自我去中心化、分散化和多元化”。[5]随着社会信息化的发展,尤其是移动互联网的出现,使人们的生活方式发生了极大的变化,传统的“日子”变成了“段子”,大量碎片化的信息充斥在人们的生活中。即时信息在文本结构上呈现出简洁性、零散性和片段化的特点。即时信息的发布大多都有字数限制,如微博一般只有 140 个字符、手机短信限定为 70 个字符,这就要求即时信息的内容简洁精练。此外,即时信息大多是作者心情和情绪的一种排遣,对生活的一些感受和体会,客观反映了作者的生活现状和状态。以微博为例,根据缔元信(万瑞数据)与多家媒体合作完成的一项调查显示,“写微博,发表自己的观点或发泄情感”的占用户的 74%,主要发布内容是“个人心情感受”的占用户的 76%。[6]这种碎片化的信

息组织模式,一方面契合了现代社会信息化和时间碎片化影响下的生活方式,另一方面改变着人们对信息关注的方式和习惯,并逐渐影响着人与人之间的交往模式。

2.3 互动性和草根性

美国传播学专家沃伦·韦弗曾说:“传播是一个心灵影响另一个心灵的全部程序。”这种传播的过程由负载于媒介符号中的信息来实现,其目的绝不是传播者单向的发出和接收者的接受,而是包含了多种复杂的双向交互和影响的过程。传播就是互动与对话的过程,强调传受双方的沟通和交流。即时信息的传播也是相互的,正因为即时信息短小精悍,它的发布与回复非常便捷。“在微博的信息输入文本框中,输入框越大,对用户的深入卷入的要求越高,越体现公众化的语言风格,适合大众传播;而输入框越小,用户的参与门槛越低,内容更加个性

化,互动更加及时性。”[7]即时信息工具的低门槛同样也造就了海量的用户群,只要有合适的即时信息平台,人们就能对日常生活的琐碎事务进行讨论,发表自己的看法,从而使即时信息带有与生俱来的草根性。

2.4 信息芜杂性

即时信息的迅速崛起得益于一定网络和人文环境。首先,网络为实时信息的迅速传播和扩散提供了共享平台,人们通过终端与互联网连接,就能实现即时交流,打破传统交流模式的时空限制;其次,人与世界的关系是一种话语关系,任何脱离“话语”的关系事物都是不存在的。[8]现代信息技术的发展,加上网络平台的开放与互动性,其信息发布过程不像传统媒体一样要经过比较严格的审核,使得话语权进一步分散,突破了传统的话语垄断。再加之我国现在处于经济社会转型的特殊时期,多元化的价值观难免会相互冲突和碰撞,各种利益主体都在寻求自由表达自己的主张的话语语境和话语机制,尤其当人们以个人的身份加入到当前社会热点问题的讨论中时,各种真实的、虚假的信息充斥其中,造成了个人即时信息的芜杂性。

3 个人即时信息归档保存面临的问题

3.1 不同 IM 软件互联互通的问题

IM 软件的互联互通问题包括两个方面:不同IM 软件的信息互通以及同一软件在不同平台的信息互通。由于 IM 工具以及 IM 应用的平台很多,很多用户会在不同的场合使用不同的 IM 软件。这些软件之间缺乏兼容性,信息发送者在发送信息时要求接收方也必须安装运行相同的软件;而信息接收者面对来自不同 IM 软件的即时信息,很难实现同步、集中、统一管理,给信息的归档保存带来不便。其主要原因在于 IM 软件开发商为了保护版权,在传播即时信息时,往往占用特定的网络端口、使用独特的信息存储格式,用户只有利用专门的软件才能读取相关的信息。此外,即使是相同的 IM 软件,不同平台的客户端也无法共享信息。如在 PCMAC、手机等平台上的 QQ 软件使用了不同的信息记录方式,相关的信息互相独立、缺乏联系,除非使用服务器端保存消息记录,否则要集中统一管理不同平台的所有即时信息,将是一项具有重大挑战的工作。

3.2 个人即时信息的筛选问题

如前所述,人们除了使用 IM 软件实现休闲的目的以外,很多企业还将其作为咨询服务的工具。在很多情况下,休闲娱乐信息和工作信息混杂在一起。同时,由于 IM 软件应用广泛,其开放的信息交流架构受到蠕虫的青睐,成为病毒传播的温床,个人在使用 IM 软件的过程中会收到大量的垃圾、广告、色情信息。因此,确立科学的价值鉴定标准,在众多不同类型的即时信息中将有价值的信息筛选出来,是个人即时信息归档保存迫切需要解决的问题。

3.3 个人即时信息归档保存的技术问题

个人即时信息归档保存面临的技术问题主要包括以下几个方面:首先,IM 软件的更新换代引发的信息管理问题。出于安全方面的考虑,许多的 IM软件并不提供向后兼容。随着软件版本的更新,造成旧版本 IM 软件形成的即时信息要按时迁移到新的环境中,但是很多 IM 软件并没有为这方面的用户需求提供迁移路径。其次,个人即时信息的背景信息采集问题。电子文件之所有具有证据价值,与其背景信息是分不开的。例如电子邮件之所以被看成是电子文件中的 DNA 证据,正在于它保留了完整的背景信息。而大多数 IM 软件缺乏背景信息的采集与管理功能,往往需要用户自己对主题、时间、交流对象等信息进行手工管理和维护。最后,个人即时信息的长期保存问题。即时信息形成于数字环境中,因此其长期保存所面临的问题与一般电子文件是相同的。不同之处在于,绝大多数 IM 软件用户是信息素养、技术水平、资金保障等都处于一般条件的普通大众,电子文件的长期保存策略例如数字博物馆、迁移、仿真等并不适用于个人即时信息。

