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摘自:中国档案2012年第6

中国人民大学信息资源管理学院课题组于2010年对全国30个省级档案馆和16个副省级档案馆接收和管理电子文件情况进行了问卷调查。调查数据显示,共有26家档案馆已经接收电子文件,从文件数量来看,少则151件,多则711万多件。虽然部分地区的电子文件中心也在发挥作用,但从调查数据中可以看出,尚有许多电子文件流失于无形之中,这与缺乏操作性较强的电子文件保管期限表具有一定关系。此外,如此之多的电子文件单凭人工进行鉴定,其困难是可想而知的,必须利用电子文件管理系统实行自动鉴定。电子文件鉴定的核心就是电子文件保管期限表。虽在2002年颁发的国家标准GB/T 18894——2002《电子文件归档与管理规范》中明确规定:电子文件保管期限的划分工作,参照国家关于纸质文件材料保管期限的有关规定执行。但是,这并不等于可以简单搬用。电子文件的“职能鉴定论”、电子文件鉴定的自动化和前端控制等现实需求,都迫切需要一个十分详细的电子文件保管期限表。2006年经全面修订并发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中有许多条款,对于计算机应用系统来说过于笼统,难以理解,必须进一步细化,以形成专用的电子文件保管期限表。

电子文件保管期限表制定原则

鉴于电子文件数量浩大、保存成本较低和鉴定紧迫性的实际,学术界公认采用宏观职能鉴定法则实施鉴定,即依据形成机构职能活动的重要程度,来判定电子文件价值的大小。各个单位应依据自身实际,把握好通用与具体的关系,制定系统、全面、可操作性强的电子文件保管期限表。

1.兼容性原则

电子文件是文件的一个种类,与传统纸质文件相比,只是在载体和形式上有所变化,因而应遵循基本的档案管理原则和理论,即电子文件保管期限表与纸质文件保管期限表应在总体上保持一致。具体来说,可以依据纸质文件保管期限表,将相应条款细化,必要时,可增补条款,制定囊括所有电子文件的保管期限表。此外,电子文件保管期限表应遵循公认的国内外电子文件鉴定理论。

2.社会性原则

职能鉴定、宏观鉴定等理论以及电子文件资源体系建设均要求,将电子文件的鉴定放置于整个社会甚至全人类的时代背景下进行考量,全面、历史地衡量电子文件价值,考虑电子文件保管期限。电子文件鉴定工作要与产生电子文件的各项社会管理活动无缝衔接,紧密融入社会各项管理活动中。

3.动态性原则

鉴于电子文件保管期限表主要依赖应用系统发挥作用,其动态性显得尤为重要。档案部门应根据机关工作计划,及时调整应用系统中的保管期限表,将没有纳入保管期限表或不够明确的条款加以增补或修改。如突发性事件处置文件的保管期限判定。

4.效益性原则

虽然当前电子文件的存储设备费用不高,但是由于电子文件几何级的增长速率,由此而带来的附属设备开销、人工维护费用、信息安全与数据保护责任等的增加,也是不容忽视的。此外,庞大的数量无疑会降低电子文件检索效率。因此,电子文件保管期限表的制定需认真考虑效益性原则,不能良莠不分。

5.可自动化表达原则

电子文件的前端控制,要求电子文件管理系统必须能够依据电子文件保管期限表进行鉴定,即电子文件保管期限表的判定项目名称、条件、保管期限等必须表述清晰,可以用计算机能够理解的表达式进行描述,或者利用样本通过机器学习的方法,实现计算机的决策功能。

电子文件保管期限表制定路线

在认真、系统分析纸质文件保管期限表的基础上,准确把握立档单位的电子文件构成状况,并由此建立科学而实用的电子文件保管期限表,力求将每一份有价值的电子文件保存下来。

1.准确把握电子文件“家底”

主要是摸清机构(或个人)所产生和使用的电子文件情况,要将机构所有职能部门的电子文件涵盖进来,包括各种类型电子文件的内容、来源、管理、和利用情况。首先,要根据机构职能性质,了解其主要活动、重要工作内容和工作程序;其次,依据工作流程,找准电子文件的生成节点;再次,对已经生成和可能生成的电子文件以及所使用的电子文件进行详细列表登记。在扎实搞好统计的基础上,对不同部门产生的各种电子文件进行科学分类。

