专题专栏

您当前位置:山东科技大学档案馆 >> 工作研究 >> 浏览文章

摘自:《档案学研究》2012年刊

大学档案馆藏是富含价值的机构信息资产,在政府信息公开语境下的大学档案馆,必然成为公共机构信息公开承载主体。发达国家大学档案政策在档案信息公开和利用方面的经验,为我们提供了有益的借鉴。

关键词 大学 档案政策 信息公开与利用 发达国家

AbstractThe archives collections in university are a kind of valuable institutional information asset. In the context of the government information disclosure, the university archives will certainly be the main body of institutions to disclosure information. In this article, the author finds that the experiences of university archival information disclosure and utilization policy in developed countries will provide instructive references to our country.

KeywordsUniversityArchive policy; Information disclosure and UtilizationDeveloped Countries

1 引言

随着我国《政府信息公开条例》的实施,被列为首位政府信息法定查阅场所的档案馆承担起了政府信息公开的重要使命[1]。大学档案馆记录着大学的历史、文化与发展变迁,不论对于大学自身还是整个社会,大学档案馆藏都是富含价值的机构信息资产;同时,在政府信息公开语境下的大学档案馆,也必然成为公共机构信息公开承载主体。计算机网络技术改变了信息生产与传播方式,也对大学档案管理提出了挑战,即在注重保存记录的基础上,通

过制订有效的档案政策,重新定位档案的信息资产价值[2],推动档案信息的公开,服务于大学的决策及相关利益主体的档案信息获取与利用。发达国家大学档案政策在档案信息公开和利用方面的经验,为我们提供有有益的借鉴。

2 利用政策的内容分析

2.1 美国

北俄亥俄大学 Ohio Northern University)《档案政策》(Archival Policy)提出[3]:学校秉承公境外学术交流开与开放原则,寻求提供与大学有效运行相适应的最大程度的档案记录获取服务,在保证安全的基础上,档案馆将满足多样化的信息获取需求,包括产生自行政机构和学术院系的,反映学校发展历程、组织、结构、功能的各种载体各种形式的官方记录,以及与学校发展有关的非官方记录,如教职员工及校友的传记信息、教学及课程材料、涉及学校事务的个人通讯信件等。塔夫茨大学(Tufts University)的《记录政策》(University Records Policy)规定[4]:数 Digital Collections and ArchivesDCA)在无特定限制并遵守相关法律及伦理规范的前提下,有责任满足相应教职员工的信息获取需求,无歧视地公开开放大学的所有档案记录。美国档案工作者学会 Society of American ArchivistsSAA 在其 《学院及大学档案馆指南》(Guidelines for College and University Archives)中提出[5],大学档案馆在机构信息资源管理中发挥着重要的集成性作用,档案馆应决定哪些信息记录至关重要,既要保证其制作又要保障用户的获取;档案馆应提供信息以促进大学完成使命并延伸服务范围,鼓励信息获取以促进学术研究,并推进知识的发现与传播。

2.2 英国

布鲁内耳大学(Brunel University)的《档案政策》(University Archive Policy)规定[6

,根据学校的战略规划及记录管理政策,档案馆应致力于识别、采集与保存涉及大学及其所属学院和研究机构历史的各种原始及独特的文献记录,并按照国家信息公开法(Freedom of Information Act 2000)及环境法规(Environmental Regulations)的规定,通过公开来保证教工、学生、学术团体及更广泛的公众获取使用;应采纳相关标准对档案记录进行编目组织,实现档案信息及研究资源的价值最大化。伦敦南岸大学(London South Bank University)的档案中心(University Archives Centre)为能更好地部署、维护及开发利用大学信息,根据大学档案战略、记录管理政策及大学信息战略,特别编制了《档案收藏与处置程序》(Collection & Disposal Procedures)[7];档案中心的《获取流程》(Access Procedures)同时规定[8],根据国家信息自由法(Freedom of Information Act 2000)、数 法(Data Protection Act 1998)等法律规范的要求,档案中心有责任在保护个人信息的前提下公开加工组织好的档案信息供教工、学生及外部研究人员的利用。莱斯特大学 University of Leicester 的档案政策(Archives Policy)提出[9],档案馆的工作目标之一是满足信息自由法的要求,保证档案资源的公开与公共获取,该政策与学校的选择政策与计划(University Selection Policy and Schedule)、记录管理政策(University Records Management Policy)、记录保留与处置计划 University Records Retention Schedule)等,构成了大学记录及管理的政策体系。

