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摘自:《档案学研究》 2012 年第 2   

高校人力资源档案主要以教职员工个人为基本“单元”,真实而全面地记录高校教职员工的综合信息。其管理的质量优劣及完善与否,将直接影响到高校优秀人才的选任、教学水平的提高、科研层次的提升以及综合管理的效果等领域,制约着高校办学方向与长远发展战略的实施。基于此,本文对强化高校人力资源档案管理的作用绩效、动力来源、基本策略等进行了深入探讨。关键词 高校人力资源 档案管理 作用绩效 动力来源 建设策略

AbstractArchives of universitieshuman resources have recorded the comprehensive information of all the university teachers by taking each person as a“unit”. The quality and the development of the management have a direct effect on the selection of universitiesexcellent persons, the improvement of teaching standard, the promotion of the research level ,the results of comprehensive management and so on. It also restricts the effective implements of the universitys further development and the direction of running universities. As a result, the thesis deeply discusses the effects of management of universities’human resources archives, the power resources and the basic tactics.

KeywordsUniversitiesHuman Resources; Archives Management; Effects; Power Resources; Building Tactics

高校人力资源档案作为记录高校各类人才综合信息的重要载体,其管理的质量优劣及完善与否,将直接影响到高校对于优秀人才的选任、教学水平的提高、科研层次的提升等领域,制约着高校长远发展战略的有效实施。因此,紧密结合新形势下高校人事制度改革的需要,理应将着力创新与强化高校人力资源档案管理作为整个高校各项管理活动的着重点之一。

1 作用绩效

高校人力资源档案主要以个人为基本“单元”,综合记载着每一位高校教职员工个人的重要信息:诸如其思想品德、个人经历、业绩成果、薪职变动、奖惩层级、行为轨迹以及家庭背景等重大事件,无一不在其中得到真实而全面的再现,成为高校各项管理活动不可或缺的凭证和依据。随着市场经济体制的确立和人事制度改革的深入,强化高校人力资源档案管理的作用绩效也日渐显现出来。

1.1 客观公正的评价依据

客观公正地评价人、任用人、培养人是所有高校进行科学管理、实现“内涵式”发展的重要前提。一份系统完整的高校人力资源档案材料,动态地记录反映了某一特定教职员工的思想倾向、教学水平、科研能力、资质经历等真实信息,是保障高校人事管理科学化、定量化的必备条件,也是客观公正地评价每一位教职员工综合能力与基本素养的“真凭实据”。通过查阅利用高校人力资源档案,有助于保障对每一位教职员工的评价客观具体、清晰完整,进而有助于保障对每一位教职员工的选拔任用、考察培养等更加客观公正、真实透明。高校对合格人才的选拔任用、考察培养等活动均需以高校人力资源档案所载内容为基本依据,业已成为高校人事管理工作的必备环节与基本制度。因此,立足创新,建立科学合理的高校人力资源档案管理体系,丰富高校人力资源档案的信息内容、发挥高校人力资源档案的应有作用,是切实提升高校人事管理水平、促进高校实现“内涵式”科学发展的有效途径。众所周知:高校人力资源档案是由组织机构而非个人收集形成的,产生于对教职员工的选拔任用、考察培养等实践之中,真实而全面地记录反映了每一位教职员工的德、能、勤、绩等基本情况。高校人力资源档案的这一属性,可以有效地防范一些不诚实者在职务晋升、职称评聘、业绩考核中弄虚作假、谎报成绩的现象发生,消除简单地凭“人缘”“印象”去评价人、任用人、培养人的弊端,从而有助于建立起诚信可靠的人际关系与客观公正的评价体系。由此可见,强化高校人力资源档案管理,对于形成客观公正地评价人、任用人、培养人的“常态化”机制具有重要保障作用。