2.查看是否有影响电子文件保管期限的标准或规定

一些电子文件的保管期限可能会受到相关业务法规或标准的影响,比如医疗电子文件、合同电子文件、诉讼电子文件和财经电子文件等,往往会有法律条款或制度规定这些电子文件的保管期限,譬如许多情况下,这些要求会依赖于特定事件,如“结案后若干年”。

3.考察电子文件(或电子文件与纸质文件)之间联系

档案管理原则告诉我们,文件之间的联系会影响到电子文件的价值。也就是说,某些电子文件会因为与其相关文件的存在而提升其价值。主要考虑以下几点:是否有相关电子或纸质文件是该电子文件所在保管单位的组成部分?该电子文件是否由其他资源中的信息衍生而来?该电子文件是否是其他保管单位中文件信息的来源?

4.判定电子文件的保管期限

综合考虑法规、电子文件之间联系、社会需要、保管费用等因素,准确判定电子文件保管期限。着重考虑机关业务活动或社会再次需要的可能性,无此电子文件可能产生后果的严重性,对于将来历史研究价值或其它用途的长期保存价值和保管费用等。考虑这些电子文件是否为重份文件?是否可以帮助说明和利用其他电子文件?是否为一个更大保管单位的组成部分?依据相应法规这些电子文件应保存多久?为区分责任这些电子文件应保存多久?

5.广泛调研和征求意见

邀请电子文件可能的用户参与电子文件保管期限表的制定,包括潜在用户和电子文件管理部门。从三个体系建设的大局出发,从建设档案强国的目标着手,本着服务民生的现实需要,广泛征求意见,再次审视电子文件保管期限表,验证其是否完整涵盖立档单位全部电子文件,努力使各类有价值的电子文件保存齐全。

6.电子文件保管期限表的机器表达

依据电子文件保管期限表,建立机器可以理解和执行的决策规则集和条件集,在实验的基础上,不断改进表达方法和提高决策准确率,直至电子文件管理系统可以准确地判定所捕获电子文件的保管期限。

电子文件保管期限表内容构成

电子文件保管期限表的每一项均应包括待处置资源、保管期限、处置措施、处置条件和理由等。待处置资源即指需判定保管期限的电子文件。处置措施包括:保存至指定日期;长期或永久保存;在指定日期进行销毁;在指日期进行移交。时间可以是一个明确的时间段或日期,也可以是等待特定事件(如合同签署)触的不确定时间段。处置条件可理解为特定事件触发,或者是特定时间限制。处置理由一般是依据相关法规和标准,或者是预测。从总体上来说,电子文件保管期限表应由归档范围、保管期限和不归档范围三大部分组成。

1.归档范围

《电子文件归档与管理规范》对电子文件归档范围分有相应纸质文件、无相应纸质文件以及网络系统电子文件三类情形进行了表述。对于记录了重要文件的主要修改过程和办理情况,有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留;当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时,应随时对电子文件进行备份,存储于能够脱机保存的载体上;对在网络系统中处于流转状态,暂时无法确定其保管责任的电子文件,应采取捕获措施,集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中,以防散失。

必要时,应包括元数据、相关应用系统软件。例如用于维护信息系统完整性和安全性的日志,这些日志记录内容包括访问源地址、目标地址、用户身份、访问对象数据、用户权限、应用系统和数据库等,应视情况确定其保管期限。

2.保管期限

保管期限取决于电子文件内容、性质、目的,主要基于其政治、法律、经济、管理和历史价值。机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。必要时,经获得批准后,可对定期年限进行适当调整。鉴于国家服务民生、强调大资源体系建设战略,对于事关百姓切身利益的相关电子文件也应慎重判定其保管期限。

3.不归档范围

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中对不归档范围进行了阐述,除重份文件外皆是上级、下级或同级机关形成的没有重要价值的文件。这同样也是电子文件不归档范围的总体描述。如果文件不在保管期限表条款之列,形成单位认为需要销毁时,应向档案主管部门递交专门的申请表,获准后方可处置。对于归档范围、不归档范围进行表述时,应努力对应到具体的电子文件,确实使每一份电子文件都有对应的保管期限值(或不归档),这对于一个具体立档来说是可以实现的。

南京政治学院上海分院 王大青

参考文献

1.Model Requirements for theManagement of Electronic Records[S].2ndedition, 2008. http://www.cornwell.co.uk/moreq.html

②刘越男、杨程婕、熊瑶、张喜波,我国省级、副省级档案馆电子文件移交进馆及管理情况调分析,《档案学通讯》,20114

 

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