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为了提高我校仪器设备类档案(以下简称设备档案)的质量和管理水平,充分发挥仪器设备档案在我校教学、科研及各项工作中的作用,特制订本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》,国务院批准的《科学技术档案工作条例》,国家科委、国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》,国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》及GB3792.5——85《档案著录规则》、《文书档案案卷质量标准》、GB9705——88《文书档案案卷格式》、GBT11822——89《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《文书档案案卷质量标准》等法律、法规、规章标准,结合我校实际情况制定。

本规范主要规定了我校科研档案工作的基本原则,归档范围的确定,文件材料的部门立卷和归档流程,科研档案的管理,档案的利用及各级岗位责任制。

一、设备档案工作的基本原则

1、凡作为学校固定资产的仪器、设备,在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、报废等全部活动过程中直接形成的,具有保存利用价值的文字、图表、声像材料,以及随机材料均属设备档案。

2、设备档案的管理,必须坚持集中统一管理的原则,便于开发利用和确保设备档案完整、准确、系统和安全。

3、设备档案是国家的重要技术储备,是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中,与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合,保证设备文件材料的完整、准确、系统,应作为学校设备管理部门的职责之一。

4、要努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方向转变,采用先进的管理技术手段,大力开发档案信息资源.为学校的科技进步和经济建设服务。

5、把设备档案工作计划列入本校发展计划,配备必要的库房、设备以及人员,每年从设备费中拨给一定数额,做设备档案经费。

二、设备档案归档范围的确定

1、确定的原则

(1)归档的设备管理工作和仪器设备中购、验收、使用、维修等各环节中形成的文件材料,必须对本校当前的工作和今后的发展具有长远的参考价值和凭证作用。

(2)归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程,保证完整、准确、系统。

(3)归档的设备文件材料必须遵循其自然形成规律.保持其有机联系,必须与实物相一致并有成套性。

(4)作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备,均须归档。

2、设备文件材料归档内容

(1)归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面,具体范围见《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》。

(2)归档的重点是仪器设备项目(我校规定只归档价值10万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。

(3)我校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备,除科研文件材料作为科研成果归入科研类档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。

3、不归档的文件材料

(1)上级普发(非专指高校)、不办的文件;

(2)未定稿的管理性文件;

(3)未生效的合同、协议书;

(4)重份文件、校内单位发来的文件;

(5)无查考价值的一般性函件;

(6)仪器设备广告、宣传材料、定货会与展销会宣传品。

三、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程

1、设备文件材料的形成与积累

(1)学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门,必须有专(兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。

(2)从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归设备管理部门负责收集、积累,过程结束后移交校档案馆。

(3)设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记,移交设备管理部门。

(4)重大设备的开箱验收必须有小档案馆参加,以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备,有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算,待设备订购部门让厂家补齐后,方可办理相应手续。

(5)校档案馆随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好设备文件材料的积累工作。

(6)学校各级设备使用单位的负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。

(7)设备文件材料除本校发文归档二份,其余一般归档一份,重要和经常使用的应酌加副本。

2、整理组卷

(1)坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后,设备计划、采购供应部门的专(兼)职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。

(2)根据设备文件材料的形成规律及其内容、价值、数量和载体形式等实际情况,在坚持文件之间的有机联系和便于查找的组卷原则下,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。

(3)将最能反映设备购置概况的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等组成一卷或若干卷;其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。

(4)设备文件材料中的非纸质载体材料,除密不可分者外,应放入特殊载体档案的专柜保管,并按要求标明参见号。

(5)确定设备档案案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等,定为长期保管;设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件,由于其价值是作为设备的组成部分而存在的。原则上随设备存在而存在,保管期限定为与设备共存。

(6)设备档案的密级,除自制设备的科研部分随科研成果设备档案定密级外,设备档案文件材料原则上无密级。

(7)卷内文件材料编号、整理,卷内目录与备考表的填写,案卷装订等均按《山东科技大学档案业务建设规范》第六条中案卷的质量要求执行。

3、归档验收

(1)设备管理部门专(兼)职档案员,填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、分数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷送单位负责人审查,在向校档案馆归档,归档时双方签字,各执一份被查。

(2)设备档案的归档时间为设备验收完毕后投入使用后二个月,引进设备为索赔期满后二个月。

四、设备档案的管理

1、分类编号

(1)按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检查分类号。

(2)根据《山东科技大学实体分类方案》进行实体分类,编制用于档案号的实体分类号。

(3)仪器设备类档案档号=年度号+设备档案分类号+案卷号

模式如下:山东科技大学仪器设备类档案工作规范

案卷号按最下位类目流水。年度用仪器设备购置的年度。

2、编目

(1)编写设备档案目录。按档号先后顺序.以案卷为对象填写。

(2)按照《档案著录规则》编制设备档案案卷级、文件级著录卡,作为手工检索和计算机采集卡使用。

(3)认真登记设备档案的分类目录和专题目录。

3、排架、保管

(1)按档号顺序排架

(2)保管要求按《山东科技大学档案工作业务建设规范》第八条执行。

4、鉴定和销毁

接《山东科技大学档案工作业务建设规范》第九条执行。

5、统计

按《山东科技大学档案工作业务建设规范》第十条执行。

五、设备档案的开发利用

1、借阅

按《山东科技大学档案工作业务建设规范》第十条执行

2.咨询服务、指导交流

(1)了解和掌握学校设备和技术状态,定期编制设备档案目录,编辑参考资料.积极为利用者提供服务,为设备管理部门作参谋。

(2)努力提高档案人员的业务素质,发挥档案人员熟悉和掌握学校设备分布情况和技术状态的优势.为科技人员牵线搭桥,充分发挥学校设备潜力,提高设备利用率,创造经济效益。

(3)结合学校管理现代化的进程.创造条件.逐步应用计算机进行设备档案的检索,提高开发利用设备档案的能力。

六、设备档案工作岗位责任制

1、分管设备工作的校领导职责

(1)重视和关心各级设备管理使用部门有关设备档案工作规章制度的建立,并要求认真执行。把设备档案工作列入学校设备工作计划,在经费、用房、设备、人员配备及专()职档案员的工作条件等各方面提供支持。

(2)定期检查和研究解决设备档案工作中存在的实际问题。

2、设备管理部门领导职责

(1)制定和健全有关的管理制度,确保设备档案工作全面纳入设备计划、采购、管理之中,并监督各部门执行。

(2)指导专(兼)职档案人员的工作,关心其工作条件的改善和干部素质的提高。

(3)指导设备档案的鉴定的工作。

3、设备使用部门领导职责

(1)建立健全本单位设备文件材料的保管制度,确保设备文件材料的完整、准确、系统,检查监督使用设备人员坚持设备使用、维修、检修作工作记录,并使之制度化。

(2)指导本单位设备文件材料的形成积累工作,检查专(兼)职档案人员的组卷归档工作。

(3)参加设备档案的鉴定工作。

(4)帮助和支持校档案馆做好设备档案工作。

4、专()职档案人员职责

(1)督促科技人员形成和积累设备文件材料.并定期收集。

(2)按设备计划,采购供应工作的程序形成、积累设备管理技术文件材料。设备验收结束后整理移交给实验室与设备处档案管理员。

(3)认真做好设备随机文件材料的清点、组卷工作并及时向实验室与设备处档案管理员归档。

(4)对设备使用、维修、改造工作中形成的技术文件,按规定整理后移交校档案馆。

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