4 个人即时信息归档保存的对策

4.1 提高个人即时信息归档保存意识

实现个人即时信息归档保存必须思想先行,提高个人对即时信息价值的认识并加强归档保存意识。首先,IM 软件应该在其帮助文件中提醒用户,注意保存有价值的即时信息。其次,用户自身要充分认知到即时信息的娱乐价值、研究价值和证据价值,并将其纳入个人电子文件管理的范围。再次,对于使用 IM 软件的企业来说,要对其员工进行培训,培训的内容包括 IM 的风险管理、IM 的内容与礼仪、IM 的责任权利与隐私、IM 业务记录、IM 的保存与删除策略、政府和企业的相关规章制度、公共网络的信息安全等等。[9

4.2 熟悉各类 IM 平台的运行机制

不同的 IM 软件采用了不同的信息管理方式,用户需要熟悉其运行机制。以 MSN 为例,单击MSN Messenger 主窗口中的“工具”菜单,选择“选档案资源建设项”窗口中的“消息”标签,在该窗口中选中“自动保留对话的历史记录”复选框,系统默认将即时信息保存在“我的文档”中,可以单击“更改”按钮将其移动到我们选择的文件夹。经过这样设置后,MSNMessenger 就会在目标文件夹中自动保存聊天内容。其他 IM 工具也有类似的即时信息管理功能。熟悉 IM 工具的运行机制,了解个人即时信息的保存位置,是实现个人即时信息归档保存的前提。

4.3 合理选择需要保存的个人即时信息

个人即时信息的归档保存模式有三种:第一,全面保存。即保存所有 IM 软件形成的所有即时信息。由于信息存储器的容量越来越大,很多用户往往避开信息筛选的难题,不加选择地保存其形成的所有信息。第二,选择性保存。即对虚拟交流活动中形成的即时信息进行价值鉴定,只保存具有娱乐价值、研究价值和证据价值的即时信息。在进行价值鉴定的时候,可以借鉴电子文件的鉴定方法。第三,基于来源原则的保存。即将来源于同一个主体、同一业务活动,分散在不同 IM 平台中的相关即时信息集中归档保存。不管采用哪种归档模式,都要制定相应的选择策略。对于全面归档保存来说,其选择策略就是不加选择。

4.4 建立个人即时信息归档保存系统

首先,建立个人即时信息分类体系。从个人的角度来看,需要管理的即时信息可以分为以下几类:人际交往信息、通讯管理、个人时间管理、网络资源管理、文件档案管理(利用 IM 工具传递的文件)等。其次,使用合适的个人即时信息归档保存软件,实现即时信息保存、查找与利用的系统化、科学化、专业化。这类软件应该包括两个基本功能:一是实现 IM 工具的整合,实现个人即时信息的集中管理;二是实现个人即时信息的长期保存。以“IMHistory”软件为例,它支持 SkypeYahoo! MessengerICQWindows Live MessengerMSNMiranda 5 -6QIP 等软件的信息管理,并能将即时信息保存在网络中。最后,选择合适的载体,将个人即时信息保存到云端。在目前的技术条件下,个人即时信息的主要存储载体是硬盘、手机存储卡以及 Ipad 等手持设备。这些信息存储载体往往是分散的,其安全性能也得不到保障。云存储具有存储容量大、信息共享便利、安全性能高、成本低等特点,特别适合分散的个人即时信息的集中统一管理。随着云计算的普及,个人即时信息的存储方式也将朝着云存储的方向发展。

注:本文系国家社科基金项目“归档网络信息价值判断模型研究”(10CTQ022 和湖南省教育厅项目(11C1238)的研究成果之一。

仇壮丽 凡(湘潭大学公共管理学院 湖南湘潭 411105

 

1 孙红娣. 网络在线参考咨询———高校图书馆提供即时信息的个性化服务途径[J.高校图书馆工作.20052):60-61.

2 管先海,白桦.档案馆即时信息服务的障碍与对策[J.湖北档案.200612):9-10.

3 尼葛洛庞帝.数字化生存[M.海南出版社,1996.

4    29  况统      告[EB/OL.

2012-7-1.http//tech.qq.com/a/20120116/000281.htm.

5 Mayer-Scho?nberger V. Deletethe virtue of forgetting in the digital ageM. PrincetonPrinceton University Press2009.

6  及用 使 报告[EB/OL.2012 -7 -1.http//www.dratio.com/report/2010 -08 -16/1281949804d419086.shtml.

7 李林容,黎薇.微博的文化特性及传播价值[J.当代传播.20111):22-25.

8 刘劲青.公安微博问政探析[J. 北京人民警察学院学报.20114):74-77.

9 Flynn N.Instant messaging rulesa business guide tomanaging policiessecurityand legal issues for safe IM communicationM.New YorkAmerican Management Associa

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