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为加强我校财会类档案(以下简称财会档案)工作的业务建设,不断提高财会档案的质量和科学管理水平,更好地为学校和社会主义经济事业服务,并为考核财会档案工作提供依据特制定本规范。

本规范根据《中华人民共和国档案法》,财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》,国家教委的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》,《中华人民共和国会计法》,[90]中煤总财事字第138号文第十篇《煤炭院校会计档案管理办法》及GB3792 5—85《档案著录规则》、GB9705--88《文书档案案卷格式》、《文书档案案卷质量标准》等法律、法规、规章,结合我校情况制定。

本规范主要规定了我校财会档案工作的基本原则,财会归档范围的确定,部门立卷和归档流程,财会档案的管理,档案的利用及各级岗位责任制。

一、财会档案工作的基本原则

1、学校各财会部门(包括独立在专业银行开户的以及办有经济实体的单位)在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等材料,均属财会档案。

2、财会档案是学校经纪业务活动的真实记录,是学校全部档案的重要组成部分。

3、财会档案由校档案馆集中统一领导,以确保其完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

4、财会档案工作应纳入财会部门有关工作的管理制度中,纳入财会工作计划、规划,纳入财会部门有关人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时,要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

二、财会档案归档范围的确定

1、确定的原则

(1)归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

(2)归档的财会文件材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统。

(3)归档的财会文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的类型特点。

2、归档的主要内容和重点

(1)归档的财会档案主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表,工资清册等方面。具体范围见《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》。

(2)归档的财会档案重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

3、不归档的文件材料

(1)上级有关财务的普发性(非专指我校)、不办的文件;

(2)未定稿的文件;

(3)重份文件及校内其他单位发来的文件;

(4)未生效的合同、协议、单据;

(5)无查考利用价值的一般性、临时性文件;

(6)与校外单位交换来的材料(可作资料保存)

三、财会文件材料的部门立卷及归档流程

1、形成积累

(1)学校财会部门领导,在制定财会计划时,要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务,注意材料的完整、系统和准确。

(2)学校财会部门领导,要确定本部门的专(兼)职档案员,负责本部门财会档案的管理工作。

2、整理组卷

(1)学校财会部门(包括独立在专业银行开户的以及办有经济实体的单位,既校内二级财会部门)均为一个立卷部门,单独立卷归档。

(2)坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则,各财会部门专(兼)职档案员负责将积累的文件材料,按年度组卷成册,定期向学校档案馆移交。

(3)遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的组卷原则,将归档的会计核算材料收集齐全、完整,并根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量,保管期限分别整理组卷。不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

(4)对于未了结的债权,债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,保管到结清债权、债务时为止。

(5)具体案卷按《山东科技大学业务建设规范》第六条中案卷的质量要求执行。

3、归档验收

(1)当年产生的会计材料组成的财会档案,在会计年度终止后,可由各部门暂存两年,期满后于每年的寒假前,将已装订成册,装入统一档案盒中的会计档案,移交校档案馆实行集中管理,并编制移交目录一式两份,一份由原单位保存,另一份随财会档案一起移交校档案馆。双方签字,已分清责任。

(2)校档案馆接受保管的财会档案,原则上应保持原装,个别需要拆封重新整理的,应会同财会部门经办人员共同拆封整理,以分清责任。

(3)校档案馆对违反财会档案管理制度的,有权进行检查纠正。

四、财会档案的管理

1、分类编号

(1)按《中国档案分类法——教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号。

(2)根据《山东科技大学档案实体分类方案》进行实体分类,编制用于档号的实体分类号。

(3)财会档案档号=年度号+财会档案分类号+案卷号

模式如下:

山东科技大学财会类档案工作规范

案卷号按最下位类目流水。二级类目按《山东科技大学档案实体分类方案》规定的财会类档案的顺序排列。

(4)校内各二级财会档案归档后的管理参照以上条目执行。

2、编目

(1)学校档案馆以归档案卷为对象登记目录,并编制分类目录、专题目录等。

(2)每个GB3792 5—85《档案著录规则》,编制案卷级、文件级著录卡,作为手工检索和计算机采集卡使用。

(3)每个案卷脊背应贴上有财会档案挡号的标签,其位置距离底边40毫米处。

3、保管

(1)案卷入库时,应全面检查帐、物是否相符。

(2)对新入库的案卷及时采取防虫措施。

(3)案卷归档入库后的管理按《山东科技大学档案业务建设规范》第八条执行。

4、鉴定和销毁和统计

(1)财会档案的鉴定、销毁程序均按财政部和国家档案局制发的规定及《山东科技大学各类档案归档范围及保管期限表》和《山东科技大学档案业务建设规范》第九条执行。

(2)根据财会档案的历史价值、使用价值,将保管期限分别定为永久、长期(25年)、短期(5年、15年),从会计年度终了后第一天算起,对保管期限已满的案卷及时组织鉴定,决定存毁。

(3)鉴定销毁工作,在分管档案工作的校长领导下,由校档案馆会同财务处、审计处及档案形成部门对保管期限已满的财会档案进行鉴定。鉴定后写出鉴定报告并编制出销毁清册,经校领导批准后,共同审查并监销。销毁前应认真清点,核对无误后,在销毁清册上签字。

(4)鉴定销毁工作结束后。写出鉴定销毁工作总结,内容包括:小组成员名单,工作概况,鉴定范围与做法及销毁档案数量。销毁清册一式三份,一份经主管领导审查批准后校档案馆子归档,一份交财会处备查、一份留本部门存查。

(5)财会档案统计工作按《山东科技大学档案业务建设规范》第九条执行。

五、财会档案的开发利用

(1)本校各单位因工作需要利用财会档案时,需经校财务处(科)长或校档案馆主管负责人批准后方可查阅,但不得查阅与己无关的档案。

(2)查阅档案时,不得有折叠、拆封、画线、做记号、剪补等有损害档案的行为。

(3)外单位需利用财会档案时,须持单位机关介绍信、分别经纪委、财务处等有关职能部门同意后,方可查阅。校档案馆只是提供复制证明材料,不得借出原件,并要在档案利用登记簿上进行如实登记。

六、财会档案工作岗位责任制

1、分管财会工作的校领导职责

(1)组织贯彻、学习《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和上级档案工作的方针、政策和法规,把财会档案工作列入计划,纳入学校议事日程,在经费、用房等方面提供条件。

(2)定期检查和研究并解决财会档案工作中存在的实际问题。

2、财会部门领导职责

(1)组织编制本部门的财会档案工作计划、规划。

(2)制订管理制度,切实做到把财会档案工作纳入议事日程,纳入财会管理工作之中,监督承办人员执行。

(3)对本部门的专(兼)职档案员的工作提供必要的工作条件。

(4)对经办人员提出要求,定期检查,做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作同步管理。

3、财会部门专(兼)职档案员职责。

(1)在部门负责人领导下,协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集,积累工作。

(2)将已收集、积累的材料检查是否完整、系统、准确,然后按要求进行整理、组卷。

(3)做好暂存本部门的财会档案的分类、编目、保管、利用等工作。

(4)接受校档案馆的业务指导、监督、检查,并做好财会档案移交前的准备工作及关档案工作任务。

4、财会部门会计人员职责

(1)按规定做好平时会计核算材料的收集、积累工作。

(2)负责整理本人承担办理的会计档案材料并组卷。

(3)配合做好相关材料的合并组卷工作。

 

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