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为了提高我校科学技术研究类档案(以下简称科研档案)的质量和管理水平,充分发挥高校科研档案在四化建设中的作用,更有效地为学校的科学研究和社会服务,特制订本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》,国务院批准的《科学技术档案工作条例》,国家科委、国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》,国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》及GB3792.5——85《档案著录规则》、《文书档案案卷质量标准》、GB9705——88《文书档案案卷格式》、GBT11822——89《科学技术档案案卷构成的一般要求》等法律、法规、规章标准,结合我校实际情况制定。

本规范主要规定了我校科研档案工作的基本原则,归档范围的确定,文件材料的部门立卷和归档流程,科研档案的管理,档案的利用及各级岗位责任制。

一、科研档案工作的基本原则

1、凡在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属科研档案。

2、科研档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,利于开发利用。

3、科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中,与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作四同步管理。即下达计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审科技成果与档案馆出具科研课题归档情况的证明材料同步。

4、要努力实现学校的科研档案工作从经验管理向科学管理转变。并逐步采用先进管理技术手段,努力开发档案信息资源,为学校工作和社会发展服务。

二、科研档案归档范围

1、确定的原则

(1)归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(2)归档的科研文件材料,必须反映科研管理,科研项目(课题)活动的全过程,保证完整、准确、系统。

(3)归档的科研文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

(4)几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一整套档案,协作单位只保存自己所承担任务中形成的科研文件材料。

(5)与国外合作的研究课题、经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法,一般应归入外事类。

2、归档的主要内容和重点

(1)归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》。

(2)归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

(3)取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

3、不归档的文件材料

(1)上级有关科研的普发的(非专指高校)不办的文件;

(2)上级有关科研的未定稿的文件,未生效的合同、协议书;

(3)未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目;

(4)重份文件;

(5)无查考利用价值的事务性、临时性文件。

(6)非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件;

(7)与外来单位交换来的材料。

三、科研文件材料的部门立卷及归档流程

1、形成积累

(1)课题组长在制订和讨论工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。

(2)学校科研管理部门和各课题组,按各自的职责范围,分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

(3)归档的科研文件材料必须字迹工整,格式统一,图样清晰,签字手续完备。

(4)科研管理性文件材料除本校发文档归档二份,其余一般归档一份,科研报告底稿一份,原始材料全部。

2、整理组卷

(1)坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后,有本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料案要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。

(2)根据科研文件材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况,将每个研究课题文件材料进行系统整理,视其材料多少,组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料,如开题文件、论文、专著、鉴定材料,成果申报与获奖材料,科研投资与经费核算等整理组成综合卷,排放在研究课题全部案卷之首,其余材料按科研阶段依次系统整理组卷。

(3)除密可分的配套的声像载体资料外,其余均应分别组卷专柜保管,档号必须与文字材料卷保持一致,并按《山东科技大学声像载体档案工作规范》要求处理。

(4)归档前要做好鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和密级的划分的具体意见,密级分为绝密、机密、秘密三种,按《科学技术保密条例》办理。

(5)归档时要填写归档说明书,放入每个研究课题第一卷的卷内目录之前。

(6)卷内文件材料编号、整理,卷内目录与备考表的填写,案卷装订等均按《山东科技大学档案业务建设规范》第六条中案卷的质量要求执行。

3、归档验收

(1)研究课题经鉴定验收后将装订成册的案卷于次年的五月底前归档。

(2)重大科研项目的鉴定、评审工作应该有档案馆参加。

(3)归档时档案馆应进行审查、验收,并在成果登记表上签署意见,加盖档案馆专用章。凡归档不完整、不齐全者,校档案馆拒绝出具证明,科研管理部门不得申报成果。

(4)归档时要填写科研档案移交目录一式二份,连同案卷向校档案馆移交,然后经档案馆清点后,交接双方在移交目录上签字,并各执一份存查。

四、科研档案的管理

1、分类编号

(1)按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号。

(2)根据《山东科技大学实体分类方案》进行实体分类,编制用于档案号的实体分类号。

(3)科研类档案档号=年度号+科研档案分类号+案卷号。

模式如下:

山东科技大学科学技术研究类档案工作规范

2、编目

(1)校档案馆对接收的案卷在案卷封面上和卷盒脊上填写档号,也可以另行贴上注有档号的标签。

(2)登记科研档案目录,按档号先后顺序,以案卷为对象填写。

(3)编制各种分类目录,专题目录,按照GB37925—85《档案著录规则》编制课题案卷级、文件级科研档案著录卡,作为检索工具使用。

3、排架、保管

(1)按档号顺序排架

(2)与文件材料配套的声像档案,按《山东科技大学声像载体档案工作规范》有关条款处理。

(3)案卷归库后的管理按《山东科技大学档案工作业务建设规范》第八条执行。

4、鉴定和销毁

(1)由课题组、科研管理部门、校档案馆联合组成三结合小组,根据科研档案的科学价值,以及对经济建设、科技发展,社会进步的作用,进行档案价值的鉴定。鉴定包括对研究课题档案进行整体鉴定和确定每个案卷的保管期限。

(2)对研究课题档案进行整体鉴定,按课题的任务来源、意义、科技水平、经济和社会效益以及历史价值,划分重大、重要、一般三级。

1)属于重大级研究课题档案主要指:国家和各部、委下达的重要研究项目,以及重要的国际合作项目的档案;获得国家级各类成果或部、省级二等科技成果以上奖(含二等奖)的项目档案。

2)属于重要级研究课题档案主要有:国家各部门和省下达的较重要的研究项目,以及一般国际合作项目的档案;获得各部、委、省级三等以下科技成果奖(含三等奖)的档案;属国家级、部级重大研究项目,因故中断研究,但在较长时期内具有较高查考应用价值的档案。

3)属一般级研究课题的档案主要是除上述二类以外的一般性研究项目或未取得成果的科研档案。

(3)以每个案卷为单元,根据《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》,再结合不同学科专业、不同类型科研工作的特点,具体确定每个案卷的保管期限,分别划分为永久、长期、短期三种。

(4)销毁按《山东科技大学档案工作业务建设规范》第九条执行。

5、统计

按《山东科技大学档案工作业务建设规范》第九条执行。

6、档案的补充与修改

(1)已归档的科研文件材料需要修改时,必须填写修改申请单,经有关领导或部门批准同意后方可修改。未经批准,严禁修改已归档的任何科研文件材料。

(2)校档案馆对补充归档的科研文件材料及时整理编目,归入相关的案卷内。

五、科研档案的开发利用

1、努力开发利用科研档案,为提高本校教学、科研水平,提高社会效益和经济效益服务。

2、查阅档案时,认真填写科研档案查阅登记簿,利用结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》。具体按《山东科技大学档案业务建设规范》的十条执行。

3、咨询服务、报道交流

(1)了解与单位有关的技术市场动态,积极为开拓技术市场提供服务。

(2)充分发挥科研档案的法律凭证作用,为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。

4、注意收集、登记利用科研档案后取得的社会、经济效益.并将实例汇集成册,印发宣传。

5、在科研档案的利用开发中,必须严格执行国家和科技保密、专利等法规制度。

6、结合本单位管理工作现代化的进程,创造条件,逐步应用计算机进行档案材料的检索、汇编等,提高开发利用档案的能力。

六、科研档案工作岗位责任制

1、分管科研工作的校领导的职责

(1)组织贯彻国家和本单位有关档案工作的方针、政策和法规,把科研档案工作列入本单位科研工作的管理体系,在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展科研档案工作提供条件。

(2)定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。

2、科研管理部门领导的职责

(1)将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划。

(2)制定和健全有关的管理制度,把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中并督促各部门执行。

(3)要及时催促课题负责人、专()职档案员及时按规定将应归档的文件材料归档。

(4)组织参加对科研档案组卷质量及保管情况的检查。

(5)组织科研档案的鉴定和密级的确定等工作。

3、课题组长的职责

(1)主持研究课题科研文件材料的整理和归档工作,明确课题组成员形成积累有关科研文件材料的任务,指定档案负责人在课题结束后,组织收齐并系统组卷,做到归档质量符合完整、准确、系统的要求。

(2)提出科研档案案卷保管期限和密级,填写科研档案归档说明书及有关材料。

(3)向科研管理部门办理移交手续。

4、科技人员的职责

(1)按规定做好平时科研文件材料的形成,积累工作。

(2)课题完成后,整理出由本人承担任务部分的科研文件材料,做到质量符合要求。

5、专(兼)职档案员的职责

(1)督促、检查科技人员形成和积累科研文件材料,并及时收集。

(2)将收集齐全的文件材料整理组卷装订,做到组卷合理,编目清楚,标题明确,装订整齐,填写档案移交清单后,及时向校档案馆移交。

 
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