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为了加强我校人事档案(包括干部档案、工人档案)的业务建设,不断提高科学管理水平,更好地为学校各项工作和社会服务,特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、中组部、国家档案局《干部档案工作条例》,山东省委组织部《关于查阅干部档案的规定》、《<干部档案工作条例>实施意见》等法律、法规、规定,结合我校情况制定。

本规范主要规定了本校人事档案工作的基本原则,人事档案材料归档范围的确定,人事档案材料的收集、鉴别与归档,人事档案的管理、利用及各级岗位责任制。

一、人事档案工作的基本原则

1、人事档案是一种专门的档案。是人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案。

2、人事档案是学校组织、人事部门历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据,是学校档案的重要组成部分。

3、人事档案由档案馆集中统一管理,以确保完整与安全。

4、人事档案管理中,必须严格执行党和国家有关人事档案的法规和制度,严密保管。

二、人事档案材料归档范围的确定

1、确定的原则

(1)归档的人事档案材料必须是历史地、全面地反应本人情况的材料。

(2)归档的人事档案材料必须是经组织部、人事处甄别后的真实材料。

(3)归档的人事档案材料必须经组织部、人事处转交档案馆。

2、归档的主要内容和重点

(1)归档的人事档案材料主要内容包括履历材料、自传材料、鉴定材料、学历和评聘材料,政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、组织整理材料、其它可供组织上参考的材料。具体范围见《山东科技大学人事档案材料归档范围及要求》。

(2)归档的人事档案材料重点是记在本人在各阶段形成的具有供组织者参考价值的材料。

三、人事档案材料的收集、鉴别与归档

1、档案材料的收集。各有关职能部门要将工作中形成的干部任免、人员调动、考察考核、培训、奖惩等反应每个人德、能、勤、绩的材料收集归档,保证档案内容的齐全完整。

2、档案材料的鉴定。收集的材料,必须经过认真的鉴别,归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备,需经组织审查盖章或本人签字的,盖章签字后,方能归档。

3、归档的材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

四、人事档案的管理

1、编目与检索

(1)档案馆对所管人事档案,要分别进行编目、编号。

(2)人事档案要采用姓氏笔画编号法分别作出检索工具。

(3)在每个案卷脊背上应贴有档号及姓名。

2、保管

(1)人事档案库房,要有严格的防火、防盗措施,配置铁制档案橱。库房内应配置空调、去湿及灭火设备。

(2)库房的九防设施和安全措施要经常检查,要保持适宜的温湿度(温度14——24℃、相对湿度45——65%)。

(3)建立登记和统计制度,每年全面检查核对一次库存档案。

(4)要设置专门的档案阅档室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。

5)档案卷皮、目录和档案袋样式、规格,应执行上级的统一标准。

3、编制《退休、死亡教职工分姓索引名册》

4、排架、保管

(1)将案卷按档案顺序在档案柜内依次自上而下,从左至右竖放。

(2)保管要求按《山东科技大学档案工作业务建设规范》第八条执行。

(3)统计按《山东科技大学档案工作业务建设规范》第九条执行。

五、人事档案的提供利用

按《山东科技大学人事档案查阅暂行规定》执行。

六、人事档案工作岗位责任制

1、分管人事档案工作的校领导职责。

(1)组织贯彻、学习《档案法》和上级有关人事档案工作的方针、政策、把人事档案工作列入计划,纳入学校议事日程,在经费、用房等方面提供条件。

(2)定期检查和研究解决人事档案工作中存在的实际问题。

2、分管人事档案工作的部门领导职责

(1)负责制定人事档案工作计划、规划

(2)负责制定人事档案管理制度、监督管理人员执行。

3、人事档案管理人员职责

(1)认真执行档案管理人员守则,严格执行《人事档案查阅暂行规定》。

(2)经常和有关部门取得联系,及时了解工作中形成的人事档案材料情况,做到及时收集、整理、入档。

(3)编制适用的检索工具,做好利用工作。

(4)做好档案的九防工作,破损、变质的档案材料及时进行修补,确保档案的完整与安全。

(5)对人事档案内审查、清理出的不适合入档的材料要进行登记造册,经领导审批后,按规定办法销毁。

(6)做好本职工作的同时,完成领导交办的其它任务。

 
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