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一、分类:就是在文件收集齐全的基础上,将文件按一定的属性,逐项分开的过程。分类有四个环节:分年度、分机构、分问题、分期限。

1.分年度:就是将文件按其形成或针对的年度分开。

一般文件归入文件形成年度。

跨年度的请示与批复,归入批复年度,没有批复的,归入请示年度。

跨年度的规划、计划、预算一般归入文件内容针对的第一个年度。

跨年度的总结、决算归入文件内容针对的最后一个年度。

跨年度的会议文件,一般归入开幕的年度。

跨年度的非诉讼案件材料,归入结案的年度。

法规性文件,归入公布或批准的年度。

回顾性、纪念性文件,归入成稿或发表年度。

教学文件归入相应年度。

2.分机构:就是按其形成或承办部门分类,首先分开级别,然后再在每一级别中,按不同部门分开,本机关的文件,还要按内部组织机构分开。需要注意的是上级对本机关的批复,本机关对下级机关的批复应分在一起,放入本机关文件内。

3.分问题:就是将文件按其内容所反映的问题或事物分类。分问题时,应按学校制定的分类方案进行。

4.分期限:就是将文件按照规定的不同保管期限分开。文书档案的保管期限定为:永久、长期、短期三种,长期16-50年,短期15年以下。

分期限应按学校制定的保管期限表进行。

二、立卷组合

1.立卷组合的基本要求:立卷组合一般应以问题为主,按照文件类型组合,适当分级,兼顾其它特征,使之联系紧密。

2.立卷组合的形式:

会议文件,按会议届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷,一会数卷,或数会一卷。

非诉讼案件材料,按立案问题或人名组合,可以一案一卷或一案数卷。

人民来信,可按信件作者、信件的处理形式或反映的问题组合。

统计、报表、名册等文件,按照格式名称或地区组合,根据文件数量,可组一卷或数卷。

本机关管理和业务活动中形成的条例、法规、制度、业务调研材料,一般按单一问题组合。

工作计划、总结等文件,一般按责任者或名称组合。

简报、刊物,可按名称或期号组合,根据文件的数量,可以一期一卷或数期一卷。

三、卷内文件的排列与编号

1.卷内文件的排列

卷内文件材料,一般按重要程度或时间顺序排列

批复、批示在前,请示、报告在后

正件在前,附件在后。

正本在前,定稿在后(重要法规性文件的历次稿,依次排列在定稿之后)。

转发件在前,被转发件在后。

非诉讼案件材料,结论性材料在前,依据性材料在后。

2.卷内文件的编号

卷内文件应按照排列顺序,用阿拉伯数字在有字迹或图表的一面逐页编写页号,空白页不编号,页号位置在每页材料正面的右下角背面在左下角一律用铅笔书写。

四、填写卷内目录与备考表

1.卷内文件目录的填写

顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号,也称件号。用阿拉伯数字连续编号,不得空号。请示、批复分别编写

文号:文件制发机关的发文字号。

责任者:即文件的署名者,没有注明责任者的文件材料要考证清楚,然后填写。一般填全称,也可填通用简称。不得简写为本省本校本院等。

题名:即文件的标题,一般应照实抄录,不能随意更改和简化。没有标题的或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号,会议记录应根据每次会议的主要内容自拟标题,依次填写。

日期:指文件的形成时间,填写时可省略年、月、日字样,如:1992310。会议记录应依次填写每一次会议召开的时间。

页号:指卷内文件所编页号,除最后一份文件填起止号外,其余文件只填起号

7.备注:对卷内文件变化作说明之用。

填写卷内目录,必须按规定格式逐件、逐项填写,要用计算机打印

2.卷内备考表的填写

本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写,并签名,标注时间。

立卷人:由责任立卷者签名。

检查人:由案卷质量审核者签名(要求是立卷单位主要负责人或分管档案工作的负责人签名)。

立卷时间:填写完成立卷的日期。

若卷内无情况说明,也必须将立卷人、检查人的姓名和时间填上,以示负责。

五、拟写案卷题名

案卷题名即案卷标题,一般应由立卷人自拟、案卷题名要求结构完整,应由卷内文件的主要责任者、问题、名称(名称不超过三个)组成,拟写时要求做到简明扼要,概括确切,文字通顺,正确地把卷内文件内容揭示出来。一般采用段落式标法,末尾不加

六、案卷封面的填写与装订

1.填写案卷封面:填写时要求使用碳素墨水,用粗钢笔书写,字迹要工整、清晰,应逐项按规定填写类目名称(类目名称必须盖章)、案卷题名、起止时间、保管期限、件、页数、归档号(归档号必须用铅笔填写)。

2.案卷装订

装订前要去掉文件上的金属物,破损和装订线内有字迹的文件材料要进行裱糊。

案卷装订前,要检查案卷各部分排列顺序。

应为案卷封面––卷内文件目录––卷内文件––备考表––封底。

使用综合档案室按上级标准统一印制的软卷皮,采用三孔一线的方法装订。其装订位置应按在案卷卷皮左侧印制的三孔装订点,卷内文件的下边与卷皮的下边取齐。卷内文件的右边也要求整齐

七、不能和文件放在一起的同一问题或同一事件的照片、录音带、录像带、光盘等,要统一整理,分别存放,并在编目时注明互见号和存放地点

二〇〇九年三月

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