2.3 澳大利亚

澳大利亚国家大学(Australia National University)的《记录与档案管理政策》(Policy: Records and Archives Management)规定[10],根据国家信息自由法(Freedom of Information Act 1982)和档案法(Archives Act 1983)的要求,档案馆有责任向教职员工提供档案记录信息的公开获取。澳大利亚天主教大学(Australian Catholic University)《记录 策》(Records and Archives Management Policy)提供了与学校战略规划相一致的信息管理框架[11],认为存储、检索和管理学校各种活动所产生的、电子的或纸质的记录信息,对学校的发展至关重要,一个好的记录管理系统是高校透明与责任担当的基础,有必要开发相应的信息系统以存储、处理并提供获取档案记录信息。卧龙岗大学(University of Wollongong 的《档案政策》(University Archives Policy)规定[12],档案馆的职责之一是根据相关立法及档案标准或指南,提供专业化的档案管理与参考咨询服务,方便员工及相关用户获取大学及其他档案信息以支持大学的教学与研究活动。

2.4 加拿大

《阿萨巴斯卡大学档案政策》(Athabasca University Archives Policy 的目的之一是为未来决

策的连续性提供必要的信息支持,档案馆应当根据地方信息自由法及隐私保护法提供官方档案记录的获取,接受档案信息及记录的各种需求,为教职员工及公众使用档案信息资料从事研究提供定期的参考咨询服务 13]。卡尔顿大学(Carleton University 《机   策》(Corporate Records and Archives Policy)提出[14],信息是机构的资产,大学记录是管理、证据和历史信息的重要来源,档案政策的目标之一是保档案记录信息的可获取并应用于大学的决策,档案馆应基于信息自由法的规定支持信息获取申请。皇后大学(Queens University)认为[15],安大略省的大学受到地方信息自由与隐私保护法(Ontario Freedom of 80- -Information and Protection of Privacy Act)的制约,因而应当按照法律要求提供大学档案信息的公开获取。西安大略大学(University of Western Ontario 《记录与档案政策档案》(University Records and Archives Policy)提出[16],档案馆应当协助并推动大学各类记录的生成、接收、利用与维护的高效率及有效的管理,并按照大学《信息获取与个人隐私保护指南》(Guidelines on Access to Information and Protection of Privacy)及其他法律要求,促进档案记录信息的公开与使用,有益于师生、研究者及公众的研究或参考利用,并为学校决策与 accountability 提高必要的信息支持。渥太华大学(University of Ottawa)编制的一系列政策(按数字编号)中,第 23 号是档案政策,其中规定档案馆应实施有效的信息管理、提供信息管理培训,确保档案信息有效传递给学术机构、行政机构、公众及其他利益组织,并根据第 11 号和第 90 号政策为研究者提供参考服务,确保其获取档案信息[17]。

3 的启示

3.1 大学决策中档案信息的价值认知由于数字信息的海量化及易删除等特征,如果不加以档案化保存,将严重影响未来的大学决策[18]。因而,发达国家大学普遍认为,应当在法律允许的范围内,最大程度地支持用户的信息需求,促进归档的行政管理信息的自由获取与利用[19]。相对来说,我国大学档案馆对档案信息的价值认知程度尚有待提升。