1.2 凝聚人心的激励功能

全体教职员工的共同努力与无私奉献是所有高校开展科学管理、实现“内涵式”发展的基本条件。高校人力资源档案对于每一位教职员工在不同时期的工作实绩均可实行不间断的连续记录:其业务能力的强弱、专业水平的高低、社会贡献的大小、工作质量的优劣等均可在高校人力资源档案中得到记录反映,成为高校有关职能部门日后进行选拔任用、教育培养以及量化考核、综合评估等的重要参考依据。高校人力资源档案不仅保障了对教职员工评价的客观公正,也使这种评价更为具体可视、动态全面,对于从历史的角度考察了解每一位教职员工的成长过程,确保对每一位教职员工的评价在政策导向、基本目标、业务方向等方面始终保持连续性、一致性。尤其是高校人力资源档案所载信息内容与每一位教职员工的职务晋升、职称评聘、评优考核、荣誉待遇等密切关联,正如亚当·斯密所说:“个人永远比团体更关注自己的利益。”高校人力资源档案能够“诱发”高校教职员工产生积极向上、努力进取、不断创新的热情,使其以自己的奉献行为书写自身历史的光彩华章,从而促进高校内部良性竞争氛围的形成;同时,强化高校人力资源档案管理本身也可以对教职员工产生一种无形的约束力———激发教职员工的归属感与责任感,起到凝聚人心、振奋工作热情的良好效果。因而,强化高校人力资源档案管理,对于在高校内部形成良好的学术氛围和激励机制,调动教职员工的敬业爱岗、乐于创新的积极性,提升教职员工队伍的整体素质,加快高校教育教学改革的步伐等均是大有稗益的。

1.3 科学决策的支撑效用

确保对未来发展进行决策的科学性是所有高校进行科学管理、实现“内涵式”发展的基本要求。高校人力资源档案汇集了大量的人才与人力资源信息,是高校人才与人力资源信息库。强化高校人力资源档案管理可以为高校科学决策自身发展方向、办学模式与办学路径提供强有力的信息支撑。高校是优秀人才汇集的地方、也是培养造就人才的摇篮,更是各类人才施展才华、体现人生价值的舞台。高校的发展离不开培养造就一大批优秀的专业人才,更是迫切需要优秀人才充分施展自己的聪明才智、创造优异的业绩成果。而上述所有内容均可在高校人力资源档案中铭刻下“鲜明印记”、寻觅到“真凭实据”。由此可见,强化高校人力资源档案管理,可以为高校科学决策、制定发展规划提供强有力的信息支撑:通过查阅、开发利用高校人力资源档案,可以对全体教职员工的教学科研成果进行纵横对比,掌握全校教学科研发展的总体状况与总体水平,制定科学适宜的长远发展规划;也可以对全校教职员工年龄、学历、职称结构进行综合比较,了解未来专业发展的优势所在,确定重点明确的专业发展路径;还可以对不同年龄段教职员工学术水平进行考察评估,预测师资队伍的未来演进趋势,及时补充紧缺的优秀专业人才等等。高校人力资源档案作为重要的信息库,可以为高校的决策者提供大量人力资源基础数据,使其在决策高校未来发展、学科发展规划、师资队伍建设以及经费投入趋向等重大问题时避免产生盲目性、随意性,进而提高决策的科学性、准确性,保障高校能够得到可持续的健康发展。

2 动力来源

强化高校人力资源档案管理的主要目的,在于构建起那个维系高校未来生存与科学发展的人力资源信息平台,而绝非仅仅出于实施高校内部管理辅助手段的需要。这应当得益于高校人力资源档案的内容扩展性,相对于高校人事档案,高校人力资源档案具有来源渠道更加宽泛、载体内容更加多样、信息容量更加充足、作用领域更加广阔的等特点,成为事关高校生存与科学发展的关键要素之一。由此可知:强化高校人力资源档案管理的动力来源同样基于高校科学发展本身的多方面需要。

