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为了加强我校党群、行政类档案(以下简称党、政档案)工作的业务建设,逐步实行我校党、政档案工作的规范化,不断提高科学管理水平,更有效地为学校工作服务,特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》,国家档案局《机关档案工作业务建设规范》,国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》及GB3792·5-85《档案著录规则》、GB9705-88《文书档案案卷格式》、《文书档案案卷质量标准》等法律、法规、规章、标准,结合我校实际情况制定。

本规范规定了本校党、政档案工作的基本原则,归档范围的确定,文件材料的部门立卷和归档流程,党政档案的管理,档案的利用及各级岗位责任制。

一、党、政档案工作的基本原则

1、凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料,均属党、政档案。

2、党、政档案必须集中统一管理,确保其完整、系统、准确和安全,便于档案的开发利用。

3、党、政文件材料严格实行文书处理部门立卷归档制度。

4、党、政文件材料的归档工作应实行三纳入,即纳入学校各部、处、院、系、所、中心、直属单位等的计划、规划,纳入管理制度.纳入管理人员的职责范围,做到四同步管理:布置、检查、总结、验收各项工作时。要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

5、学校各有关单位要有一位负责人分管本部门的档案工作,并确定适当的专(兼)职档案人员,协同校档案部门认真做好党、政档案的收集、整理、立卷归档工作。

6、要逐步采用先进的管理技术手段,大力开发档案信息资源,充分发挥党、政档案的作用。

二、归档范围的确定

1、确定的原则

(1)归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考、凭证作用和研究价值。

(2)归档的党、政文件材料必须反映学校党、政部门职能活动的全过程.保证其完整、准确、系统。

(3)归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此之间的有机联系,照顾不同部门的不同特点。

2、归档的主要内容和重点

(1)归档的主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委四个系统的内容,具体范围见《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》。

(2)归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位的来文、来电。上级来文中应以针对本校的指令性、指导性文件为主。

3、不归档的文件材料

(1)上级机关普发的仅供查阅、不办的文件材料;

(2)上级机关发来的供工作参考的抄件;

(3)上级机关征求意见未定稿的文件;

(4)重份文件;

(5)无查考利用价值的事务性、临时性文件:

(6)未经会议讨论,未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿,铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)

(7)从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;

(8)无特殊保存价值的信封,一般性表态,询问一般性问题,提出一般性建设性意见的人民来信;

(9)学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;

(10)本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料可作为人物档案收集归档;

(11)为参考目的从各方面收集的文件材料;

(12)非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

三、党、政文件材料的部门立卷和归档流程

1、形成积累

(1)校各形成党、政文件材料的有关部门均为立卷单位,分工归口立卷。

(2)每一个立卷归档单位的专、兼职文书处理或档案人员,平时要根据本单位历年文件材料形成规律与特点,按文书处理制度做好文件材料的收集工作,按照《山东科大各类档案归档范围及保管期限表》中党、政档案的规定分别归卷。

2、立卷

(1)立卷原则

文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面地反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。

(2)立卷分工

1)中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府,国家教委,煤炭部以及国务院其它有关部、委下达的文、电材料,综合性的,由党办、校办立卷归档,专业性或具体行业性的,由各承办单位立卷归档。

2)以党委、学校名义代为行文,有党办、校办分别立卷归档。以部门名义的发文有各部门立卷归档。各发文均保存两份正文。

3党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、常委扩大会、办公会所形成的材料,由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义交办的全校性的专门会议、干部会议所形成的材料,由主办单位立卷归档。

4)校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件,由党办或校办立卷归档;请示报告的原稿及批转、批复的复制件,则由报文单位立卷,在本单位归档存查。

5)两个以上的单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档,非主办单位只保存复制本,留存本单位。

6)各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交学校档案部门保存.任何人不得带入其他单位。

7)重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档。

(3)立卷程序

分类包括分年度、分问题、分期限。将文件按其形成或针对的年度分开,按其内容反应的问题、事物分开,按照规定的不同保管期限分开。具体按《山东科大档案业务建设规范》第六条中案卷的质量要求及《山东科大各类档案归档范围及保管期限表》执行。

(4)立卷分类

1)立卷组合的基本要求

立卷组合一般应以问题为主,兼顾其他特征,使之联系紧密。

2)立卷组合形式一般按下述内容和顺序进行:

会议文件按会议的届次组合,根据文件数量,可以一会一卷、一会数卷或数会一卷;

非诉讼案件材料,按立案问题或人头组合.可以一案一卷或一案数卷;

人民来信材料可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合;

统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量可组成一卷或数卷;

学校管理和业务活动中形成的业务文件、调研材料等一般按单一问题组合;

工作计划、总结等文件一般可按责任者或名称组合,简报按名称或期号组合;

简报按名称或期号组合。

其它文件材料可按照特殊的形式组合。

(5)文件材料归卷后,要进行卷内文件材料排列、修复整理;编页号;填写卷内文件目录;填写卷内备考表;案卷装订;拟写案卷标题。具体按《山东科技大学档案业务建设规范》第六条中案卷的质量要求完成立卷。

3、归档验收

文书立卷部门整理好案卷,校档案馆人员检查合格后,填写移交目录,在次年五月份以前,双方履行签字盖章手续,办理移交,并各持一份存查。

四、党、政档案的管理

1、分类编号

(1)按《中国档案分类法--教育档案分类表》分类标引,给出检索分类号。

(2)根据《山东科技大学档案实体分类方案》进行实体分类,编制用于档号的实体分类号。

(3)党群(行政)类档案档号=年度号十党、政档案分类号+案卷号

其模式如下:

山东科技大学党群、行政类档案工作规范

案卷号按最下位类目流水。年度用自然年度。

2、编目

(1)校档案馆对接收的案卷要按《山东科技大学档案实体分类方案》编号、编制党、政档案案卷目录。

(2)依据GB39725—85《档案著录规则》,对每个案卷进行填写案卷级和文件级著录卡标引卡片,作为手工检索和计算机采集卡使用。

(3)为了方便调阅档案,应编制全引目录、分类目录、专题目录、主题目录、字号索引、文件卡片、人名卡片作为检索工具。

3、排架、保管

(1)将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下,从左至右竖立排放。具体排架方法案《山东科技大学档案实体分类方案》执行。

(2)与文件材料配套的特殊载体记录的党、政档案,按《山东科技大学声像载体档案工作规范》的有关条款处理。

(3)保管要求按《山东科技大学业务建设规范》第八条执行。

4、鉴定和销毁

按《山东科技大学业务建设规范》第八条执行。

5、统计

按《山东科技大学档案业务建设规范》第九条执行。

五、党、政档案开发利用

1、借阅

健全借阅制度,规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。

档案查、借、归还时,由利用者和档案部门共同清点检查,并在档案查阅或借阅登记簿上登记,借出档案要从严掌握、定期催还,需续借者,应重新办理借阅手续,对无故逾期不还者,应停止其借阅。如果发现档案损坏或丢失.根据有关规定,区别不同情况.对责任人员严肃处理。

对离校及退休人员,在办理调离手续前.必须还清所借档案。

2、根据工作需要.编制配套的检索工具、参考资料,配备复制设备,为使用者提供方便。

3、对党、政档案进行加工汇编工作,编制全宗介绍、组织机构沿革、基础数字汇编等。

4、结合我校实际情况,创造条件,逐步应用现代化管理手段进行档案资料的检索、汇编,提高开发利用档案的能力。

六、党、政档案工作岗位责任制

1、分管党、政工作的校领导职责

(1)组织学习、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针、政策和法规,把党、政档案工作列入计划,纳入学校议事日程,在经费、库房、设施和人员配备等方面提供条件。

(2)定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。

2、党、政部门领导职责

(1)将党、政档案工作列入本单位的工作计划、规划。

(2)做好对党、政档案的业务监督、指导、检查工作,保证归档案卷的质量。

(3)对本部门专(兼)职档案人员的工作提供必要的工作条件,切实帮助他们解决工作中的实际困难。

3、各立卷部门专(兼)职档案员职责

(1)坚持平时立卷,根据本部门不同种类文件材料形成的特征,制定其案卷类目,合理分类存入.便于利用和立卷归档。

(2)负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作,保证归档文件材料的完整、准确、系统。

(3)归档案卷做到组卷合理、编写页号准确、案卷目录填写清楚;案卷标题简明扼要。

(4)主动接受校档案部门的精心指导和督促检查,按规定时间向校档案部门归档。

(5)积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。

(6)注意文件材料的安全和保密工作。

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