3.2 大学档案政策的制定与引导

发达国家大学普遍制订有效的档案政策,尤其是有关数字信息的档案政策,引导员工的档案信息价值理念,通过有效的教育手段,指导员工的档案信息活动实践[20]。实际来看,在计算机操作环境下,电子邮件通讯、大学诸多委员会或工作组的工作文件、邮件组中的讨论、员工的记录信息等,是很容易发生流失的,需要政策的规范与引导。我国《高等学校档案管理办法》由 2008 9 1 日起施行,其中规定高校档案机构的管理职责之一是:编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源。另外值得注意的是,国内已有研究者提出应建立与信息权利保护相适应的档案开放与开发政策体系[21]。但从国内高校网站的调研结果看,我们尚难以找到成型的大学档案政策文本,这无疑影响了档案信息的公开与利用。3.3 大力开发应用数字机构存储库国外大学档案馆追求信息管理机制创新,大力开发与应用数字机构存储库(Digital Institutional RepositoryDIR),并培训各类管理及教学人员应用DIR 系统获取与保存每天产生的大量办公业务的数字信息,档案馆则作为中心 DIR 汇集各方信息。所谓大学的数字机构存储库,即是获取并保存大学智力产出的数字化集合[22]。目前最常用的机构存储库系统是 DSpace,它可以存储文本、音频、视频、图像及实验数据集等,并给定归档信息一个 URL 地址或网页地址,这一地址并不会因为档案格式转换而变化[23]。国内已有研究者基于档案馆资源及其提供利用的特性,探讨以 DSpace 软件为基础构建档案馆机构仓储的可行性和优势,试图对高校档案收集和馆藏资源的存储、查询及提供利用等提供借鉴[24.

3.4 保证档案信息的公开与可获取性

档案工作的终点是促进利用,档案管理者的职责是开放各类研究财富,不仅是积累和保存文献资料,而且应当使其可获取[25];因而,档案管理者应当尽力合法、合乎伦理地促进、方便、支持各类用户的利用[26],在履行记录保存职责的同时有责任确保公共物品的开放获取[27]。事实上,在发达国家,大量的档案记录已被公共官员、企业 CEO、大学管理者、宗教领袖等出于公共利益而加以利用[28]。随着互联网的广泛应用,大学内提供信息的机构越来越多样化,这彻底改变了有关大学行政管理、学术研究等方面记录的信息提供者和信息搜寻者的关系,但相对于大学中其他起到维系组织记忆功能的相关信息机构(计算中心、政策分析中心等)而言,档案馆具有独特的保存校方官方记录的使命和功能[29]。然而,大学各类档案信息在保存的同时,就应当充分考虑到它的可获取性,以便用户的检索与利用。在信息化网络化环境下,档案管理者不应仅是单纯的记录保管人,而应融入学校管理大环境,应当致力于介入信息政策的制订过程,发挥相关专业领域的信息解译者和信息合成者的作用,而一旦丧失这种能力,将会损害大学的档案工作计划与方案[30]。发达国家大学档案政策中大都有鼓励档案信息公开与获取的条款,这对我国大学档案馆从封闭走向公开具有一定的启示意义。* 本文系 2010 年度教育部人文社科规划项目境外学术交流81- -《档案学研究》 2012 年第 6 期“ 西 ”(10YJA870034)的系列研究成果之一。

 

马海群 (黑龙江大学信息资源管理研究中心 哈尔滨 150080

 

1 陈祖芬.档案开放政策理论与实践现状及学者的责任[J].海峡科学,201011):124-125.

2 Jennifer DunnametcUniversity Information AssetsReDefining the University Archives in a Digital Age. August 232005.2012 -04 -30.http//conservancy.umn.edu/bitstream/5513/2/digital.pdf.

3 Ohio Northern University. Archival Policy.2012-04-10.http//www.onu.edu/academics/heterick_memorial_library/primary_links/onu_history_/_archives/university_policies.

4 Tufts University. University Records Policy.2012-04-20.http//sites.tufts.edu/dca/records-management/records-policies/university-records-policy/. 5 SAA.Guidelines for College and University Archives.2012 -04 -20.http//www.archivists.org/governance/guidelines/cu_guidelines.asp.6 Brunel University.University Archive Policy.2010-04-25.h ttp//www.brunel.ac.uk/services/archives- manage ment/university-archive-policy.