2.1 提升高校管理效率的需要

高校的发展需要大量创新型人才。人才依靠培养、高质量的人力资源“资本”更是必须依靠不断地开发与积累。强化高校人力资源档案管理,其基础环节在于应用现代信息技术手段,将高校人事管理、教学成果、科研业绩以及培养提高等相关信息内容整合形成高校人力资源档案,实现高校人力资源信息由“分散”到“集中”的转变,形成科学合理效的人力资源档案信息系统,将人力资源管理与人才选拔任用、培养提高相关的档案信息内容系统化、规范化、集约化,构建高校人力资源档案管理的网络平台。唯有如此,方能够消除以往高校人事、教务、师培、科研等相关业务部门自成体系、多头管理、载体分离所导致的各种弊端,达到集成共享、综合利用高校人力资源档案信息的目的。而现代信息技术与科学管理手段的高度融合,极易使高校人力资源档案管理更加系统准确、相互联系、彼此互见、方便利用,不仅可以节约管理成本、减少差错,还可以加快决策速度、保证质量,其对提升高校内部各项管理活动效率效益的积极影响是毋庸置疑的。

2.2 优化师资队伍结构的需要

教师是保障高校发展的主体力量,师资队伍的结构状况更是关系到高校实现“内涵式”科学发展的成败,影响到教学质量乃至人才培养质量的优劣。正如曾长期担任哈佛大学校长的知名学者科南特所说:“大学的荣誉不在于它的校舍和人数,而在于它一代又一代素质优良的教师。一所学校要站得住脚,教师一定要出色”。强化高校人力资源档案管理,就是要以数字化建设为手段,将涉及人力资源内容的高校教职员工人事管理、教学成果、师资培训、科研业绩等所有信息“集合”成为有机整体,使对每一名教职员工的选拔任用、培养考核、奖励惩处等既相互联系、又相对独立的各类人力资源档案信息能够有效“链接”起来,发挥“集成”的优势,取得彼此互参、共建共享的良好成效,从而拓宽其利用渠道、扩大其利用范围、实现其作用功能,以更好地满足高校提高教师队伍素质、优化师资队伍结构的实际需求。

2.3 完善制度体系建设的需要

高校人力资源档案管理与以往的高校人事档案管理相比,具有综合协调的特点。而强化高校人力资源档案管理需要高校人事、教务、师培、科研以及院部科系等诸多职能部门的协作配合与共同努力。高校人力资源档案形成主体的分散性、信息内容的多样性以及管理要求的差异性等,决定了建立科学完善的高校人力资源档案管理制度理应成为一种必然举措。因而,通过制定与完善高校人力资源档案管理制度,科学规范高校内部各职能部门的工作,在高校人力资源档案的积累形成、管理流转、开发利用以及信息化建设方面形成统一标准,以消除高校人事、教务、师培、科研以及院部科系等职能部门各自为政、局部优化的问题,在统一标准规范、统一制度要求的基础上进一步强化高校人力资源档案管理,并将其作为高校制度体系建设的重要组成部分认真地贯彻施行。

3 建设策略

随着高校教育教学与认识管理体制改革的推进,高校对人才管理的理念已逐步转型为以“以人为本”为核心的人力资源管理。即以人为重心,关注对人的管理。因此,强化高校人力资源档案管理必须适应这种变化,将重视人的发展作为重点,有针对性地择取强化高校人力资源档案管理的建设策略,确保高校人力资源档案管理工作深入、有序地开展起来。

3.1 以制度化建设为基础,转变管理理念

密切结合高校的特点,转变高校人力资源档案管理理念,形成与完善必要的制度体系,切实解决高校人力资源档案管理中存在的实际问题。将高校人力资源档案的收集形成作为基本切入点,从提升高校人力资源档案的角度,对高校人事档案管理活动中既有的“十大类”内容进行删减与补充:减少空洞虚无的主观“描述性”材料,尽可能地增加真正反映教职员工个性特征的“实录性”信息内容———根据高校专业技术人员数量多、优秀人才集中的特点,将高校人力资源档案的收集重点确定在反映教职员工思想倾向、教学水平、科研能力、资质经历等客观评价方面,尤其是重点关注高层次人才、优秀专业技术才档案材料的收集形成与归档保存。制订科学的高校人力资源档案收集制度,是为了从源头上保障高校人力资源档案的形成,并为以后的诸多工作环节奠定“物质基础”。因而,要明确各相关职能部门的职责任务,形成组织人事部门为主、各业务职能部门为辅的高校人力资源档案收集体系。在充分保证高校人力资源档案收集、形成质量的基础上,进一步修订、完善高校人力资源档案的鉴别归档制度、检查核对制度、借阅利用制度、流转移送制度、保管保密制度等。同时,转变管理理念,认真处理好高校人力资源档案信息保密与开发利用之间、档案信息资源局限性与利用服务无限性之间、档案信息内涵单一性与利用需求多样性之间的矛盾关系,尽可能地减少或消除高校人力资源档案管理中客观存在的某些局限,更好地发挥高校人力资源档案的作用绩效。

