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为了加强我校教学类档案(以下简称教学档案)工作,充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用.提高教学档案的质量和水平,逐步实现教学档案的标准化、规范化和现代化,特制订本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》,国务院批准的《科学技术档案工作条例》,国家教委、国家档案局教办(8616号文件,《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》及GB3792·5-85《档案著录规则》、GB9705-88《文书档案案卷格式》、CT/T11822--89《科学技术档案案卷构成的一般要求》等法律、法规、规章、标准,结合我校实际情况制定。

本规范规定了本校党、政档案工作的基本原则,归档范围的确定,文件材料的部门立卷和归档流程,教学档案的管理,档案的利用及各级岗位责任制。

一、教学档案工作的基本原则:

1、凡是在教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

2、教学档案是衡量院校教学管理水平和教学质量的重要标志之一,是学校档案的主体、核心和重点。

3、教学档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。我校对教学档案中的少数不属永久保存的类目,入本科生毕业论文,实习报告等科由系保存,学校档案部门只按一定比例择优接收。

4、教学档案是教学管理的重要组成部分,应实行三纳入四同步,即纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审,鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;授予学位.上报评审材料与档案部门出具归档证明同步。

5、各级教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应专(兼)职档案干部,统一管理本部门、本系统的教学文件材料,并按期向校档案馆办理移交。

6、努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变,分散管理向集中统一管理转变,手工管理向现代化管理转变,逐步参与教学管理,努力为教学管理教改及教学业务工作起到参谋与信息咨询作用。

7、要把教学档案工作列入本校教育发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证,每年从教学经费中拨给一定数额,作教学档案工作经费。

二、教学档案归档范围的确定

1、确定的原则:

(1)归档的教学管理和教学实践活动中形成的文件材料.必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(2)归档的教学文件材料.必须反映教学管理、教学实践活动的全过程.保证完整、准确、系统。

(3)归档的教学文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

2、归档的主要内容和重点:

(1)归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面,具体范围见《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》。

(2)归档的重点是本校教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

3、不归档材料

(1)上级有关教学的普发的(非专指高校),不办的文件;

(2)上级有关教学的未定稿的文件;

(3)充分文件;

(4)无查考利用价值的事务性.临时性文件;

(5)非隶属单位抄送的不需办理,也无参考价值的文件;

(6)校内其他单位发来的文件;

(7)与校外单位交换来的材料;

三、教学文件材料的部门立卷与归档流程

1、形成与积累

(1)每年新学年开始后,由分管教学工作的校长在向各院、系、处、部布置新学年工作时,同时向院、系、处布置形成积累教学文件材料的任务。

(2)教务部门会同校档案馆向各系(处)发放各种教学文件材料表格,学籍登记表(卡),积累永卷宗(袋)等。

(3)系(处)兼职档案员按文件材料分类表分别积累文件材料,并定期进行整理。

(4)档案馆随时了解、督促、检查、指导专()职档案员做好文件材料的积累工作和整理工作。

(5)归档的教学文件材料必须字迹工整、格式统一,签字手续完备。

(6)教学档案管理文件除本校发文档归档二份,其余一般归档一份,重要的教学文件(研究生论文专著、优秀教材等)除原稿外,可根据我校实际情况,酌加副本。

2、整理组卷

(1)坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,由各院、系、所或教学管理部门的专()职档案员负责将积累的文件材料向档案部门归档。

(2)根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用.同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,每卷超过200页。也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一,文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

(3)凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的,如专著、论文已归入出版类,科研成果已归入科研类,应在卷内目录中注明相应类目的档号。

(4)文件形成部门提出每个案卷的密级会同校档案馆确定。

(5)具体组卷按《山东科技大学档案业务建设规范》第六条中案卷的质量要求执行。

3、归档验收

(1)由归档人员填写归档说明书,说明书放在第一卷卷内目录之前。

(2)移交档案时交接双方必须当面验收,检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求,标题是否确切,凡不符合规定要求者.接收人应拒绝接收,并限期改正补交。

(3)教学综合管理文件次年5月底前归档,其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业),当年12月底前一次性归档。

四、教学档案的管理

1、分类编号

(1)按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检查分类号。

(2)根据《山东科技大学实体分类方案》进行实体分类,编制用于档案号的实体分类号。

(3)教学档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号

模式如下:

山东科技大学教学类档案工作规范

案卷号按最下位类目流水。

属于教学管理内容的采用自然年度,其余可采用教学年度。设计学籍问题的,可采用毕业时的年度()。

2、编目

(1)按照GB39725—85《档案者录规则》,编制教学类档案卷级、文件级著录卡,作为手工检索和计算机采集卡使用。

(2)登记教学档案目录,按档号顺序,以案卷为对象填写。

(3)编制各种分类目录和专题目录,积累到一定程度后,打印汇编出版。

(4)逐步将编制的教学档案数据输入计算机数据库,逐步实现与本系统的信息库联网。

3、排架、保管

(1)按档案顺序排架。

(2)保管要求按《山东科技大学档案工作业务建设规范》第八条执行。

(3)与文件材料配套的特殊载体记录的教学档案,按《山东科技大学声像载体档案工作规范》有关条款处理。

4、鉴定和销毁

按《山东科技大学档案工作业务建设规范》第九条执行。

5、统计

按《山东科技大学档案工作业务建设规范》第九条执行。

6、档案的补充与修改

(1)各系、处随时将收集到的教学文件材料经整理后到档案馆补充归档,档案馆负责教学档案的人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置,并在卷内目录,交接登记表上补充填写。

(2)凡已归档的材料需要修改时,必须经所在部门主管领导批准;未经批准,不得修改任何文件资料。

五、教学档案的开发利用

1、借阅

按《山东科技大学档案工作业务建设规范》第十条执行。

2、咨询服务、报道交流

(1)根据本校教学需要,定题跟踪服务。

(2)编制书本式目录,发本单位各部门使用,并有选择地进行对外交流。

3、编辑各种形式的参考资料,如数据汇编、专题文摘、文件汇编、论文汇编、信息交流等,为领导和师生服务。

4、注意收集登记利用档案的社会效益和经济效益,并将实例汇集成册,进行宣传。

5、根据我校实际情况,积极创造条件开展复印及检索服务。

六、教学档案工作岗位责任制

1、分管教学工作的校领导的职责

(1)组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针、政策,把学档案工作列入本校工作计划,在经费、用房、设备、人员配备及档案干部的各种待遇等方面提供条件。

(2)定期检查和研究解决教学工作中存在的实际问题。

2、教学管理部门领导的职责

(1)制订和健全有关管理制度,切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中,井监督各部门执行。

(2)加强与校档案馆的联系,共同做好业务指导和监督检查工作,保证教学档案质量。

(3)对本部门管理干部和专()职教学档案员提出具体要求,并帮助他们解决一些实际困难。

3、各部门专()职教学档案人员职责

(1)做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

(2)将收集、积累的文件材料整理组卷装订,做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐、并及时向档案馆移交。

(3)做好存放在本单位的教学档案册组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

4、教研室主任的职责

(1)负责收集教研室的典型教案,具体备课记录、试题、试卷等向所在部门专(兼)职档案员移交。

(2)督促教师向档案管移交各种业务档案。

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