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各校区管委,各部门、各单位:

  《山东科技大学声像载体档案工作规范》已经学校研究同意,现予印发,请认真遵照执行。

  特此通知

  附件:山东科技大学声像载体档案工作规范                                      

                                                山东科技大学

                                            二○○八年五月五日

 

山东科技大学声像载体档案工作规范

  为了提高我校声像载体档案(以下简称声像档案)工作的质量和管理水平,充分发挥其作用,更好地为学校教学、科研、管理工作服务,特制定本规范。

  本规范根据《中华人民共和国档案法》,中宣部、国家档案局关于印发《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》的通知(有关声像档案部分),原国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》及《非书资料著录规则》等法律、法规的精神,结合我校实际情况制定。

   一、基本原则

  1、声像档案是指反映学校教育活动和历史发展,具有保存价值的各种以声音、画面影像等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料。

  2、声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同,必须遵循声像载体的特点和规律,进行特殊整理和特殊管理。

  3、声像档案必须实行集中统一管理,以确保档案的完整、准确、系统和安全,便于开放利用。

  4、声像档案工作必须纳入学校党政、教学、科研、学团、外事等有关部门的管理制度中,与各项管理工作紧密结合,实行制作工作和建档工作同步管理。

  5、要实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变,逐步采用计算机管理手段,开发声像档案信息资源,为提高我校的教学、科研和管理工作水平服务。

  6、声像档案工作应列入学校的发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。

  二、归档范围的确定

  1、确定的原则

  ⑴归档的学校各项活动中形成的、或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

  ⑵归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程,保证完整、准确、系统。

  ⑶归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律,保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系,注意其成套性特点。

  2、归档的主要内容和重点

⑴归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体三个方面,具体范围见《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》。

    ⑵归档的重点是学校各项活动中直接形成的声像载体材料,尤其是声像载体材料的原件。

  3、不归档的文件材料

  ⑴不能反映学校工作、活动的声像材料。

  ⑵声音或画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料。

  ⑶重份声像材料。

  三、部门立卷和归档流程

  1、形成积累

  ⑴宣传部、现代教育中心和其他声像材料形成部门,均为立卷单位,分工归口立卷。

  ⑵声像项目负责人、编导和其他制作人员,要按分工认真做好制作记录,制作工作结束后,按归档要求向本单位档案工作人员移送全套案本。

  ⑶本单位档案工作人员对收集上来的声像载体材料,按规定程序进行系统整理后向学校综合档案室移交。

  2、整理组卷

  ⑴立卷原则

  根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点,分类组成保管单位。对单件的声像载体材料,要附以文字说明;对同一载体多项内容的,采用按主题内容逐一著录的方法;对同一内容、多载体合成的档案,应注明参见号,既保持声像档案的原始顺序,又凭借著录,保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

  ⑵立卷分类

  ①按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。

  ②纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。

  ③声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。

  ④同一类型的声像载体材料又可按幅画尺寸再细分。

  ⑶立卷分工

  ①制作项目文件材料和声像制品,由制作项目单位或个人立卷归档。

  ②两个及以上单位共同制作的,由主办单位立卷归档。

  ③外单位制作的反映本校活动的声像载体材料,由主要涉及部门负责征集。

  ⑷归档材料的整理

  ①检查归档材料是否完整、准确、系统、配套,音响、画面是否清楚,对不合要求的材料,要及时进行处理。

  ②根据声像载体材料的形成规律,保持其有机联系和便于查考利用的原则,结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅,进行系统整理,组成保管单位。

  ③照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者等),其它载体形式要有相应的文字材料,包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

  ④声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应,互记参见号,声像制作的文字材料整理按《山东科技大学档案业务建设规范》第六条中“案卷的质量要求”执行。

  ⑤声像制品的装具,一般应使用原装具,经制作后的单件声像制品和照片应使用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

  3、归档验收

  ⑴声像材料形成部门应在规定时间内向学校综合档案室办理移交手续,填写移交目录一式两份,各执一份备查。

  ⑵归档的声像载体的文件材料,必须符合《山东科技大学档案业务建设规范》的案卷质量要求。

  ⑶声像载体材料归档时间为次年5月底以前。毕业生及毕业生党员照片要在当年的710日以前归档。

  四、档案的管理

  1、分类编号

  ⑴按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号

⑵按《山东科技大学档案实体分类方案》进行实体分类,编制用于档号的实体分类号。

声像档案二级类目代号:SX12    照片

                      SX13    录音带

                      SX14    录像带

                      SX15    幻灯片

                      SX16    磁盘

                      SX17    影视胶片

                      SX18    缩微胶片

                      SX19    光盘

  ⑶声像档案档号=年度号+声像档案分类号+保管单位号。

  格式如下:

 

 

 

 

 

  保管单位依不同载体而定,可以是卷、册、盒、盘,也可以是张、件。保管单位号依载体代号(代码)流水。年度号用声像档案形成的自然年度。

  2、编目

  ⑴对接收归档的声像档案要按《山东科技大学档案实体分类方案》编写档号,编制案卷目录。

  ⑵制作声像档案目录,按不同载体档号先后顺序,以保管单位为对象填写,并注明相应的参见号。

  ⑶为方便查阅档案,应编制有关分类目录和专题目录。

  3、排架、保管

  ⑴按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。

  ⑵照片库房保持温度15-25℃,湿度55-65%。其它声像档案库房,应做到恒温、恒湿、清洁,温度宜18-24℃,相对湿度宜35-45%,要有专用的设备和必要的保护措施,要避开30奥斯特以上的磁场。库房要有“九防”(防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫及防污染)措施。

  ⑶要定期对照片、底片进行检查,有发黄、发霉、变质等现象,要及时进行清洗和技术处理。

  ⑷录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带,并马上入盒,以防止污染。要定期进行检查,如发现变形断裂、磁粉脱落等现象,应及时进行补救。

  ⑸声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料,在保管一定时间后,应转录复制。

  ⑹母带(片)与复制带(片)保管方法一致。母带(片)必须专柜保管,并特别标明。

  4、鉴定与销毁

  按《山东科技大学档案业务建设规范》第九条执行。在销毁的方式上,应注意按照不同载体声像材料的性能,采用不同的销毁方式,如洗掉、去磁等。

  5、统计

  按《山东科技大学档案业务建设规范》第九条执行。

  五、档案的开发利用

  1、检索工具的编制

  ⑴按载体制成材料和载体规格编制载体检索目录。

  ⑵按《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》编制主题检索目录。

  ⑶按《中国档案分类法——教育档案分类表》编制分类检索目录。

  ⑷编制检索到题名、内容的著录卡片,全面标引声像制作、载体及内容。

  2、借阅

  ⑴建立借阅制度,明确借阅声像档案的审批权限、期限、对象、数量、手续等。

  ⑵如需借出抄录、复制,须经有关领导批准。

  ⑶档案借阅或归还时,要认真进行清点、检查,利用者要在借阅登记薄上登记。

  ⑷母带(片)一般不外借,特殊情况需按有关规定办理手续。

  六、档案工作人员岗位责任制

1分管档案工作的校领导职责

⑴加强对声像档案工作的指导、监督,把声像档案工作纳入学校档案工作发展规划,并列入工作议事日程。

⑵关心声像档案的建设与发展,加强声像档案库房建设,从人力、物力、财力上给予支持,逐步改善工作条件,使声像档案工作能与学校各项工作协调发展。

⑶关心档案人员的工作情况以及其待遇等。

  2、声像档案形成部门负责人职责

  ⑴贯彻执行上级有关声像档案工作的指示、规定,制定本部门声像档案工作的规划和制度,并组织实施。

  ⑵对本部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、指导,确保声像档案材料的完整、准确。

⑶负责声像材料的鉴定工作,可按规定销毁已无保存价值的声像材料。

⑷严格执行保密制度,维护声像档案材料的完整和安全。

  3、声像档案形成部门档案工作人员职责

  ⑴在部门负责人领导下,监督、指导、协助具体工作人员做好声像材料的平时积累工作,接收本部门人员提交的声像材料。

  ⑵将接收来的声像材料进行检查,确保完整、准确、系统、组卷符合要求。

  ⑶将收集并整理好的声像档案及时向学校综合档案室移交归档。

  4、学校综合档案室声像档案管理人员职责

  ⑴熟练掌握声像档案管理的规范要求,对声像档案形成部门的相应工作进行检查、督促与指导。

  ⑵严格执行保密制度,维护声像档案的完整和安全,并积极做好“九防”工作。

  ⑶编制适用的检索工具,为利用者提供优质服务。

 

 

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