3.2 以信息化建设为依托,实现资源整合

当前,高校的发展速度日渐加快,传统的手工管理已经无法适应当前高校人力资源档案管理的要求,强化高校人力资源档案管理,必须借助现代信息技术手段,实现高校人力资源档案的积累形成、归档保管、查阅利用、编研统计以及信息开发的信息化。在强化高校人力资源档案管理的进程中,要利用高校校园网络环境的优势,根据高校人才集中、知识层次高、业绩成果突出等特点,建立健全类型多样的高校人力资源档案信息数据库,形成综合集成的高校人力资源档案信息管理与信息利用平台,满足各种不同的利用需求,服务高校科学发展的需要,充分实现强化高校人力资源档案管理的应有价值。现代信息技术的应用,无疑将为强化高校人力资源档案管理“插上飞翔的翅膀”。然而,现代信息技术也是一把“双刃剑”———在拓宽了高校人力资源档案管理的信息容量、方便了共享利用的同时,由于现代信息技术本身所具有的脆弱性与不完善性,也极易使高校人力资源档案在信息存储、处理、传输、利用、开发过程中受到干扰,出现遗漏、丢失,甚至被泄密、篡改、冒充等问题。因此,强化高校人力资源档案管理,必须重视信息安全问题,将其置于突出重要的位置。从“管理”与“技术”两个领域采取措施:既要明确各自的管理职责,通过宣教、培训手段不断提高专业人员的信息安全意识,形成“常态化”的管理机制,定期或不定期地进行监督检查,

拾遗补缺、完善管理;又要及时分析各种风险隐患,制定实施整体防护的技术方案。如采取必要的内外网物理隔离、设置防火墙、安装并更新杀毒软件、进行数据备份等技术手段,切实保证高校人力资源档案信息的安全,提升高校人力资源档案的管理质量与信息服务水平。

3.3 以规范化建设为手段,强化利用服务强化高校人力资源档案管理的关键在于加强

数据库建设、规范的数据管理、实现高校人力资源档案管理的信息化。必须采取有效措施,保证质量、提高效率。高校人力资源档案管理信息化建设涉及领域多、内容范围广、技术要求高,应将制定统一的规范作为重点,以确保信息数据真实准确、完整可靠,减少高校内各相关职能部门自成体系、多头管理造成的负面影响,实现高校人力资源档案管理信息化,最大限度地发挥高校人力资源档案管理的作用绩效。建设统一、规范的高校人力资源档案信息数据库体系,强化服务功能,对于实现高校人力资源档案管理信息化的目标追求具有决定作用。必须从基本源头上抓起,规范高校人力资源档案信息的“采集”与“录入”。既要从业务上进行规范,科学界定采集的途径、程序、职责、标准,规范内容、格式等要素;又要在相关软件的选择使用上进行规范,充分考虑录入信息数据的相关性、兼容性、关联性问题,提高采集录入信息数据工作的效率、减少差错、杜绝随意性、确保准确性,为深化高校人力资源档案管理奠定基础。惟有如此,才能满足各方面对高校人力资源档案的利用需求,实现强化高校人力资源档案管理的“理想初衷”。

 

蔡跃江 丹(黑龙江大学 哈尔滨 150080

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4 凌玉华. 高校干部人事档案管理应打造数据平台加强数据建设

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