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《高等学校档案管理办法》

据档案法和有关规定,教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》,现予公布,自 2008 9 1 日起施行。

教育部部长   周 济
国家档案局局长 杨冬权
○○八年八月二十日

第一章 总则

第一条 为规范高等学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法,制定本办法。

第二条 本办法所称的高等学校档案 ( 以下简称高校档案 ) ,是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。

第四条 国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条 高校档案工作由高等学校校长领导,其主要职责是:

( ) 贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

( ) 将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

( ) 建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

( ) 研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章 机构设置与人员配备

第六条 高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆:

( ) 建校历史在 50 年以上;

( ) 全日制在校生规模在 1 万人以上;

( ) 已集中保管的档案、资料在 3 万卷 ( 长度 300 延长米 ) 以上。未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。

第八条 高校档案机构的管理职责是:

( ) 贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

( ) 拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

( ) 负责接收 ( 征集 ) 、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

( ) 编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

( ) 组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

( ) 开展档案的开放和利用工作;

( ) 开展学校档案工作人员的业务培训;

( ) 利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

( ) 开展国内外档案学术研究和交流活动。有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地。

第九条 高校档案馆设馆长一名,根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名,根据需要可以设副主任一至二名。馆长、副馆长和综合档案室主任 ( 馆长和综合档案室主任,以下简称为高校档案机构负责人 ) ,应当具备以下条件:

( ) 热心档案事业,具有高级以上专业技术职务任职经历;

( ) 有组织管理能力,具有开拓创新意识和精神;

( ) 年富力强,身体健康。

第十条 高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。

第十一条 高校档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条 高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条 高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。

第三章 档案管理

第十四条 高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。

第十五条 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:

( ) 党群类:主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

( ) 行政类:主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

( ) 学生类:主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

( ) 教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》 ((87) 教办字 016 ) 的相关规定执行。

( ) 科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》 ( 国档发 [1987]6 ) 执行。

( ) 基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》 ( 国档发 [1988]4 ) 执行。

( ) 仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备 ( 价值在 10 万元以上 ) 的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

( ) 产品生产类:主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

( ) 出版物类:主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

( ) 外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

( 十一 ) 财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》 ( 财会字 [1998]32 ) 执行。高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照 ( ) 片、录像 ( 录音 ) 带等各种载体形式。

第十六条 高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内.

 

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