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为了提高山东科技大学外事类档案(以下简称外事档案)的质量和管理水平,充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用,并为考核外事管理工作提供依据,特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》、国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体类法与高等学校档案工作规范》及GB3792.5——85《档案著录标准》、GB9705——88《文书档案案卷格式》、《文书档案案卷质量要求》、GBT11822—89《科学技术档案案卷构成的一般要求》等法律、法规、规章,结合本校实际制订。

本规范规定了外事档案工作的基本原则,归档范围的确定,文件材料的部门立卷和归档流程,档案的管理,档案的利用及各级岗位责任制。

一、外事档案工作的基本原则

1、学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属外事档案。

2、外事档案必须实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用

3、外事档案工作必须纳入本校外事工作计划、管理制度之中,落实到本校有关部门外事档案人员的职责范围,做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

4、外事部门要有一位领导分管外事档案工作,由本部门兼职档案员负责收集、积累、归档。

5、努力实现外事档案的科学化管理,大力开发信息资源,为本校教学、科研、人才交流服务

二、外事档案归档范围的确定

1、确定的原则

(1)归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(2)归档的外事文件材料,必须反映学校外事管理、外事活动的全过程,保证其完整、准确、系统。

(3)归档的外事文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现涉外工作的的职能和特点。

2、归档的主要内容和重点

(1)归档的主要内容包括综合管理、出国(境)、来校、任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面,具体范围见《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》。

(2)归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

(3)本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品,可采取不同方式归档,或存复印、影印件;外国赠送学校的纪念品、礼品,有保存意义的,应归档,不宜长期保存的可存影印件和清单。

3、不归档的材料

(1)上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件;

(2)未定稿的各种文件;

(3)未生效的合同、协议书;

(4)无查考作甩价值的一般性、临时性函件;

(5)重份文件,校内各单位发来的文件;

(6)与校外单位交换来的材料。

三、外事文件材料的部门立卷与归档流程

1、形成积累

(1)学校外事管理部门是学校外是管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门,在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后,负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料,收集、汇总、整理组卷,按规定向校档案馆移交。

(2)凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员,应在归国后将在国(境)外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收后,出具证明,财务部门方可准予保障结算,师资管理部门才准予报到上班。

2、整理组卷

(1)根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况,保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则,以内容为主,将每组外事文件材料进行整理,组成一个或多个案卷。

(2)对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中,上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段材料,按年度分类组卷,将国内和国外活动期间形成的材料及派出回国后的综合材料按活动性质,分类组卷,各阶段不可分的材料按正件在前,附件在后,印件在前,原稿在后,批复在前,请示在后排列。

(3)外事管理部门要进行归档前的鉴定工作,按规定确定每个案卷内部文件的保管期限和密级。

(4)卷内文件编号、整理,卷内目录与备考表的填写,案卷装订等均按《山东科技大学档案业务建设规范》第六条中案卷的质量要求执行。

3、归档验收

(1)向档案馆归档时,归档人员应填写归档说明书。经交接双方必须当面验收合格后,填写移交,移交目录一式二份,双方各执一份备查。

(2)外事档案在次年5月底前归档。

四、外事档案的管理

1、分类编号

(1)按照《中国档案分类法——教育档案分类法》进行分类标引,给出检索分类号。

(2)按《山东科技大学档案实体分类方案》进行实体分类,编制用于档号的实体分类号。

(3)外事档案档号=年度号+外事档案分类号+案卷号

模式如下:山东科技大学外事类档案工作规范

案卷号按最下位类目流水,年度按自然年度,留学生按毕业的年度()。

2、编目

(1)校档案馆对接收的案卷要按《山东科技大学档案实体分类方案》编写挡号、编制外事档案案卷目录,按档案归档时间先后顺序,以案卷为对象填写,并认真登记外事档案专题目录、分类目录。

(2)按照GB3792.5——85《档案著录标准》编制外事档案案卷级、文件级著录卡,作为手工检索和计算机采集卡使用。

3、排架、保管

(1)按档号顺序排架。具体排架方法按《山东科技大学档案实体分类方案》执行。

(2)按《山东科技大学档案业务建设规范》第八条要求进行保管。

4、鉴定和销毁

按《山东科技大学档案业务建设规范》第九条执行。

5、统计

按《山东科技大学档案业务建设规范》第九条执行。

五、外事档案的开发利用

1、大力开发利用外事档案,为提高本校教学、科研水平及社会效益和经济效益服务。

2、借阅

按《山东科技大学档案业务建设规范》第十条执行。

3、咨询服务、指导交流

(1)了解和掌握外事活动状态,编制外事档案汇编和编辑参考资料,积极为利用者提供服务。

(2)结合本单位管理现代化的进程,创造条件,逐步运用计算机进行外事档案检索,提高开发利用外事档案的能力。

六、外事档案工作岗位责任制

1、分管外事工作的校领导职责

(1)组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作方针政策,把档案工作列入工作计划。

(2)定期检查和研究外事工作中存在的实际问题。

2、与外事活动有业务联系的各部门领导职责

(1)重视和健全有关的管理制度,确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中,并认真执行。

(2)按本部门外事业务活动的程序、形式,积累收集外事文件材料。在工作结束后,将材料汇集、检查,送交外事管理部门。

3、学校外事管理部门领导职责

(1)制定和健全外事工作管理制度,确保外事文件材料的形成积累,将外事档案工作纳入外事管理之中,并监督与外事活动有业务联系的各部门执行。

(2)指导本部门专(兼)职档案人员的工作,关心其工作条件的改善和工作素质的提高。

(3)指导、监督按外事活动的程序,将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷,按期向本校档案管理部门移交。

(4)指导外事档案的鉴定工作。

4、外事管理部门兼职档案员职责

(1)在部门负责人的领导下,做好外事档案材料的平时积累工作。

(2)会同部门领导,检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、准确、系统,经检查合格后再办理移交手续。

(3)将收集、积累的外事文件材料,整理组卷、装订,做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐,并及时向档案馆移交。

(4)完成学校档案部门委托办理的其他有关任务。

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