7 University Archives Centre. Collection & Disposal Procedures.2010-04-25.http//www.lsbu.ac.uk/about/documents/CollectionDisposalProcedures.doc.

8 University Archives Centre. Access Procedures.2010-0 4 -25.http//www.lsbu.ac.uk/about/documents/accessprocedures.doc.

9 University of Leicester.Archives Policy.2012-04-26.http//www2.le.ac.uk/library/downloads/UoL_Archives_Policy_V1.pdf.

10 Australia National University.PolicyRecords and ArchivesManagement.2012-04-26.http//policies.anu.edu.au/poli

cies/records_and_archives_management/policy.

11 Australian Catholic University.Records and ArchivesManagement Policy.2012-04-28.http//www.acu.edu.au/__data/assets/word_doc/0020/171416/Records__and-__Archives_Policy.doc.

12 University of Wollongong. University Archives Policy.2012 -04 -28.http//www.uow.edu.au/about/policy/UOW026948.html.

13 Athabasca University.Archives Policy.2012-04-30.http//www2.athabascau.ca/secretariat/policy/archives/policy.htm.

14 Carleton University.Corporate Records and ArchivesPolicy.2012-04-30.http//www2.carleton.ca/secretarat/ccms/wp-content/ccms-files/Corporate-Records-andArchies-Policy2.pdf.

15 Queen's University. Queens Archives and the Freedom of Information & Protection of Privacy Act.2012 -04 -30.http//archives.queensu.ca/about/foipp.html.

16 University of Western Ontario. University Records and Archives Policy. 2012 -04-30.http//www.uwo.ca/univsec/mapp/section1/mapp130.pdf.17 University Of Ottawa. Policy 23.2012- 05- 01.http//web5.uottawa.ca/admingov/policy_23.html.

18 Jennifer DunnametcUniversity Information Assets Reefining the University Archives in a Digital Age.August 232005.2012 -04 -30.http//conservancy.

umn.edu/bitstream/5513/2/digital.pdf19 Mark A. Greene. The Power of ArchivesArchivists

Values and Value in the Postmodern Age J. The American ArchivistVol.70Spring/Summer 2009):17-41

20 Jennifer DunnametcUniversity Information AssetsRe -Defining the University Archives in a DigitalAge. August 232005.2012-04-30.http//conservancy.umn.edu/bitstream/5513/2/digital.pdf

21 马红等.档案开放与开发政策框架:梳理、述评与设计[J].浙江档案,20096):18-22.22 Raym Crow. The Case for Institutional RepositoriesA SPARC Position Paper.2012 -05 -01.http//www.arl.org/sparc/IR/ir.html.

23 David Talbot. The Fading Memory of the State. Technology ReviewJuly 200544-49.

24 陆懿琦,陈华新. 基于 DSpace 的高校档案管理系统[J].档案与建设,20092):15-18.25 Theodore R.Schellenberg.The Management of Archives.

New YorkColumbia University Press1965108.]

26 Mark A. Greene. The Power of ArchivesArchivistsValues and Value in the Postmodern Age J. TheAmerican ArchivistVol.70Spring/Summer2009):1741.

27 Randall C. Jimerson. Archives for AllProfessionalResponsibility and Social Justice J.The AmericanArchivistVol. 70Fall/Winter 2007):252-281.

28 Randall C.Jimerson.Embracing the Power of ArchivesJ. The American ArchivistVol.70Spring/Summer2006):19-32.

29 Willian E.Brown and Elizabeth Yakel.Redefining theRole of College and University Archives in the Information Age J.American ArchivistVol.59Summer

1996pp272-287.

30 Willian E.Brown and Elizabeth Yakel.Redefining the Role of College and University Archives in the Information Age J.American ArchivistVol.59Summer

1996pp272-287.

 

地址:山东青岛经济技术开发区前湾港路579号山东科技大学行政楼二层201室
邮编:266590    传真:0532-86057001
版权所有:山东科技大学档案馆    制作维护:放飞网络工作室